Термін зберігання кадрових документів

1. Терміни зберігання документів в організації
2. Різновиди кадрової документації
3. Закон «Про архівну справу в Російській Федерації»
4. Документи, що входять до особової справи
5. Характеристика документів по терміну зберігання
6. Відповідальність і штрафи

Будь-яка організація, незалежно від форми власності, мети створення і терміну роботи накопичує документи. І перед керівником постає питання: які документи слід зберігати з року в рік, а які можна передати в архів або знищити.

Зберігання кадрових документів - обов'язок усіх роботодавців. це визначено ст. 17 закону від 22.10.04 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" . Перед цим вимогою закону всі рівні: і компанії, та ВП, і державні органи.

Як впорядкувати документи і який термін зберігання кадрової документації, щоб не накликати на себе санкції про боку податкових органів або інших перевіряючих установ розповімо далі.

Терміни зберігання документів в організації

Зберігання документації на підприємстві регламентується ФЗ «Про архівну справу в РФ», ФЗ «Про бухгалтерський облік», НК РФ.

• Документ підтверджує, що співробітник отримав освіту за рахунок фірми, зберігається не менше 4 років.
• Особисті картки, трудові договори, особові справи - 75 років.
• Документи, пов'язані з атестацією робочих місць - 45 років.
• Накази про прийом на роботу, переведення, звільнення та інші документи особового складу - 75 років.
• Накази про стягнення, наданої відпустки, відряджень по Росії - 5 років.

Це документи, які можуть перевірити податкові органи. Період перевірки обмежений терміном - 3 роки. З цього випливає, що зберігати їх треба більше 3 років. Податковий Кодекс говорить про зберігання тривалістю в 4 роки. До них відносяться документи зачіпає податковий і бухгалтерський облік, що підтверджують доходи і витрати організації.

Первинна документація на підприємстві повинна зберігатися 5 років. Звіти по бухгалтерії і баланси неодмінно відправляються в спецархив. Перераховані вище документи до приєднання до бухгалтерських балансів повинні зберігатися в спеціалізованих місцях під ключем (сейфах).

Різновиди кадрової документації

У процесі життєдіяльності організації накопичуються документи, які мають вплив на організацію в більшій чи меншій мірі.

Деякі створюються для вирішення певної задачі, і стають не потрібними після її рішення. Інші значущі кілька років. До іншої групи належать документи, які втрачають свою унікальність.

Таким чином, за терміном зберігання документи можна розділити на:

1. Тимчасові - документи, за якими вирішені всі питання. Зберігаються в організації близько 10 років. Після здаються в спецархив. До них відносяться договори з постачальниками і покупцями, акти виконаних робіт, бухгалтерські документи, шляхові листи і т. Д.
2. постійні:
   • Накази.
   • Штатний розклад.
   • Описи справ.
   • Акти про знищення.
   • Бухгалтерські звіти.

Щороку в організації відбувається розбір документів за даним критерієм, за допомогою аналізу змісту.

Закон «Про архівну справу в Російській Федерації»

Основним документом щодо зберігання документів в організації є ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004. У законі прописано раціональне розміщення збереження документів, обліку та їх комплектування. У будь-якій організації, комерційної або державної, повинен бути спецархив.

Наведемо основні визначення, наведені в Законі.

Архівна справа - сукупність діяльності гос.органов, громадян, місцевого самоврядування в області зберігання, обліку та комплектування архівних документів.

Архівні документи - це носій із зареєстрованою на ньому інформацією, з реквізитами для ідентифікації. Вони підлягають певної пори зберігання, так як значущі для суспільства і держави. Сукупність подібних документів вдає із себе архівний фонд.

Архів - підрозділ організації або окрему установу, яке справляєте зберігання і облік архівних документів.

Слід зазначити, що створити спецархив досить складно і трудомістким. Громадяни та підприємства створюють їх з метою зберігання документів, які накопичилися в процесі діяльності організації.

Основним моментів в даному законі є впровадження єдиних для всіх правил організації обліку, використання та зберігання архівних документів.

До особової справи працівника входять всі документи про працівника: трудова діяльність, освіту. Воно формується протягом всього навчання або роботи. З 2005 р оформлення особистих справ є обов'язковим для державних органів влади, для фірм це є добровільною справою.

На практиці в роботі організації концентрація всіх відомостей про працівника в одному місці дозволяє спростити пошук інформації в потрібний момент, своєчасне застосування гарантій і льгот.Документи, зібрані в одному місці, забезпечують краще збереження.

Документи до особової справи складаються в міру надходження. Після наказу про звільнення, особиста справа співробітника відправляється в спецархив.

У державних службовців передається через 10 років перебування в кадрах, у решти - не більше 3 років. При підготовці до передачі в спецархив можливе групування декількох особистих справ в наряд (прошити в одній справі).

На обкладинці особової справи вказуємо прізвище, ім'я, по батькові співробітника. Термін зберігання особистих справ працівника ¾ століття - 75 років, керівників - не знищуються.

Склад особової справи в законодавстві не визначений. Його склад може бути прописаний в інструкції по кадрам. Так як в них входить конфіденційна інформація вони повинні зберігається в спеціально відведених місцях з доступом тільки у кадрової служби та керівників (наприклад, сейфах). Краще систематизувати їх в алфавітному порядку.

