Табель обліку робочого часу - на 2019 рік, спрощений бланк, зразок заповнення, скачати

1. Що це за документ?
2. Навіщо потрібен?
3. Форма і їх відмінність
4. Т-12
5. Т-13
6. Як заповнювати табель обліку робочого часу?
7. Загальні правила ведення
8. Інструкція щодо заповнення
9. Хто підписує?
10. позначення
11. Зразок заповнення на 2019 рік
12. особливості оформлення
13. нічні години
14. Понаднормова робота
15. відрядження
16. відпустка
17. Відсутність працівника з невідомих причин
18. Робота в дні хвороби
19. Відсторонення від роботи
20. простий
21. донорство
22. Проходження медобстеження
23. сумісництво
24. важливі нюанси
25. Відповідальні обличчя
26. Відповідальність за незаповнення або помилки ведення
27. порядок обліку
28. Скільки і де зберігається?
29. Кому і в яких випадках може знадобитися виписка з документа?
30. зразок виписки

Табель обліку відпрацьованого часу є не просто документом з фіксацією робочих годин, але і підставою для нарахування зарплати, розмір якої залежить від літерного позначення того чи іншого періоду.

Також саме табель є документом, в якому, по суті, відбивається вся трудова життя колективу - від лікарняних і відпусток до понаднормових і відряджень . Саме тому так важливо знати, як правильно його заповнити, щоб не порушити ні норми закону, ні права трудівників.

Що це за документ?

Згідно норм, закріплених в ст.91 ТК РФ, роботодавець зобов'язаний вести облік відпрацьованих годин на кожного співробітника, а також облік всіх періодів, протягом яких за працівником зберігалося його робоче місце. І на підставі п.2 Постанови Держкомстату №1 облік зобов'язані вести у всіх установах незалежно від форми власності за допомогою заповнення встановленої форми табеля.

Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1

Табель, є уніфікованою формою первинної облікової документації, бланк якого затверджений законом, а саме тим же Постановою Держкомстату № 1.

Обумовлений документ призначений для фіксації всіх видів праці і відпочинку, а також інших періодів на підставі розпорядчих документів і з моменту працевлаштування працівника.

Навіщо потрібен?

Перш за все, табель обліку призначений для щоденної фіксації присутності або відсутності співробітників на робочих місцях, а також щомісячного підсумовування відпрацьованого часу, відповідно до якого вже і розраховується оплата праці за розрахунковий період. Адже співробітники не тільки відпрацьовують належну кількість годин кожну зміну, а й направляються у відрядження, хворіють, використовують відпустки як щорічні , так і адміністративні .

Також працівники можуть бути залучені до роботи в законний вихідний або відпрацювати понаднормово, можуть бути відсторонені від роботи або переведені на скорочений графік , Що призведе до зміни кількості встановленої норми робочих годин, яку потрібно відобразити для правильного розрахунку зарплати .

Якщо за фактично відпрацьовані години оплата обчислюється відповідно до окладної системою або погодинної, то для оплати відпусток і лікарняних передбачений вже середній заробіток . А в табелі якраз і відображаються всі періоди шляхом застосування літерного позначення і кількості відпрацьованих годин для фактичного обчислення оплати праці і норми виробітку.

Форма і їх відмінність

Табель обліку є табличний варіант обліку з графами, відповідними днях місяця і підсумовуванням відпрацьованого кількості годин з розрахунку на Облікова чисельність колективу. Обумовлений документ містить 17 або 13 вертикальних граф, а горизонтальні призначені для кожного працівника із зазначенням його прізвища та ініціалів, посади та табельного номера, що присвоюється при працевлаштуванні.

Як правило, табель ведеться на кожен відділ або цех окремо, адже при величезному штаті провести облік саме по окремо взятих структурних підрозділах простіше, враховуючи, що фахівець, відповідальний за ведення табеля, ознайомлений з усіма наказами про відпустки , Лікарняних або інших ситуаціях, які повинні бути відображені в табелі.

На даний момент Постановою Держкомстату №1 затверджено 2 форми табеля, а саме:

Дві ці таблиці мають мало відмінностей, але ось порядок їх заповнення відрізняється.

Форма Т-12 призначена для ведення вручну, а форма Т-13 передбачає можливість внесення даних в електронному вигляді з подальшим розрахунком оплати праці відразу ж, в той час як в Т-12 відображення нарахувань проводитися в інших документах.

