Табель обліку робочого часу: зразок заповнення на 2018 рік

1. Для чого потрібен і хто заповнює в організації
2. Чим відрізняються форми Т-12 і Т-13
3. Поетапна інструкція щодо заповнення табеля
4. Як відобразити відпустку
5. Позначення і коди в табличній частині документа
6. Ведення в бюджетних організаціях
7. Штрафи та відповідальність

У кожній організації, незалежно від її роду діяльності, на кожного працівника ведеться табель обліку робочого часу. Багато хто вважає, що він не є важливим документом, але насправді ведення табеля обов'язково, а його відсутність карається.

Зміст статті

Для чого потрібен і хто заповнює в організації

Табеля обліку робочого часу називається документ, в якому вказується інформація про те, скільки змін і яка кількість годин фактично було відпрацьовано співробітником за місяць. Також в ньому відбиваються всі прогули, відпустки і перебування на лікарняному.

Табель обліку робочого часу необхідний:

1. Бухгалтерії - за даними табеля співробітнику щомісяця нараховується його заробітна плата.
2. Податкову службу - при перевірці правильності сплати податків, які утримуються з заробітної плати, табеля використовуються для звірки даних.
3. Трудовий інспекції - вона може перевірити, чи не порушує роботодавець права своїх працівників.

Відповідального за ведення табеля обліку робочого часу призначає керівник організації. Для цього оформляється спеціальний наказ. Зазвичай цим займається кожен керівник підрозділу. При численному штаті працівників в організації може бути відкрита окрема вакансія табельщика.

Табель обліку робочого часу є первинним документом, який, відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації, повинен обов'язково бути присутнім на кожному підприємстві, про це йдеться в статті 91 .

Чим відрізняються форми Т-12 і Т-13

Для оформлення відпрацьованого часу розроблені уніфіковані форми Т-12 і Т-13. Різниця між ними полягає в тому, що форма Т-12 розміщується на двох аркушах, кожен місяць після заповнення вона підписується керівником і здається в бухгалтерію для розрахунку заробітної плати.

Що стосується форми Т-13, то вона оформлюється в електронному вигляді в спеціальній програмі, в якій вже введені всі необхідні дані і реквізити. В кінці кожного місяця створюється бланк і роздруковується. Після документ засвідчується керівником і здається бухгалтеру по розрахунку заробітної плати.

Поетапна інструкція щодо заповнення табеля

У заповненні форми табеля немає нічого складного, так як всі рядки і графи мають позначення того, яка інформація повинна в них міститися.

В першу чергу необхідно заповнити шапку документа:

1. Найменування організації.
2. Найменування структурного підрозділу, в якому трудяться працівники.
3. Код ОКПО.
4. Номер документа по порядку.
5. Дата складання табеля. В цьому місці необхідно вписати останній день місяця. Звітний період, тобто перший і останній день звітного місяця.

Після заповнення шапки документа можна приступати до оформлення табличній частині:

№ колонки Які відомості містяться 1 номер один по одному 2 вказується прізвище та ініціали працівника, а також його посада 3 табельний номер співробітника 4 інформація по кожному календарному дню, яка показує, чи був присутній співробітник на робочому місці, скільки годин було відпрацьовано фактично 5 скільки днів ї години було відпрацьовано кожну половину місяця 6 скільки днів і годин було відпрацьовано за весь місяць 7 код, що відповідає тому, з якого приводу нараховуються грошові кошти 8 кореспондуючий рахунок бухгалтерського обліку, відповідний статті, на підставі якої були здійснені нарахування 9 вказується кількість днів або годин відповідно до зазначеного кодом класифікації 10 код, відповідний причини, з якої працівник не з'явився на робоче місце 11 дні або годинник, які працівник був відсутній

Після заповнення таблиці розташовуються рядка для підписів:

• відповідальної особи - посада, підпис, розшифровка;
• керівника структурного підрозділу - посада, підпис, розшифровка і дата;
• співробітник відділу кадрів - посада, підпис, розшифровка і дата.

Порядок ведення документа докладно представлений на відео.