Документи, що входять до особової справи

Внутрішній опис документів. Так як документи, що знаходяться в особовій справі мають важливістю, слід зробити внутрішній опис документів. З закладом особової справи заводиться внутрішній опис. У міру заповнення папки, відповідно заповнюється і опис з нумерацією вкладених документів.

Це дозволить спростити пошук потрібного документа. Опис нумерується окремо від інших документів. У разі створення наряду в архів, внутрішній опис складається з включенням особистих справ.

• Анкета, особовий листок з обліку кадрів.
• Резюме (або автобіографія ).
• Копії документів про освіту.
• Особисті документи співробітника.
• Довідки та інші документи, що підтверджують зміни анкетних даних працівника.
• Свідоцтво про укладення шлюбу.
• Копії всіх наказів про призначення, переведення, заохочення, відрядженнях, відпустках, звільнення.
• Обов'язково підписані з двох сторін: працівником і роботодавцем.
• Трудовий договір.
• Дані атестацій.
• Характеристики або рекомендаційні листи з минулого місця роботи.
• План кар'єрного росту.

Основні види документів, що утворюються в процесі діяльності підприємства:

• Управлінська документація.

  Це документи діяльність організації без яких, неможлива. До них відносяться планування діяльності, забезпечення матеріально-технічне, рішення адміністративно-господарських питань.

• Бухгалтерська та податкова документація.
• Зовнішні первинні документи - це документи, що надходять в організацію і виходили з неї. Наприклад, товарні накладні і акти, спрощено-передавальний документ. Вони варіюються від напрямку господарської діяльності підприємства.
• Внутрішні первинні документи - для внутрішнього обігу, пов'язані з господарською діяльністю організації та обчислення податків. До них відноситься облікова політика, плани рахунків, облік основних засобів, авансові звіти, акти звірок і т.д.
• Документи банку - рух безготівкових грошових коштів на розрахунковому рахунку організації. До них відносяться платіжні доручення, виписки з банку і т.д.
• Касові документи - рух готівкових грошових коштів. До них відносяться ПКО, РКО, авансові звіти за виданими грошовими коштами.
• Звітність до податкової і бухгалтерський баланс, різні звіти.
• Документи з обліку кадрів та оплати праці.

До документів з обліку кадрів відноситься штатний розклад, тарифні сітки, трудові книжки, трудові договори, організаційна структура, відомості по заробітній платі, накази по співробітниках і т. Д. Також свідоцтва про атестацію працівників, підвищенням кваліфікації, перенавчанням.

Спеціалізовані документи, пов'язані з виробничою діяльністю підприємства. До таких документів можна віднести будівельну та проектно-кошторисну.

Характеристика документів по терміну зберігання

Документи з обмеженим періодом зберігання:

• ПКО / ВКО.
• Квартальні бухгалтерські звіти.
• Документи по ревізії.
• Акти про взаємні розрахунки між організаціями.

Документи постійного зберігання:

• Накази за основним видом діяльності.
• Річні бухгалтерські баланси.
• Річні звіти по податках.
• Документи про переоцінку основ.фондов.
• Пов'язані з векселями.

Зберігання до відпадання потреби:

• Накази по співробітниках.
• Про нараховані податки.
• Договори страхування.
• Розрахункові рахунки співробітників.

На документах проставляється відмітка «ЕПК»

Зберігання до заміни новими документами:

• Бланки форм статистичної звітності в організаціях.
• Положення.
• Інструкції.

Відповідальність і штрафи

Згідно ФЗ «Про архівну справу РФ» за порушення порядку зберігання документації передбачена відповідальність (кримінальна, адміністративна, цивільно-правова). Під неї потрапляють керівники організації і задіяні в порушенні працівники, зокрема кадрові служби.

До порушень можна віднести:

• Знищення документа раніше терміну, якщо таке взагалі було допустимо.
• Втрата до терміну зберігання.
• Зберігання не в призначених місцях (в ящику столу замість сейфів для бухгалтерської документації).

Відповідальність залежить від ступеня порушення:

1. Цивільно-правова відповідальність. При втраті або з вини працівника сталася псування документації, він повинен відшкодувати збитки. Виражається в сплаті штрафу або неустойки.
2. Адміністративна відповідальність. Неправильне зберігання документації або знищення недозволених документов.Предусмотрен штраф від 300 руб. до 500 руб. При неправильному оформленні бухгалтерської звітності від 2000 руб. до 3000 руб. У разі неподання первинної документації за 1 податковий період - 10 000 руб., Більше 1 періоду - 30 000 руб. Якщо вищесказане послужило причиною зниження податкової бази - 20% від несплачених податків або більше 40 000 руб.
3. Кримінальна відповідальність. Умисне знищення документів - накладається штраф від 100 000 руб. або позбавлення волі до 2 років.

Таким чином, в статті були розглянуті питання, що зачіпають тривалості зберігання кадрових документів. Розглянули ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».

З яких документів складається особиста справа працівника. Дізналися, які документи слід зберігати постійно, а які обмежена кількість часу. У разі порушення даних термінів розглянули, яка відповідальність покладається на керівника організація і які штрафи накладаються.