Співбесіда: підготовка і проведення

1. Співбесіда і його основні цілі
2. Підготовка до проведення співбесіди
3. Класифікація співбесід
4. Жорстке (структуроване) співбесіду
5. Вільне (не структуроване) співбесіду
6. комбіноване співбесіду
7. Індивідуальна співбесіда.
8. Групове співбесіду.
9. Попереднє (яке відсіває) співбесіду
10. Відбіркове співбесіду.
11. структура співбесіди
12. приклад

Співбесіда є одним з найбільш поширених методів відбору і оцінки персоналу. Незважаючи на зовнішню простоту процесу, воно є одним з найбільш трудомістких процесів, які вимагають обов'язкової підготовки проводить його співробітника.

Співбесіда і його основні цілі

Основна мета співбесіди - отримання інформації, яка дозволить:

1) Оцінити, наскільки даний кандидат підходить для передбачуваної посади (провести оцінку професійної придатності претендента: його професійних знань і навичок, ділових, індивідуально-психологічних і психофізіологічних якостей);
2) Визначити, наскільки даний кандидат виділяється з усіх заявили свої кандидатури на заміщення вакантної посади (які якості та навички переважають, а які, навпаки, потребують подальшого розвитку; наскільки ці якості важливі для вакантної посади; чи можливий прийом на роботу співробітника з умовою подальшого зростання, чи тебе вакантна посада «кроком вперед» для здобувача або він давно «переріс» передбачувану посаду);
3) Встановити, чи достовірна надається кандидатом інформація (мається на увазі тільки первинна оцінка достовірності інформації).

Підготовка до проведення співбесіди

Проведення співбесіди вимагає ретельної підготовки. У цьому розділі розглянуто деякі заходи, які дозволять вам якнайкраще підготуватися до співбесіди і провести його з максимальною вигодою для компанії. Слід зазначити, що описані нижче заходи називаються «підготовчими» тільки в рамках даної статті. В системі підбору і оцінки персоналу в цілому, кожне з них займає своє місце і виконує свою специфічну функцію.

Для якісного проведення співбесіди вам знадобляться:

Біографічна анкета. Можливе використання і інших анкет, за допомогою яких отримують не тільки біографічні відомості, але і уявлення про особистісні якості кандидата або його професійних поглядах.

Посадова інструкція або кваліфікаційна характеристика, особистісна специфікація (документ, що описує параметри, якими повинна володіти особистість для успішного виконання роботи). В окремих компаніях застосовується документ, званий «заявка на підбір», де перераховуються знання, вміння, навички і якості, якими повинен володіти кандидат для успішної роботи в передбачуваної посади. У документах подібного роду зазвичай вказуються і обов'язкові вимоги, і бажані.

У ряді компаній використовується ще один документ, найчастіше іменований «схема відбору», в якому описується порядок проведення співбесіди: хто з працівників і на якому етапі підключається до проведення співбесіди; як розподіляються обов'язки між співробітниками компанії в цілях забезпечення найкращого підбору фахівців; які тести, опитувальники і ділові ігри використовуються. Безумовно, над створенням цього документа доведеться попрацювати. Однак згодом він забезпечить значну економію часу при підготовці матеріалів для оцінки претендентів.

Доцільно розробити ще один документ - для відображення результатів співбесіди. У деяких компаніях інформацію за результатами співбесіди включають в бланк анкети, а іноді виносять в окремий документ. У будь-якому випадку інформація про підсумки співбесіди повинна містити відомості про те, хто і коли проводив співбесіду з претендентом; думка співробітників, які проводили співбесіду, про даний кандидата; наскільки кандидат відповідає заявленій посаді, чи є можливість використовувати кандидата на інших роботах; яке прийнято рішення (про прийом на роботу або про відмову в прийомі).

Перед початком співбесіди бажано зайвий раз переглянути анкету або резюме здобувача і відзначити питання, які слід уточнити в процесі бесіди.