Як відобразити відпустку

Перед тим як фіксувати в табелі знаходження співробітника у відпустці, необхідно визначити його вид:

1. Черговий - відпустка, який покладається кожному співробітнику щорічно, позначається ВІД або ОД.
2. Без збереження заробітної плати - співробітник має право взяти кілька неоплачуваних днів відпустки, необхідних йому за особистими обставинами, позначається ОЗ або ДО.
3. Навчальний - співробітник під час проходження сесії може не відвідувати роботу, йому оформляється оплачувану відпустку, код У.
4. У зв'язку з вагітністю та пологами - позначається як Р.
5. По догляду за дитиною - цей період також вважається відпусткою, код позначення ОЖ.

При фіксуванні в табелі відпускних днів щодня проставляється відповідний ситуації код, а годинник не вказуються.

Позначення і коди в табличній частині документа

Для того щоб уникнути записи великого обсягу інформації, були встановлені уніфіковані коди і позначення.

Основні коди з оплати праці:

Код Опис 2000 заробітна плата (в т.ч. винагороди і премії) 2012 оплата відпусток 2300 оплата лікарняного листа 2760 виплата мат. допомоги при виході на пенсію або після звільнення

Коди, що позначають присутність співробітника на роботі:

Код Опис Я присутність на роботі Н робота в нічний час РВ робота у вихідні та святкові дні З понаднормова робота ВМ робота вахтовим методом

Що стосується перебування у відрядженні:

Код Опис До відрядження ПК відрядження, пов'язана з підвищенням кваліфікації ПМ відрядження, пов'язана з підвищенням кваліфікації, з відправленням співробітника в іншу місцевість

Відсутність співробітника з різних причин позначається:

Код Опис Б знаходження на лікарняному, з оплатою Т лікарняний без оплати ЛЧ скорочений день УВ неповний робочий день через суміщення з навчальною відпусткою ПР прогул ПВ вимушений прогул Г співробітник відсутній через виконання державних обов'язків У вихідний ОВ додатковий вихідний, оплачується НВ додатковий вихідний, не оплачується НН немає інформації через відсутність НЗ зупинка роботи через затримку заробітної плати РП простий процесу виробництва з вини роботодавця ВП простий процесу про ництва з вини працівника НП простий виробництва з інших причин ЗБ страйк АЛЕ відсторонення співробітника від роботи з будь-яких причин, оплачується НС робота на умовах неповного робочого дня ОД адміністративну відпустку, неоплачувану ОЗ відпустку, встановлений законодавчо, неоплачувану

Ведення в бюджетних організаціях

У бюджетних організаціях також необхідно вести облік робочого часу. Єдина відмінність в його веденні полягає в тому, що додаються позначення, що відповідають роду діяльності:

Код Опис ВУ вихідні по навчанню ДТ заміщення в початкових класах (з 1 по 3) ЗП заміщення в групах продовженого дня ЗС заміщення в старших класах (з 4 по 11) ОУ додатковий навчальний відпустку

Облік робочого часу також ведеться щомісяця, документ створюється 3 дні до початку періоду і по його закінченню здається в бухгалтерію для розрахунку.

У шапці документа вказується не тільки найменування організації, а й ставиться відповідний цифровий код.

Штрафи та відповідальність

Ведення табеля обліку робочого часу є обов'язковим для будь-якого підприємства, тому неналежне виконання цього обов'язку або повна його відсутність загрожує отриманням покарання. В такому випадку буде визнано порушення трудового законодавства.

Відповідальна особа може отримати догану, якщо це сталося вперше. При повторному виявленні порушення накладається штраф від 1000 руб. до 5000 руб. Що стосується організації, то їй загрожує штраф від 30000 руб. до 50000 руб.

Ведення табеля обліку робочого часу необхідно не тільки на рівні обов'язки, це, в першу чергу, полегшує нарахування заробітної плати кожному співробітникові і дозволяє уникнути спірних моментів в цій справі. Тому ставитися до фіксування фактично відпрацьованого часу потрібно з усією відповідальністю.

Документи для скачування (безкоштовно)