Т-12

Табель форми Т-12, як правило, має 17 затверджених вертикальних граф, призначених для:

• позначки явки на робоче місце кожного працівника;
• відсутність на робочому місці відповідно до літерним кодом;
• кількості відпрацьованих годин за першу і другу половину місяця з підсумковою сумою;
• кількості відпрацьованих днів за місяць;
• кількості днів; не явки на підприємство із зазначенням коду ї години;
• кількості вихідних або святкових.

Табель Т-12 ведеться вручну і заповнюється відповідальною особою щодня, а за два дні до закінчення розрахункового періоду здається на перевірку в бухгалтерію для перевірки даних і нарахування зарплати.

Форма Т-12

Т-13

Табель форми Т-13 має 13 вертикальних граф, призначених крім перерахованих вище для внесення даних про нарахування оплати праці, а саме:

• кодів рахунків;
• кореспондуючого рахунку відповідно до кількості відпрацьованих годин і видом кодування відсутності на робочому місці.

Документ форми Т-13 ведеться в електронному вигляді, як правило, в форматі Ексель з використанням спеціальних програм, які здійснюють розрахунок автоматично. До обумовленої формі має доступ кілька співробітників, які внесенням і підрахунком підсумків і займаються.

Форма Т-13

Як заповнювати табель обліку робочого часу?

Табель обліку ведеться щодня. Як правило, дані вносяться після наряду, за результатами перевірки наявності працівників на робочих місцях і на підставі наказів, які підтверджують законну підставу відсутності або поважність причини. В середині місяця табель передається в бухгалтерію для звірки даних для нарахування авансу , Але потім обумовлений документ повертається виконавцю для подальшої фіксації даних.

В останній день місяця табель закривається, виводяться всі підсумкові суми - кількість робочих днів у місяці, відпрацьовані години і інші дані - і табель передається в бухгалтерію для нарахування оплати за місяць. Однак в силу того, що на підставі ст.136 ТК РФ звітним періодом для нарахування оплати праці може є не 1-е і 31-е відповідно, а, припустимо, 5-е і 25-е, табель здається саме в обумовлені числа, але це в ідеалі.

Для того щоб нарахувати зарплату співробітникам при невеликому штаті, бухгалтерії потрібно як мінімум один робочий день, а якщо підприємство володіє великим штатом і певною специфікою, що має на увазі доплати і надбавки, часу для розрахунків потрібно більше.

Тому табелі обліку відпрацьованих годин передаються в бухгалтерію раніше - як мінімум на кілька робочих днів із зазначенням даних, які ще не мали місце.

Такий спосіб внесення відпрацьованих годин на перед у ряді випадків призводить до деяких складнощів. Зокрема, працівник може захворіти або попросити 1 день адміністративного відпустки в разі виникнення сімейних проблем, які потребують термінового вирішення. А адже зарплата вже нарахована, і на підставі табеля, до якого внесено такі дані.

У подібній ситуації передбачена окрема процедура, яка передбачає внесення змін до розрахунків на підставі коригуючого табеля, до якого прикладається пояснювальна записка з обґрунтуванням коригування та подальшого перерахунку оплати праці з додатком копій листа непрацездатності або наказу про адміністративне відпустці.

Загальні правила ведення

Як правило, табель має кілька сторінок:

• На першій передбачені графи для внесення загальних даних зокрема, найменування підприємства, яке має повністю відповідати установчим документам, потім вказується назва структурного підрозділу, номер документа, фактична дата складання і період звітності.
• На другий і третій сторінки передбачена таблиця для внесення даних про відпрацьовані години працівниками знаходяться в штаті. Дані про кожного з працівників переносяться в табель з особової картки, щоб уникнути помилок, а також вказується табельний номер, який присвоюється кожному працівнику при працевлаштуванні.
• І четверта сторінка призначена для розрахунку оплати праці, яка заповнюється вже бухгалтерією після одержання табеля в кінці звітного періоду.

Інструкція щодо заповнення

З огляду на, що з 2013 року умовні позначення, затверджені Постановою Держкомстату №1, носять рекомендаційний характер, кожен роботодавець вільний розробити спрощений бланк табеля з урахуванням особливостей специфіки підприємства, таким чином виключивши частину підстав для літерного обліку, який на підприємстві не присутній.

А так як для правильного заповнення табеля крім літерного коду існує ще ряд правил заповнення обумовленого документа, бажано створити ще і Положення або Інструкцію з освітленням всіх нюансів і підстав для внесення тих чи інших даних.

Хто підписує?

Табель обліку має кілька рядків в кінці таблиць для підписів цього документа відповідальними особами, які заповнюють табель і відповідають за достовірність відображених даних.

Зокрема, повинні бути підписи начальника відділу, працівника кадрів і особи, яке табель і веде.

А так як на великих підприємствах, здійснювати облік відпрацьованого часу кільком працівникам досить складно, вводитися спеціальна штатна одиниця табельщика або нормувальника, який знає, як вести табель і які нюанси повинні бути враховані.

позначення

Норми Наказу Держкомстату № 1, якими були затверджені буквені позначення до 2013 року були обов'язковими для дотримання всіма підприємствами, однак після обумовленої дати ці правила були віднесені до рекомендаційних. А так як довгі роки умовними позначеннями користувалися і оцінили їх зручність і об'єктивність, все залишилося як і раніше.

В обумовленому нормативному акті передбачено розділ, який стверджує літерний код для кожного підстави присутності або відсутності співробітників на підприємстві.

Так, в робочий день на кожного співробітника ставиться код: «Я», а під ним вказується кількість відпрацьованих годин. Якщо ж працівник перебуває в законній відпустці, проставляється: «ВІД» і нульові годинник, так як співробітник фактично відсутня.

А враховуючи, що підстав для відсутності або виконання обов'язків в особливих умовах на підприємстві досить багато розроблена спеціальна таблиця, яка передбачає літерний код складається з 36 найменувань всіх випадків, обумовлених в ТК РФ або інших нормативних актах.

Зразок заповнення на 2019 рік

Наприклад, заповнення табеля за робочий тиждень буде виглядати наступним чином:

1 2 3 4 5 6 7 Я Я К Я Я В В 8 8 8 8 8 0 0

Завантажити заповнений бланк табеля з умовними позначеннями можна на нашому сайті:

Форма Т-12 заповнена

Заповнена форма Т-13

особливості оформлення

З огляду на, особливості праці на кожному підприємстві, табулювання робочого часу в розрізі різних ситуацій мають наступний порядок відображення.

нічні години

Відповідно до ст.96 ТК РФ роботою в нічні години вважається період з 10 вечора до 6 ранку.

Отже, якщо працівник має 12- годинну зміну і приступає до роботи в 8 вечора, в табелі цей період відбивається так:

П.І.Б. 12.09.2016 13.09.2016 Сомов П.Б., сторож Я Я 2 + 2 Н Н2 6

Понаднормова робота

В порядку норм ст.99 ТК РФ понаднормової роботою є додаткові години праці понад встановленої протяжності зміни.

Припустимо, при нормальній тривалості трудового дня співробітник повинен відпрацювати 8 годин, але виникла аварійна ситуація, для усунення якої знадобилося затриматися на робочому місці ще на дві години.

Даний факт переробки буде відбивається так:

П.І.Б. 12.09.2016 Сандулов П.М., зварювальник Я 8 З 2

відрядження

Порядок надання відряджень регламентується нормами Постанови Уряду РФ №749, а також главою ТК РФ№24.

Постанова Уряду РФ від 13.10.2008 N 749

Дні відсутності працівника у зв'язку з виконанням службового завдання в табелі мають літерний код - К, годинник ж виставляються, відповідно до зміною, тобто 8. Якщо дні відрядження збігаються з вихідними днями, в табелі замість коду «В» проставляється код «К» і години перебування у відрядженні.

З якою метою підраховують втрати робочого часу ?

Про особливості робочого часу неповнолітніх читайте тут .

Як проводиться облік робочого часу сумісника? дивіться тут .

відпустка

Правові основи відпусток обумовлені в розділі № 19 ТК РФ, відповідно до якої передбачено такі види відпусток з літерним позначенням в табелі:

З огляду на, що в період перебування у відпустці будь-якого виду співробітник не працює, годинник в табелі вказуються нульові.

Відсутність працівника з невідомих причин

У ряді випадку працівник може бути відсутнім на підприємстві з нез'ясованих причин, або в зв'язку з обставинами, які не підтверджені документально.

Наприклад, при захворюванні лікарняний видається тільки після одужання, а це як мінімум 5 днів. Без лікарняного всього лише на підставі дзвінка співробітника вказати, що працівник хворіє не можна, адже існує ймовірність, що лікарняний не буде надано або буде неоплачуваним.

Також працівник може виконувати державні або суспільні обов'язки, які будуть підтверджені документально вже після закінчення роботи. І співробітник просто може не вийти на роботу в зв'язку з сімейними проблемами, але не подзвонити.

