Співбесіда секретаря: як вибрати помічника керівника, референта і офіс-менеджера

1. З матеріалів цієї статті ви дізнаєтеся:
2. Питання для співбесіди секретаря
3. Важливо!
4. План співбесіду на посаду секретаря
5. План підбору кандидата на посаду секретаря
6. приклад
7. функції секретаря
8. Особисті якості секретаря

Посада секретаря, офіс-менеджера або референта вимагає особливих якостей: комунікабельності, організованості, пунктуальності, досвіду роботи з оргтехнікою. Про те, як організувати співбесіду секретаря, про що питати офіс-менеджера і як HR-у оцінити якості та навички кандидата, читайте в матеріалі.

З матеріалів цієї статті ви дізнаєтеся:

На манери, комунікативні навички та зовнішній вигляд секретаря звертатимуть увагу і співробітники, і клієнти, і партнери компанії. А секретар-референт, крім усього іншого, повинен добре розбиратися в принципах і специфіці роботи організації, а також вміти знаходити спільну мову з безпосереднім керівником.

Питання для співбесіди секретаря

Щоб зрозуміти, наскільки кандидат підходить на посаду секретаря, рекрутер пропонує йому відповісти на ряд питань. Стандартні питання для секретаря на співбесіді зазвичай виглядають наступним чином.

Група питань на співбесіді секретаря для визначення рівня організованості кандидата:

1. Чи виникають у вас конфлікти вдома або на роботі через невиконання домочадцями або співробітниками обіцянок або ігнорування своїх безпосередніх обов'язків?
2. Чи є у вас практичний організаторський досвід, і якщо так, то де саме?
3. Як ви плануєте свій робочий день (Тиждень)?
4. Чи можете ви паралельно виконувати кілька різнопланових завдань?

Питання, що виявляють особливості характеру і сприйняття людини:

• Чи готові ви витрачати свій час на навчання, якщо виникне потреба в отриманні нових знань?
• Якщо ви вступаєте в конфлікт з іншою людиною, що найчастіше є приводом?
• Чи доводилося вам виконувати робочі обов'язки у вільний від роботи час? Як ви до цього ставитеся?
• Чи легко ви переключаєтеся на іншу роботу?
• Що вам більше подобається читати - книги або періодику?
• На що ви звертаєте увагу при першій зустрічі з людиною? Запам'ятовуєте чи дрібні деталі?
• Що може вивести вас з рівноваги або образити?

І нарешті, питання на співбесіді секретаря для отримання інформації про комунікативних здібностях кандидата:

1. Чи часто вам доводиться спілкуватися з незнайомими людьми?
2. З людьми якого типу вам найпростіше взаємодіяти?
3. Вам легше формулювати свої думки і погляди в письмовій або усній формі?
4. Чи можете ви почати розмову першим (першою)? Це викликає у вас дискомфорт?
5. Що вам не подобається в людях? Чи намагаєтеся ви завжди чесно говорити людям неприємні речі або віддаєте перевагу тримати свої емоції при собі?

Не забудьте розпитати кандидата на посаду секретаря про всі обов'язки, які виконуються на попередньому місці роботи, плани на майбутнє і оцінці власних можливостей, а також про мотиви, що спонукали шукати роботу. Отримані відповіді допоможуть сформувати психологічний портрет потенційного працівника повнішим.

Щоб співбесіду на посаду секретаря пройшло з максимальною віддачею, не перетворюйте спілкування з претендентом в «гру в одні ворота»: обов'язково ознайомте його з основною інформацією про компанії, посади, яку він хоче зайняти, і основні функції секретаря в вашому офісі. Залиште трохи часу для відповідей на питання кандидата (а якщо він дійсно уважний і відповідальна людина, вони у нього напевно виникнуть).

Важливо!

Не забувайте звертати увагу на зовнішній вигляд кандидата , Який прийшов до вас на співбесіду. Секретаря або офіс-менеджера сприймають як «візитну картку» компанії, тому охайність і розташовує зовнішній вигляд в поєднанні з грамотною мовою не менш важливі, ніж уміння користуватися оргтехнікою та тримати в пам'яті тижневий розклад заходів.

План співбесіду на посаду секретаря

Починати спілкування з кандидатом на посаду секретаря слід з вивчення резюме і рекомендацій з попередніх місць роботи, якщо здобувач надав їх рекрутеру. В першу чергу аналізується інформація про кваліфікацію та досвід роботи фахівця. Робота секретаря в умовах сучасного офісу вимагає високої стресостійкості і хороших навичок роботи з комп'ютером, тому будь-яка спеціальна підготовка (курси секретарів) і наявність практичного досвіду вітаються.

Довідка

План підбору кандидата на посаду секретаря

• Вивчення резюме здобувача;
• Вивчіть рекомендації з попередніх місць роботи (якщо є);
• Проаналізуйте інформацію про кваліфікацію та досвід роботи фахівця;
• Запросіть потенційного кандидата на співбесіду.

Після первинного відбору кандидатів найбільш перспективних претендентів слід запросити на співбесіду: на роботу секретарем часто влаштовуються люди, що не володіють необхідними для такої посади рисами характеру, тому завдання рекрутера полягає у відхиленні таких кандидатур після особистої зустрічі і бесіди.

приклад

Якщо звертати увагу тільки на резюме, можна помилково прийняти на роботу не самого відповідну людину. Нерідко доводиться чути від менеджерів по персоналу нарікання з розряду «наш секретар знає три іноземні мови і здобув дві вищі освіти. Однак якщо він буде спізнюватися і не зрозуміє специфіку роботи підприємства, його доведеться звільнити.

функції секретаря

Основні функції секретаря полягають в обробці документації, організації роботи керівника та спілкуванні з людьми (прийомі відвідувачів і телефонних дзвінків). Якщо передбачається проводити співбесіду офіс-менеджера, то до цього переліку слід додати технічне забезпечення приймальні або всього офісу. Отже, найбільш важливими якостями претендента на дану посаду вважаються:

Довідка

Особисті якості секретаря

• неконфліктність;
• комунікабельність, вміння доброзичливо і тактовно спілкуватися з людьми;
• пунктуальність і хороша пам'ять;
• наявність організаторських здібностей;
• відповідальність і дисциплінованість;
• емоційна стійкість і уважність.

Співбесіда на посаду «помічник керівника»

Якщо начальнику требуется секретарь-референт, краще відразу налаштуватися на тривалий і непростий співбесіду: помічник керівника, який відповідає всім вимогам роботодавця, вважається рідкісним птахом, тому знайти його - велика удача для рекрутера. Кандидат, який претендує на таку посаду, повинен володіти не тільки всіма властивими хорошому секретарю навичками (комунікабельністю, хорошою пам'яттю і вмінням справлятися з кількома завданнями в стислі терміни), але і розбиратися в специфіці роботи компанії, а також, що важливо, знаходити спільну мову з керівником.

Відповідно, в анкету додаються нові питання. На співбесіді помічник керівника повинен продемонструвати:

• вміння правильно розставляти пріоритети в роботі,
• відповідність стандартам корпоративної культури,
• знання хоча б однієї іноземної мови,
• залученість в бізнес-процес.

Щоб зрозуміти, чи спрацюється претендент зі своїм безпосереднім начальником, визначте темперамент керівника і потенційного секретаря, проаналізуйте їх сполучуваність.

Після того, як перша співбесіда секретаря відсіє свідомо невідповідних кандидатів, проведіть другу зустріч разом з керівником: особиста взаємодія допоможе вирішити всі сумніви.

Вам також будуть цікаві матеріали: