Транспортний квиток: відшкодовуємо витрати і відображаємо НК

Отже, в центрі уваги цієї статті норма п.п. «А» п. 201.11 ПКУ , Що встановлює: транспортний квиток, який містить загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, крім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами, є підставою для відображення ПК без отримання податкової накладної.

Однак обмежитися тільки цією нормою не вийде. Адже сам по собі транспортний квиток (як і сама по собі податкова накладна) права на податковий кредит не дає - воно виникає тільки при здійсненні операції придбання ( п.п. «А» п. 198.1 ПКУ ), Яка в обов'язковому порядку повинна бути підтверджена відповідними первинними документами ( п. 44.1 ПКУ ). Тільки тоді, коли таке право виникло (операція придбання сталася), НК можна відобразити - тут вже без транспортного квитка не обійтися.

Загалом, пам'ятайте:

Факт придбання «проїзний» послуги буде підтверджено тільки тоді, коли платник визнає понесені працівником витрати і прийме рішення про їх відшкодування. А таке рішення буде прийнято тільки у разі, якщо всі необхідні підтверджуючі документи будуть надані. Так що право на податковий кредит по транспортному квитку буде підтверджено тільки при наявності документів, необхідних для визнання і відшкодування «проїзних» витрат.

Хоча виникнути «податково-кредитне» право може і раніше. Так, якщо платник самостійно оплачує вартість транспортного квитка зі свого поточного рахунку, то таке перерахування буде першою подією операції придбання. В такому випадку право на податковий кредит виникне вже на дату такого перерахування. Однак факт отримання «проїзний» послуги і в цьому випадку обов'язково повинен бути підтверджений документально. Інакше право на податковий кредит буде втрачено (докладніше на цьому зупинимося трохи пізніше).

Так що для початку давайте розберемося, які документи необхідні для визнання «проїзних» витрат та їх відшкодування працівникові.

Визнаємо і відшкодовуємо «проїзні» витрати

Ви, звичайно ж, знаєте: відшкодування витрат на проїзд працівникові - обов'язок роботодавця. її встановлює ст. 121 КЗпП . Але для того, щоб їх відшкодувати, працівник повинен надати документальне підтвердження того, що ці витрати дійсно були понесені. Перелік необхідних документів роботодавці-хозрасчетнікі визначають самостійно і фіксують його в Положенні про відрядження. Орієнтиром в цьому питанні може служити абзац третій п.п. «А» п.п. 170.9.1 ПКУ , Який встановлює перелік документів, при наявності яких сума відшкодованих витрат не вважається додатковим благом працівника, а відповідно не обкладається ПДФО і ВС .Учтіте:

Тому в Положенні про відрядження необхідність надання цих документів потрібно передбачити. До речі, ці ж документи є обов'язковими для відшкодування витрат бюджетниками ( п. 12 розд. II, п. 7 розд. III Інструкції № 59 ).

Зверніть увагу: для «неоподаткування» витрат по паперовому транспортному квитку ніякі додаткові документи не потрібні. А ось якщо квиток електронний, п.п. «А» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагає прикласти до нього посадковий талон і документ про оплату. Але справа в тому, що «добути» ці документи вийде далеко не завжди. А іноді вони і зовсім не потрібні. Тут все залежить від виду транспорту. Тому давайте розбиратися з кожним видом електронного квитка (ЕБ) окремо ...

Залізничний ЕБ. Для «неоподаткування» витрат по залізничному ЕБ досить тільки роздруківки цього квитка (див. БЗ 109.10). Відразу скажемо: це єдиний з усіх ЕБ, який удостоївся такої честі. Чим він заслужив прихильність контролерів?

По-перше, залізничний ЕБ точно так же, як і його паперовий родич, є розрахунковим документом - таким він названий в п. 5.6 розд. V наказу № 331/137 . Та й по Закону про РРО Розрахункові залізничного ЕБ цілком можна довести. Так, з визначення розрахункового документа, наведеного в ст. 2 Закону про РРО , Випливає, що розрахунковим можна вважати проїзний документ:

- встановленої форми і змісту;

- зареєстрований в установленому порядку РРО.

Відзначимо: звільнення від застосування РРО, передбачене п. 4 ст. 9 Закону про РРО , На ЕБ не діє, адже на них друкарським способом серію, номер і номінальну вартість ніхто не завдає.

За залізничного ЕБ і перше, і друге умова виконується. Його форма затверджена наказом № 331/137 . А п. 8.6 розд. VIII цього наказу встановлює, що дані підготовленого ЕБ заносяться в спеціалізований РРО.

По-друге, ця ж роздруківка буде і посадковим документом пасажира.