У подібній ситуації в табелі вказується код «НН» і годинник праці вказуються нульові.

Робота в дні хвороби

В порядку норм, викладених в ст.76 ТК РФ, керівник компанії зобов'язаний відсторонити трудівника від роботи при наявності медичних протипоказань. Тобто якщо працівникові був оформлений лікарняний лист, залучати його до виконання безпосередніх обов'язків заборонено законом. Однак через виробничу необхідність при негласному згоді керівництва співробітників все ж відкликають з лікарняного в порушенні норм закону, компенсуючи така праця наданням негласних і оплачуваних відгулів.

Офіційно ж в табелі факт присутності трудівника на робочому місці в табелі не відзначається, так як подібні дії є прямим порушенням законодавства і, отже, документувати порушення ніхто не буде, щоб уникнути штрафних санкцій.

Тому незалежно від того чи перебуває працівник у лікарні або на підприємстві при наявності лікарняного листа в табелі проставляється код «Б». У разі якщо відповідно до закону, а саме ст.9 ФЗ №255 посібник співробітнику не положено, в табелі ставиться відмітка: «Т».

Федеральний закон від 29.12.2006 N 255-ФЗ

Відсторонення від роботи

Відсторонити від роботи працівника можуть з багатьох причин, які обумовлені в ст.76 ТК РФ, однак якщо відсторонення відбулося з вини працівника і оплата за цей період не передбачена, в табелі позначається код: «НБ».

Якщо ж причиною відсторонення була вина роботодавця і співробітник в порядку закону має право на оплату за цей день, вказується код «АЛЕ».

простий

В силу економічних проблем на підприємствах присутні не тільки періоди безперервної праці, а й простої, які в порядку ст.157 ТК РФ підлягають оплаті, але в розмірі залежить від деяких обставин.

Зокрема:

• простій з вини керівництва оплачується в розмірі 2 \ 3 середнього денного заробітку і має буквений код - РП;
• простій з вини працівника не оплачується і кодується як «ВП»;
• простий з незалежних від сторін обставин оплачується в розмірі 2 \ 3 окладу і відбивається як «НП».

Однак, з огляду на, що навіть при просте працівники можуть перебувати на підприємстві за розпорядженням керівництва, годинник праці все ж відзначаються відповідно до знаходженням на території установи.

донорство

Порядок забору крові, а також надаються в зв'язку з донорством пільги регламентуються нормами ст.186 ТК РФ відповідно до яких за донором зберігається середній заробіток, відповідно в табелі проставляється код «Г», так як здача крові відноситься до суспільних обов'язків.

У разі якщо працівник в день забору крові виходить на роботу, табель заповнюється наступним чином:

П.І.Б. 12.09.2016 Полянський А.Г. Г 4 Я 4

Проходження медобстеження

На підставі ст.185 ТК РФ співробітник має право на середній заробіток за день проходження медичного обстеження, відповідно в табелі донині позначається кодом «МО».

А так як в затвердженої уніфікованої формі Т-12 цього код не значиться, керівництво підприємства спочатку має право затвердити дане позначення в Положенні про ведення табеля.

сумісництво

Порядок роботи сумісників закріплений в розділі 44 ТК РФ, відповідно до якої затверджені обмеження протяжності праці даної категорії трудівників і умови їх трудової діяльності.

Виходячи з норм трудового законодавства сумісник є окремою штатною одиницею незалежно від того, працює він в порядку зовнішнього або внутрішнього сумісництва . Отже при обліку в табелі відпрацьованих годин на сумісника ведеться окремий рядок.

важливі нюанси

Як правило, табель заповнюється в першій половині дня, відзначаючи фактичне присутність або відсутність працівників на підприємстві, а так як режим праці у деяких із співробітників може бути різним, для заповнення використовуються графіки змін, щоб бачити повну картину. Ще одним важливим нюансом при заповненні табеля є відсутність працівника з поважних причин, але без підтверджуючих документів.

Наприклад, працівник може хворіти протягом тижня і відповідно відсутні на підприємстві, а так лікарняний лист видається тільки після закінчення лікування, письмових підстав для відмітки про хвороби ще не буде. У подібній ситуації в табель проставляється відмітка про відсутність з подальшим коригуванням внесених даних вже після надання листка непрацездатності.

Також важливим аспектом при заповненні табеля є розпорядчі документи, тобто накази, в яких відображаються дані про відсутність працівників або зміни в графіку праці. Саме на підставі отриманих даних в табель і вносяться ті чи інші дані відповідно до літерним кодом, передбаченим для різних ситуацій і затвердженим тим же Наказом Держкомстату № 1.