Дивіться також Методи і методики оцінки персоналу

Класифікація співбесід

Для того, щоб зробити процес відбору найбільш оптимальним, доцільно використовувати різні варіанти проведення співбесід. Уміння проводити різні види співбесід, надасть вам додаткові можливості для правильної оцінки претендентів, а також дозволить домогтися високих результатів роботи.

За своєю структурою співбесіди поділяються на:

Жорстке (структуроване) співбесіду

Основною рисою даного виду є заздалегідь складений план, в якому визначені теми для розмови і запитання здобувачеві. Таке співбесіду рекомендовано для оцінки професійних навичок. Співробітник компанії при підготовці питань структурованої співбесіди використовує посадову інструкцію на вакантну посаду і в процесі бесіди «по пунктах» скрупульозно з'ясовує відповідність претендента встановленим вимогам. Мінусом цього співбесіди є те, що частина питань, що стосуються, наприклад, особистісних якостей, звичок, мотиваційної спрямованості, залишиться «за рамками» бесіди.

Вільне (не структуроване) співбесіду

Даний вид співбесіди більше нагадує світську бесіду, в якій інтерв'юеру відводиться роль направляючого. Для його проведення зазвичай намічаються тільки основні теми. Однак тут завжди є небезпека того, що «мирний» і «вільний» хід бесіди може відвести достатньо далеко від основної теми розмови і, в кінцевому підсумку, інтерв'юер і здобувач можуть залишитися з відчуттям приємно проведеного часу, але з великою кількістю нез'ясованих питань.

комбіноване співбесіду

Комбіноване співбесіду є оптимальним для найбільш повної оцінки здобувача. При заздалегідь розробленому плані з'являється можливість оцінити професійні знання здобувача, навички в жорстко заданих рамках, а у вільній бесіді прояснити, які загальнолюдські цінності визнає потенційний працівник.

За формою організації розрізняють:

Індивідуальна співбесіда.

При індивідуальному співбесіді один інтерв'юер працює окремо з кожним новим здобувачем, що дозволяє встановити найбільш міцний контакт. При правильному підході між ними виникають довірчі відносини, що сприяють детальному і ретельному обговоренню всіх необхідних тем. Однак тут можлива ситуація, коли інтерв'юери, перебуваючи під враженням від попередніх кандидатів, невірно, суб'єктивно оцінюють чергового претендента, так як на тлі своїх попередників він може виглядати «блідо» або, навпаки, занадто «яскраво».

Є ще один момент, про який часто забувають. Нерідко на співбесіду приходять здобувачі, не дуже підходящі на заявлену посаду. Але їх навички і досвід можуть бути корисні на інших ділянках роботи в компанії. Дуже важливо, щоб співробітник, який проводить співбесіду, був заздалегідь зорієнтований на «паралельний» відбір таких кандидатів, обізнаний про можливі і плановані зміни в організації, проінформований про потреби різних структурних підрозділів у персоналі (в тому випадку, якщо співбесіду проводиться не відділом персоналу, а , наприклад, лінійним менеджером) і не ставився до роботи надмірно «формально». Це дозволить не упустити цінного для компанії здобувача і, в кінцевому підсумку, заощадити кошти на підборі фахівців різного профілю.

Групове співбесіду.

В даному випадку з здобувачем спілкуються кілька інтерв'юерів. Таке співбесіду створює максимально напружену ситуацію для інтерв'юйованого, а це дозволяє оцінити, як він «тримає удар», наскільки витримує пресинг. Необхідність в проведенні групового співбесіди може виникнути тоді, коли вакантна посада передбачає наявність вузькопрофесійних знань, які співробітник відділу персоналу оцінити не в змозі. Для того, щоб упевнитися в наявності у претендента необхідних знань, запрошуються фахівці відділу, в який наймається кандидат. Крім того, групове участь у співбесіді надає можливість оцінити не тільки професійні, а й особисті якості кандидата і знизити ймовірність того, що здобувач «не впишеться» в новий колектив.