До речі, те, що для відшкодування витрат по залізничному ЕБ достатньо однієї його роздруківки, підказує і п. 12 розд. II Інструкції № 59 (Докладніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 55, с. 6 ).

Авіаційний ЕБ. Такий ЕБ оформляють з урахуванням Методичних рекомендацій № 37. Однак форма його не встановлена ​​і через РРО його ніхто не реєструє. Тому визнати авіаційний ЕБ розрахунковим документом не можна. А значить, до такого ЕБ обов'язково слід додати документ про оплату. Та й без посадочного талона тут не обійтися. Отримати його не складе труднощів. згідно п. 7 розд. Х Правил № 735 посадковий талон на літак видається пасажиру при реєстрації на рейс.

Податківці підтверджують, що для «неоподаткування» витрат на придбання авіаційного ЕБ, крім самої його роздруківки, необхідні також документ про оплату та посадковий талон (див. БЗ 103.17, 109.10).

Автобусний ЕБ. Питання застосування автобусних ЕБ на законодавчому рівні не врегульовано. Однак на практиці їх застосування досить поширене. Так, при придбанні автомобільного ЕБ пасажир отримує ваучер (бланк замовлення), який підтверджує здійснення оплати та резервування місця в автобусі. Але врахуйте: такий ваучер дає право на посадку в автобус тільки в тому випадку, якщо квиток купувався безпосередньо у перевізника. Якщо ж придбання здійснювалося через посередника, то сісти в автобус по ньому не вийде. Пасажиру доведеться обміняти його на звичайний паперовий квиток у касі автовокзалу (докладніше див. «Податки та бухгалтерський облік» 2015 року, № 70, с. 45 ). Так що визнавати витрати в такому разі ви будете за звичайним паперовим квитком. А значить, піклуватися про наявність посадкового талона та документа про оплату вам не доведеться.

Але врахуйте: отримати паперовий квиток доведеться також у разі, якщо посадка в автобус здійснювалася по ваучеру (ЕБ купувався у перевізника). Все тому, що посадковий талон на автобус отримати в такому випадку навряд чи вийде. А значить, повний комплект документів, необхідний для відображення витрат по автобусному ЕБ, буде відсутній. Тому єдиний вихід - і цей ваучер обміняти на паперовий автобусний квиток. Тоді витрати можна сміливо «неоподатковуваність» відшкодовувати працівникові.

«Водний» ЕБ. Тут ситуація схожа з автобусними ЕБ. З огляду на законодавчу неврегульованість порядку застосування «водних» ЕБ, підставою для неоподатковуваного відшкодування витрат працівникові може бути тільки традиційний паперовий квиток.

Загалом, як бачите, пакет документів, що підтверджують «проїзні» витрати, може бути різним у залежності від виду транспорту та форми квитка. Щоб закріпити сказане, підведемо підсумки в таблиці.

Документи, необхідні для відшкодування «проїзних» витрат

Вид транспорту

паперовий квиток

Електронний квиток

Залізничний

Оригінал транспортного квитка

Роздруківка електронного транспортного квитка

авіаційний

в даний час паперові квитки авіакомпаніями не використовуються

Роздруківка частини електронного квитка з вказаним маршрутом (маршрут / квитанція), посадковий талон, документ про оплату

Автомобільний

Оригінал транспортного квитка

не є підставою для неоподатковуваного відшкодування витрат

Водний

Такий же підхід повинен бути і до підтвердження «проїзних» витрат в разі, коли оплата за квиток здійснювалася безпосередньо з поточного рахунку роботодавця. До речі, в «податковоприбутковому» обліку ніякі коригування «проїзних» витрат не здійснюються.

Якщо загублений залізничний або автобусний квиток, то відновити їх (отримати дублікати), на жаль, не вдасться. За залізничним квитках про це сказано в п. 2.45 розд. 2 Правил № 1196 . А по автобусним - в п. 41 Правил № 176 .

А ось якщо загублений авіаквиток - можна спробувати його відновити. Така можливість передбачена главою 2 Правил № 735 . Правда, послуги з оформлення дубліката можуть бути платними.

Ось ми і розібралися з документами, які необхідні для визнання придбання «проїзний» послуги. Саме час повернутися до вимог пп. «А» п. 201.11 ПКУ і поговорити про те, яким умовам повинен відповідати сам транспортний квиток, для того щоб по ньому можна було сміливо відображати ПК.

Транспортний квиток для НК

Для того, щоб відобразити ПК на підставі транспортного квитка, він в обов'язковому порядку повинен містити:

- загальну суму платежу;

- суму податку;

- податковий номер продавця (крім тих, форма яких затверджена міжнародними стандартами).