Відповідальні обличчя

Як правило, за заповнення табеля відповідає особа в основні обов'язки якого входить ведення цього документа або особа, якій доручено облік відпрацьованого часу на підставі наказу по підприємству в порядку розширення зон обслуговування.

Однак крім відповідальної особи, за дані відображені в табелі несуть відповідальність ще ряд осіб, зокрема начальник структурного підрозділу, який підписує табель і кадровий працівник, які і накази для відпусток оформляє, і дані звіряє, і підпис свою ставить.

Відповідальність за незаповнення або помилки ведення

У разі, якщо в табелі сталася помилка, законом допускається оформлення коректування табеля, який дозволяє відрегулювати різні нюанси, описані вище, тобто ті ж лікарняні або адміністративні відпустки. Але якщо помилка допущена в зв'язку з банальною неуважністю, причому неодноразово, або в разі негативних наслідків, керівництво компанії має право застосувати до недбайливому співробітникові дисциплінарне стягнення, причому догану можна поставити не тільки нормувальника, а й усім особам, які відповідальні за його ведення і перевірку відображених даних.

Якщо ж на підприємстві зовсім не ведеться табель, і при перевірці контролюючими органами цей факт буде виявлено роботодавця чекає штраф:

• за порушення норм ст.9 ФЗ №402 про обов'язкове ведення первинного обліку та порушення правил оподаткування в порядку ст.120 НК РФ в розмірі 10 тис. рублів;
• за порушення трудового законодавства, в частині ненадання належних пільг і гарантій пов'язаних з тими ж нічними або понаднормові роботами, які неможливо відобразити без табеля в порядку ст.5.27 КоАП РФ в розмірі варіюється від тридцяти до п'ятдесяти тисяч.

порядок обліку

Навіть якщо на підприємстві ведеться електронний табель із застосуванням форми Т-13, в роздрукованому вигляді цей документ теж повинен бути присутнім, адже здійснити розрахунок за допомогою комп'ютерних програм досить просто, а от провести контроль, порівняння відображених даних і зберігання обумовленого документа в електронному вигляді не завжди зручно .

Також слід враховувати той факт, що електронні бази даних можуть зникнути, адже світло можуть відключити або в комп'ютері з'явитися вірус. Саме тому дані обліку завжди слід дублювати в двох варіантах рукописному або друкованому та електронному.

Скільки і де зберігається?

Відповідно до п.586 Наказу Мінкультури № 558 табелі обліку повинні зберігатися в бухгалтерії або в архівній кімнаті, так як цей документ є підставою для розрахунку і нарахування оплати праці, при цьому термін зберігання табеля становить 5 років.

Наказ Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 р N 558

У разі, якщо на підприємстві присутні шкідливі умови, і відповідно працівникам нараховуються призначених надбавок, табель зберігається протягом 75 років у зв'язку з тим що трудівникам дано право на отримання пенсії достроково, період якої визначається на підставі фактично відпрацьованого часу в певних умовах за мінусом лікарняних і відпусток, які як раз і відображаються в документі.

Кому і в яких випадках може знадобитися виписка з документа?

На підставі ст.62 ТК РФ кожен співробітник в період трудової діяльності або при звільненні має право вимагати копії документів, в яких висвітлено їх діяльність, дана норма поширюється і на табель обліку. А так як табель ведеться на цех або відділ і з урахуванням того, що підприємство зобов'язане відповідно до норм ФЗ №152 зберігати персональні дані і не поширювати їх без дозволу власника, оформляється виписка тільки на одного співробітника.

Як правило, подібна виписка, може знадобитися для:

• обліку періодів праці у шкідливих умовах;
• при нарахуванні допомоги на дитину для мами в декреті;
• при звільненні та працевлаштуванні на інше підприємство;
• для перевірки даних контролюючими органами окремо взятого співробітника.

Дана виписка оформляється в порядку норм ст.62 ТК РФ за заявою працівника або розпорядження протягом 3 робочих днів.

зразок виписки

Завантажити бланк виписки можна тут:

Виписка з табеля

Табель обліку відпрацьованого часу є одним з найважливіших документів, так як в ньому знаходить відображення вся трудова життя колективу від трудових буднів до періодів відпочинку.

Саме тому до заповнення цього документа потрібно ставитися дуже уважно, так як на підставі табеля працівники і зарплату отримують, і розрахунок пенсії здійснюють.