Групове співбесіду - завжди стресова ситуація для кандидата

При плануванні даного виду співбесіди необхідно чітко розподілити ролі між інтерв'юерами. Втім, в цьому випадку можлива ситуація, коли співбесіду «веде» один з інтерв'юерів, а решта вступають в розмову в міру необхідності при виникненні додаткових питань.

Безумовно, співбесіду, проведене відразу декількома інтерв'юерами, при правильній його організації дозволяє більш точно оцінити професійні та особисті якості претендента. При цьому також знижується можливість впливу суб'єктивних факторів на прийняття рішення. Не завжди доцільно відривати від роботи провідних співробітників відділу, особливо якщо мова йде про співбесіду з кожним з величезної кількості претендентів. Але на кінцевому етапі, коли потрібно вибрати «кращого з кращих», проведення групового співбесіди буде розумним.

У деяких підручниках, посібниках, які висвітлюють питання проведення співбесід, даний вид називають «панельним», а «груповим» іменується співбесіду, проведене одночасно з групою претендентів.

За поставленим цілям виділяють:

Попереднє (яке відсіває) співбесіду

Завдання - визначити і відібрати з усієї маси кандидатів тих, які будуть запрошені для продовження переговорів. Таке співбесіду може бути організовано різними способами. Розглянемо лише деякі з них.

Відсіває співбесіду, проведене по телефону. Дозволяє заощадити час працівників відділу кадрів і позбавити офіс від великої кількості відвідувачів. При цьому від співробітника, який проводить співбесіду, потрібно досвід у веденні телефонних переговорів, який дозволить «заочно» провести попередню оцінку претендентів, ретельність, педантичність, такт, оскільки не всякого кандидата можна викликати на відверту телефонна розмова.

Відсіває співбесіду, проведене при особистому контакті. Короткий співбесіду, проведене в офісі компанії, можливо, з пропозицією заповнити анкету, дозволить оцінити імідж кандидата і ті його якості, які не можна визначити при телефонному спілкуванні.

Для відсіває співбесіди необхідно встановити, які моменти в оцінці здобувача найбільш важливі. Наприклад, вам потрібен працівник для роботи, пов'язаної з частими відрядженнями. Отже, бажаним буде той кандидат, у якого немає сім'ї або у якого дорослі діти, який готовий часто залишати свій будинок. З'ясувати, чи відповідає претендент заявленим параметрам, слід ще на перших етапах переговорів.

Письмове яке відсіває завдання. В умовах загальної комп'ютеризації багато компаній в якості первинного відсіває завдання стали висилати претендентам по електронній пошті завдання, на основі яких проводиться первинний відсів.

Приклад листа:

Добридень! Деякий час тому Ви висилали нам резюме на вакансію менеджера відділу продажів. Якщо Вас ще цікавить можливість зміни місця роботи, ми готові вести з Вами подальші переговори і організувати зустріч з керівництвом компанії.

До зустрічі Вам необхідно:

1) ознайомитися з історією та діяльністю компанії на сайті;

2) заповнити анкету (анкета додається);

3) відповісти на питання, наведені в кінці цього листа.

Відповіді повинні бути конкретними, з максимальною кількістю прикладів і цифр, об'ємом в 2 сторінки. Відповіді на питання і анкету ми очікуємо до 2 грудня. Після їх отримання ми зв'яжемося з Вами і організуємо зустріч з керівництвом компанії.

питання:

- Що Ви знаєте про ТОВ «Підприємство»? - Ким Ви можете працювати в ТОВ «Підприємство»? - Перерахуйте три Ваших професійних досягнення за останній рік. - Який у Вас досвід в продажах? - З якими клієнтами Ви працювали? Наведіть приклади.
- Які джерела Ви використовуєте для підвищення вашої професійної компетенції?
- Чим Ви краще за інших кандидатів?
- У чому Ви бачите переваги роботи в ТОВ «Підприємство»?
- Який мінімальний дохід Ви хочете отримувати в перші 3 місяці, 1 рік роботи? Яка частина повинна складати гарантовані виплати, а який відсоток пов'язаний з фінансовими результатами Вашої роботи?

