Роз'їзний характер роботи

1. ЩО ТАКЕ РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР РОБОТИ?
2. ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ
3. Надбавка або відшкодування за документами?
4. ОФОРМЛЯЄМО РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР РОБОТИ
5. Крок 1 Розробити та затвердити ЛНА про роз'їзному характері роботи
6. Крок 2 Закріпити роз'їзний характер роботи в трудовому договорі
7. Крок 3 Видати наказ про встановлення роз'їзного характеру роботи

Нерідко працівники організацій виїжджають у службових справах: торгові представники відвідують клієнтів для ведення переговорів про продаж товарів, сервісні інженери займаються ремонтом обладнання за місцем розташування клієнтів, кур'єри розвозять замовлення і т. Д.

• службові відрядження;
• роз'їзний характер роботи.

Розглянемо, що являє собою роз'їзний характер роботи і як правильно його встановити в організації.

ЩО ТАКЕ РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР РОБОТИ?

Норми Трудового кодексу РФ про роз'їзному характері роботи нечисленні. Це ст. 57 і 168.1 ТК РФ. Правда, ні в одній з них немає ні визначення роз'їзного характеру роботи, ні вказівки на те, кому він повинен бути встановлений.

Тому звернемося до старих радянських і новішим галузевими нормативними актами. Наприклад, згідно:

• Постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 01.06.1989 № 169 / 10-87 «Про затвердження Положення про виплату надбавок, пов'язаних з пересувним і роз'їзним характером робіт у будівництві»;
• Наказом МНС Росії від 10.01.2008 № 3 «Про організацію службових відряджень військовослужбовців рятувальних військових формувань МНС Росії і співробітників Державної протипожежної служби в системі Міністерства Російської Федерації у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій і ліквідації наслідків стихійних лих»;
• Наказом МВС Росії від 15.11.2011 № 1150 «Про організації службових відряджень працівників органів внутрішніх справ та військовослужбовців внутрішніх військ Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації на території Російської Федерації»

до роз'їзному характеру роботи можуть бути віднесені:

• роботи, при виконанні яких здійснюються регулярні службові поїздки в межах території, що обслуговується;
• роботи на об'єктах, розташованих на значній відстані від місця розміщення організації.

Які це можуть бути професії і посади? Ймовірно, будь-які. Трудове законодавство не містить обмежень.

Наприклад, в одній організації юрист цілий день перевіряє договори, а в іншій - через день їздить по судах. Або в одній організації менеджер по персоналу знаходиться весь час в одному офісі, а в іншій - цілий день відвідує торгові точки організації для роботи з персоналом. Таким чином, кому з працівників встановити роз'їзний характер роботи, роботодавець вирішує виходячи зі специфіки своєї діяльності.

Роботодавцю слід знати відмінності роз'їзного характеру роботи від відрядження. У таблиці представлена ​​порівняльна характеристика:

Якщо в організації трудяться працівники з роз'їзним характером роботи, перед роботодавцем стоять наступні завдання:

• закріпити такий характер роботи в трудовому договорі;
• компенсувати працівникам витрати згідно з нормами законодавства, а також найбільш вигідним для себе способом.

ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ

Згідно ст. 168.1 ТК РФ працівникам, постійна робота яких має в т. Ч. Роз'їзний характер, роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками витрати, які повинні бути підтверджені відповідними документами (крім добових). В іншому випадку ці суми не можуть бути віднесені на витрати.

Правозастосовна практика вказує також на іншу можливість відшкодування витрат: для спрощення документообігу роботодавець не відшкодовує працівникові його документально підтверджені витрати, пов'язані зі службовими поїздками, а виплачує фіксовану надбавку за роз'їзний характер роботи в розмірі, передбаченому локальними нормативними актами (далі - ЛНА).

Щоб вирішити, який спосіб використовувати, роботодавець повинен взяти до уваги не тільки додаткові витрати, пов'язані з виплатами (оподаткування, сплата страхових внесків), а й документообіг - додатковий документообіг побічно збільшує витрати роботодавця (оплата часу працівників).

Надбавка або відшкодування за документами?

1. Відшкодування витрат по документам.

Такий варіант передбачає відшкодування працівникам фактично понесених ними витрат на підставі проїзних документів. Найчастіше використовується в випадках тривалих службових поїздок працівників в інші регіони і за межі РФ.

Витрати на транспорт працівник підтверджує авіа- і (або) залізничними квитками, проїзними квитками на автобус (інший транспорт), а в разі використання особистого або службового автотранспорту - чеками, квитанціями, маршрутними, дорожніми листами і т. Д.

При проживанні в готелі підтверджуючим документом буде касовий чек або документ, оформлений на бланку суворої звітності (п. 28 Правил надання готельних послуг в РФ, затверджених Постановою Уряду РФ від 09.10.2015 № 1085).

Документально підтверджені витрати на службові поїздки не обкладаються податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) і не підлягають обкладенню страховими внесками по обов'язковому страхуванню (листа Мінфіну Росії від 22.01.2015 № 03-04-06 / 1626; Мінпраці Росії від 30.09.2014 № 17 -4 / В-462).

Роботодавець має право визначати самостійно, які документи будуть підтверджувати перебування працівника в службовій поїздці і чи потрібно узгоджувати ці поїздки з керівництвом. Можливі, наприклад, такі варіанти:

1. Працівник може повідомляти про необхідність службових поїздок у службових записках, номери яких необхідно буде фіксувати в журналі обліку службових записок (може знаходитися у безпосереднього керівника або відповідального працівника (наприклад, секретар)). Віза керівника на документі буде узгодженням.

2. Роботодавець в ЛНА може передбачити, що документами, які пошкоджують поїздку, є виключно проїзні документи, і попереднє узгодження з керівництвом не потрібно.

2. Встановлення надбавки за роз'їзний характер роботи.

Як правило, такий варіант використовується, коли працівник їздить переважно в межах однієї місцевості. У зв'язку з цим у нього не виникають витрати на проїзд та проживання в інших регіонах або за кордоном, транспортні витрати відносно невеликі, і розмір їх передбачуваний (наприклад, тільки на проїзд в міському транспорті). Надбавку за роз'їзний характер роботи виплачують, якщо працівник виконує роботи, перебуваючи всю або більшу частину часу в роз'їздах (наприклад, працівники будівельних і транспортних організацій, кур'єри, експедитори).

Розмір надбавки чинним законодавством не встановлено. У зв'язку з тим, що Постанова Мінпраці Росії від 29.06.1994 № 51 [1] , Що передбачає розміри зазначених надбавок, втратило силу, роботодавці мають право самостійно встановлювати будь-який розмір таких виплат у ЛНА.

Відносно деяких галузей діють ще радянські нормативні правові акти в частині, що не суперечить Трудовому кодексу РФ. наприклад:

• Постановою РМ УРСР від 12.12.1978 № 579 щодо працівників річкового, автомобільного транспорту та автомобільних доріг встановлено, що якщо їх робота має роз'їзний характер, то їм виплачується надбавка в розмірі 20% місячного посадового окладу (тарифної ставки);
• Постановою Держкомітету СРСР по праці та соціальних питань і Секретаріату ВЦРПС від 01.06.1989 № 169 / 10-87 встановлено, що при роз'їзному характері робіт в будівництві працівникам повинна бути встановлена ​​надбавка 20%, якщо вони знаходяться в роз'їздах 12 і більше днів на місяць, і 15% - якщо менше 12 днів.

Також слід проаналізувати галузеві та регіональні угоди (наприклад, п. 3.5 Федерального галузевої Угоди по дорожньому господарству на 2014-2016 рр.). Якщо на роботодавця поширюється ту чи іншу угоду, встановлену їм надбавку за роз'їзний характер робіт необхідно застосовувати.

Якщо ні радянські нормативні правові акти, ні угоди на роботодавця не поширюються, останній має право встановлювати будь-яку надбавку виходячи з економічної доцільності.