врахуйте:

Так що якщо квиток підтверджує міжнародне перевезення, то наявність податкового номера продавця в ньому необов'язково. А ось сума ПДВ все одно повинна бути вказана (БЗ 101.14).

Тут знову-таки все залежить від виду ЕБ. Якщо це залізничний ЕБ, то ні документ про оплату, ні посадковий талон для відображення ПК не потрібен. А ось відобразити ПК з авіаційного ЕБ без посадочного талона та / або документа про оплату можна. З автобусними і «водними» ЕБ та ж історія - потрібен повний комплект документів. Але оскільки зібрати його, швидше за все, не вийде, правом на податковий кредит за цими видами ЕБ скористатися не вдасться.

Можна, можливо. Тому що такий фіскальний чек є транспортним квитком, форма якого затверджена додатком 6 до наказу № 503 (пор. 025069200). Таку форму застосовують при реалізації квитків автостанціями. Так що для відображення ПК за таким документом слід керуватися п.п. «А» п. 201.11 ПКУ . А він ніяких сумових обмежень не встановлює.

Дата «квиткового» НК

Ми вже відзначали, що право на податковий кредит по транспортному квитку виникає тільки при здійсненні операції придбання «проїзний» послуги. При цьому датою віднесення сум податку до ПК (згідно п. 198.2 ПКУ ) Є дата першої з подій за такою операцією:

- дата списання коштів;

- дата отримання «проїзний» послуги.

Але оскільки без попередньої оплати пасажира ніхто не повезе, то першою подією в даному випадку завжди буде списання коштів.

Пам'ятайте також: нарахування ПК відбувається незалежно від того, почала така послуга використовуватися в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності і здійснював платник взагалі оподатковувані операції у відповідному періоді ( останній абзац п. 198.3 ПКУ ).

Але ось відобразити ПК без наявності зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної, митної декларації або іншого документа, передбаченого п. 201.11 ПКУ , Не можна ( п. 198.6 ПКУ ).

Так що відобразити «квитковий» НК платник має право тільки тоді, коли виконані обидві умови:

1) перша подія (списання коштів) по операції придбання «проїзний» послуги відбулося (і цей факт документально підтверджений);

2) транспортний квиток є в наявності і його зміст відповідає вимогам п.п. «А» п. 201.11 ПКУ .

Тільки при виконанні цих двох умов на дату першої події по операції придбання платник має право відобразити ПК.

Але коли ж ці умови будуть виконані? Тут все залежить від того, яким чином був придбаний транспортний квиток.

Якщо СХ купує квиток самостійно. В такому випадку оплата здійснюється з банківського рахунку платника. Саме ця подія і буде першим по операції придбання «проїзний» послуги. Підтверджено воно буде платіжним дорученням, а також випискою банку. Однак відобразити ПК платник зможе тільки тоді, коли в його розпорядженні виявиться транспортний квиток. Якщо квиток паперовий, то його він отримає тільки після повернення працівника з відрядження - при наданні авансового звіту. А ось якщо квиток електронний, то він цілком може бути отриманий платником відразу ж при здійсненні оплати. Тоді на цю ж дату у нього виникне право відобразити ПК. Але врахуйте: тільки залізничний ЕБ (його роздруківка) сам по собі дає право на податковий кредит. Тому відобразити ПК в цей момент можна тільки по залізничному ЕБ. Для відображення ПК з авіаційного ЕБ необхідний посадковий талон, а він буде отриманий тільки при затвердженні авансового звіту. Значить, тільки тоді можна буде відбити і НК. Автобусний та «водний» ЕБ права на податковий кредит взагалі не дають.

Запам'ятайте також: навіть якщо НК по залізничному ЕБ відображений ще до затвердження авансового звіту, отримання транспортної послуги (друга подія по операції придбання) все одно має бути підтверджений авансовим звітом. Адже якщо цього не відбудеться, суму передоплати необхідно буде утримати з працівника і вона втратить свій ПДВшний статус. Так що платнику доведеться відкоригувати відбитий по передоплаті «квитковий» НК на підставі бухгалтерської довідки.

Якщо кошти на покупку квитка видані працівникові під звіт. В такому випадку операція придбання «проїзний» послуги буде підтверджена тільки тоді, коли працівник відзвітує про витрачені кошти. Адже сам факт видачі авансу таку операцію зовсім не підтверджує. Тому і відобразити ПК можна буде тільки на дату затвердження звіту (а не на дату документа, що підтверджує перша подія по операції придбання «проїзний» послуги). Звичайно ж, теж тільки при наявності транспортного документа.

А якщо працівник придбав електронний квиток і передав його ще до надання звіту?