Не варто забувати про те, що незалежно від того, яку форму відсіває співбесіди ви обрали, необхідно в обов'язковому порядку надати здобувачеві вичерпну інформацію про вакантну посаду і про саму компанію. Щонайменше, це продиктовано правилами ділової етики.

Відбіркове співбесіду.

Це вирішальна розмова, в ході якої оцінюється кваліфікація кандидата. Залежно від необхідності може практикуватися серія відбіркових співбесід в процесі яких здобувач розмовляє з різними співробітниками компанії, починаючи з працівника відділу кадрів і закінчуючи, наприклад, генеральним директором компанії (в діловій літературі це називається «серійними співбесідами»). Якщо яке відсіває співбесіду проводилося по телефону то, як правило, претендентові пропонують заповнити стандартну анкету перед першим відбірковим співбесідою. Далі ми обговоримо можливі прийоми, які допоможуть найбільш повно і ретельно оцінити кандидатів на вакантну посаду.

структура співбесіди

Структура співбесіди найменше піддається чіткому опису. В першу чергу це пов'язано з його глибокою «персоналізацією». В процесі роботи кожен інтерв'юер відпрацьовує загальновідомі і виробляє свої власні прийоми і виверти, які дозволяють йому найкращим чином оцінювати здобувача. При цьому фахівець відділу персоналу вибудовує структуру співбесіди, виходячи з власних уявлень, спираючись на власний досвід проведення вдалих і невдалих зустрічей. Тому досить складно рекомендувати ту чи іншу структуру співбесіди, але можна вказати кілька основних положень, які допоможуть вам у виробленні власної стратегії оцінки здобувача:

Співбесіда має бути чітко сплановано і підготовлено. Особливо це важливо для початківців фахівців. Чим ретельніше продумані етапи співбесіди і позначені теми для обговорення, тим краще результат.

Необхідно дотримуватися анонімність. Вся інформація, отримана в ході бесіди, повинна бути закритою для сторонніх осіб.

Неприпустимо використовувати співбесіду і отриману інформацію в особистих цілях.

Ваша поведінка має бути ввічливим і тактовним. Даний принцип при всій його доцільності досить часто порушується співробітниками, які проводять співбесіду.

Для проведення співбесіди слід вибрати зручне приміщення, де вас не будуть відволікати відвідувачі і телефонні дзвінки.

Налаштуйтеся на позитивне ставлення до претендента. Будьте готові вислухати його і співпереживати почутому, спробуйте прийняти його таким, яким він є. Намагайтеся концентруватися на думках і почуттях співрозмовника: тільки при наявності щирого інтересу до людини, що сидить навпроти вас, можна адекватно оцінити його професійні та особисті якості. Серед установок, які заважають слухати і адекватно оцінювати почуте, можна назвати нехтування, яскраво виражене недовіру, агресію по відношенню до кандидата. Постарайтеся не допускати «блукання думок».

Кваліфікований інтерв'юер більшу частину бесіди уважно слухає кандидата і меншу говорить сам. Постарайтеся не перебивати претендента, вислухайте відповіді повністю, до кінця, оскільки тільки після повної відповіді можуть проявитися додаткові нюанси, які потребують уточнення.

Дивіться також Чотири питання на співбесіді

Слідкуйте за тим, щоб значення ваших слів і жестів не розходилися один з одним.

Постарайтеся зробити так, щоб кандидат під час співбесіди не відчував себе скуто.

У процесі співбесіди фіксуйте інформацію, що отримується від здобувача, інакше ймовірність того, що деякі важливі моменти його біографії можуть бути втрачені, велика.

Не забувайте, що в процесі бесіди вам необхідно оцінити не тільки первинні дані, отримані від здобувача (відповіді на питання, заповнені анкети, рекомендаційні листи, інші документи, які здобувачі часто приносять з собою на співбесіду), але і вторинні (невербальні прояви (мова рухів), кореспонденцію відповідей на різні питання, сполучуваність завдання різних блоків співбесіди).

Першим етапом співбесіди є налагодження контакту і встановлення довірчих відносин.

Хорошим тоном вважається дотримання домовленості про зустріч. Деякі інтерв'юери навмисно затримують початок бесіди для того, щоб перевірити «стресостійкість» кандидата. Але в більшості випадків це тільки викликає роздратування у претендента, і бажання працювати в компанії пропадає.

На самому початку бесіди задайте пару «світських» питань про погоду, проведених вихідних або пробках на дорогах. Це необхідно для створення атмосфери розслабленості і довіри, а також для того, щоб оцінити, наскільки кандидат схильний вести нескінченні порожні розмови і як швидко згадує про дійсну мету свого приходу в ваш офіс.

Поясніть здобувачеві мета співбесіди і, якщо є така можливість, коротко ознайомте його з тим, які ще випробування йому належить пройти.

Коли кандидат відчує себе впевнено, можна переходити до головної частини співбесіди, яка націлена на отримання основної інформації про претендента для оцінки професійних навичок і особистісних якостей

У цій частині співбесіди ваш талант рекрутера розкривається в повній мірі. Тільки вам вирішувати, який комплект питань, завдань, тестів та ділових ігор найбільш доцільно застосовувати для оцінки претендента, виходячи з вимог до вакансії і потреб компанії.

Тут важліво:

- ставити якомога більше запитань
- уважно слухати здобувача (якщо після відповіді у вас не виникло жодного питання, ймовірно, ви погано слухали)
- не залишати недопонятости окремі моменти і з'ясовувати всі до кінця
- весь час пам'ятати сім питань криміналістики: з'ясовуючи особливості того чи іншого періоду життя кандидата, важливо постаратися отримати відповіді на питання «хто?», «Що?», «Навіщо?», «Коли?», «Де?» «Як? " і чому?".
- вимагати підтвердження сказаного (комбінувати послідовність закритих і відкритих питань)
- вибирати тип питання в залежності від ситуації
- виходити на співбесіду з заздалегідь складеними питаннями, які ви хотіли б задати здобувачеві і не соромитися користуватися їх переліком під час бесіди.

Незалежно від вашого рішення, потратьте декілька хвилин на інформування здобувача про передбачувані посадові обов'язки і безпосередньо про саму компанію. У тому випадку, якщо кандидат вам не цікавий, це можна зробити в досить короткій формі, для дотримання «правил пристойності». Якщо ви вважаєте здобувача гідним претендентом на дану вакансію, то надайте йому по можливості повну інформацію - щонайменше, це дозволить правильно зорієнтувати його в очікуваннях від нової роботи і, отже, в майбутньому знизити плинність кадрів, а також зменшити витрати на підбір і навчання нових співробітників.

Останній етап бесіди - вихід з інтерв'ю. Коли отримана вся необхідна інформація кандидату доцільно поставити кілька «розслаблюючих» питань, вимовити пару фраз, які забезпечують м'яке закінчення інтерв'ю і оповістити його подальші плани.

приклад

- Ми з Вами проговорили більше години. Ви не дуже втомилися від такої кількості питань?
- Вам ще цікава запропонована нами вакансія?
- Я постараюся протягом двох-трьох днів переговорити з генеральним директором про Вашу кандидатуру і обов'язково зв'яжуся з Вами для того, щоб ми могли домовитися про наступну зустріч. Чи буде у Вас вільний час на наступному тижні?
- Дякую за те, що Ви знайшли час для розмови з нами. Було приємно поспілкуватися.