У разі встановлення надбавки, як правило, передбачається, що її сума повинна компенсувати не тільки добові, але і транспортні, і інші можливі витрати. Тому в цій ситуації працівникам немає необхідності надавати будь-які документи, що підтверджують витрати, що значно полегшує документообіг і не вимагає витрат часу на оформлення документів.

При оформленні роз'їзного характеру роботи кадровій службі слід мати на увазі в т. Ч. І податкові аспекти, обговорити їх з фінансовою службою роботодавця, щоб вибрати найбільш прийнятний варіант.

3. Комбінований варіант компенсації витрат.

Найвірнішим, на наш погляд, є комбінований варіант компенсації витрат - відшкодування транспортних витрат і витрат по найму житла на підставі документів, а також встановлення надбавки для відшкодування добових. Цей варіант найбільш повно відповідає положенням ст. 168.1 ТК РФ.

ОФОРМЛЯЄМО РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР РОБОТИ

Згідно ст. 168 ТК РФ порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими поїздками працівників, а також перелік робіт, професій і посад працівників встановлюються колективним договором, угодами, ЛНА.

Щоб у перевіряючих не виникало питань з обліку витрат, пов'язаних з роз'їзним характером роботи, необхідно [2] :

• відобразити умову про роз'їзному характері роботи в трудовому договорі з працівником (ст. 57 ТК РФ);
• затвердити перелік робіт, професій і посад, які носять роз'їзний характер, в колективному договорі або ЛНА;
• встановити в колективному договорі або ЛНА порядок документаційного підтвердження поїздок;
• прописати розмір і порядок виплати надбавки в трудовому і (або) колективному договорі (ст. 168.1 ТК РФ).

Крок 1 Розробити та затвердити ЛНА про роз'їзному характері роботи

Це може бути окреме положення про роз'їзному характері роботи (далі - Положення; приклад 1) або розділ в Правилах внутрішнього трудового розпорядку (далі - ПВТР). Положення та зміни в ПВТР повинні бути затверджені наказом. Працівники, яким встановлюється роз'їзний характер роботи, знайомляться з ЛНА під розпис в силу ст. 68 ТК РФ.

Крок 2 Закріпити роз'їзний характер роботи в трудовому договорі

Якщо роз'їзний характер роботи встановлюється працівникові при його прийомі на роботу, то дана умова відразу закріплюється в трудовому договорі. Якщо протягом роботи - з працівником укладається додаткова угода (приклад 2). У разі незгоди останнього роботодавець (при наявності підстав і дотриманні процедури) може вдатися до норм ст. 74 ТК РФ.

Крок 3 Видати наказ про встановлення роз'їзного характеру роботи

На нашу думку, має сенс відобразити встановлення роз'їзного характеру роботи в наказі (приклад 3).

Якщо працівник приймається на роботу, то в наказі про прийом на роботу (за формою № Т-1 або по локальній формі, розробленої роботодавцем) необхідно дати вказівку на характер його роботи.

Якщо працівник вже працював, то видається наказ у довільній формі.

Наказ про встановлення роз'їзного характеру роботи варто видати для того, щоб відповідний статус працівника став відомий зацікавленим посадовим особам роботодавця. Зміст трудового договору, де встановлюється роз'їзний характер роботи, не є відкритою інформацією для всіх працівників організації (наприклад, про необхідність нараховувати такому працівникові надбавку бухгалтер з розрахунку з персоналом дізнається безпосередньо з наказу).

[1] Постанова Мінпраці Росії від 29.06.1994 № 51 «Про норми і порядок відшкодування витрат при направленні працівників підприємств, організацій і установ для виконання монтажних, налагоджувальних, будівельних робіт, на курси підвищення кваліфікації, а також за рухомий і роз'їзний характер роботи, за виробництво робіт вахтовим методом і польових робіт, за постійну роботу в дорозі на території Російської Федерації ».

[2] Про що нагадує і Роструд у листі від 12.12.2013 № 4209-ТЗ.

[3] Можливий варіант.

Жижерін Ю. Ю., директор по персоналу