Відобразити ПК на підставі такого електронного документа до затвердження звіту все одно не можна. Адже операція придбання на цю дату ще не підтверджена.

Якщо працівник придбав квиток за власні кошти. Тут ситуація та ж, що і при придбанні за рахунок підзвітних коштів - операція придбання визнається тільки на дату затвердження авансового звіту. А переданий «заздалегідь» електронний квиток факт отримання «проїзний» послуги не підтверджує, тому права на податковий кредит не дає.

Аналогічної позиції дотримуються і податківці. Вони кажуть: оскільки документи, які підтверджують витрати, понесені підзвітною особою під час відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента, подаються разом зі звітом про використання коштів, то датою формування ПК є дата формування авансового звіту (див . БЗ 101.14, а також лист ДФСУ від 09.06.2015 р № 11999/6 / 99-99-19-01-01-15 на с. 29).

Касовий метод і дата НК. У платників, які застосовують касовий метод податкового обліку, право на податковий кредит завжди виникає на дату списання коштів з банківського рахунку (видачі з каси) або надання інших видів компенсації вартості поставлених їм (або тих, які підлягають поставці) товарів / послуг ( п.п. 14.1.266 ПКУ ). Тому, в разі, коли квиток купується самостійно підприємством або працівником за рахунок виданих йому підзвітних коштів, дата НК буде тією ж, що і у платників, які працюють за правилом «першої події». Адже трата грошей в цих випадках від отримання транспортної послуги не відстає.

А от у випадку, коли працівник купує квиток за власні кошти, ситуація цікавіше. Яку дату вважати датою надання компенсації постачальника послуг? З одного боку, компенсація йому (постачальнику) надана на дату документа, що підтверджує оплату. З іншого боку, підприємство до такої компенсації ніякого відношення не має - ці витрати поніс працівник за рахунок власних коштів. На наш погляд, право на податковий кредит у платника-кассовіка виникне тільки тоді, коли витрати працівника будуть відшкодовані. Адже тільки тоді можна з упевненістю сказати про те, що касове подія для платника відбулося.

Чи працює правило «365 днів»?

У разі якщо платник не відобразив НК в тому періоді, в якому на нього виникло право, то він може зробити це протягом 365 календарних днів. Це правило встановлює абзац четвертий п. 198.6 ПКУ . але

Про це в зазначеному абзаці сказано прямо. А ось на «квитковий» НК це правило не діє. Так що включити до ПК суми ПДВ по транспортному квитку можна тільки в тому періоді, в якому на нього виникло право. Тому відображати «квитковий» НК в поточних деклараціях наступних періодів можна.

Однак, якщо ви раптом випадково не врахували суму «квиткового» НК вчасно, але виявили це протягом строків давності, розрахованих за правилами з ст. 102 ПКУ , Не переживайте, все ще можна і навіть потрібно виправити ( п. 50.1 ПКУ ). Для цього достатньо просто подати уточнюючий розрахунок до помилкового періоду і доотразіть забутий НК. Підтверджують цю можливість і податківці (див. БЗ 101.14 на с. 29).

Якщо квиток придбаний у посередника

Ми вже відзначали, що транспортний квиток може бути придбаний не тільки у перевізника, а й у посередника. Які правила ПДВ-оподаткування діють в цьому випадку? Чи проходить сума ПДВ по транспортному квитку через ПДВ-облік такого посередника? Або право на податковий кредит по транспортному квитку має тільки споживач «проїзний» послуги?

Податківці роз'яснили: вартість квитка в ПДВ-обліку посередника не відбивається. А НК по ньому має право відобразити тільки платник, який безпосередньо скористався послугами перевезення. Обгрунтування такого висновку наступне: послуга з перевезення надається пасажиру самим перевізником, проїзний документ за своєю суттю є договором на перевезення, що укладається між перевізником і пасажиром, а тому не може бути об'єктом договору між іншими учасниками процесу оформлення замовлення на продаж проїзних документів (див. лист ДФСУ від 01.09.2015 р № 18663/6 / 99-99-19-03-02-15, БЗ 101.28). Аналогічний висновок містить і більш старий лист ДПСУ від 18.01.2012 р № 1142/6 / 15-3415-26. тому

Правда, справедливості заради відзначимо, що висловлювали податківці і іншу точку зору. Так, в листі ДПАУ від 29.04.2011 р № 8248/6 / 16-1515-26 сказано: підставою для відображення податкового кредиту з ПДВ платниками цього податку (безпосередніми замовниками, посередниками або агентами) є електронний авіаквиток. Але сьогодні, очевидно, ця позиція вже не актуальна.

складаємо реєстр

Ви, звичайно ж, знаєте, що з січня 2015 року в ПКУ відсутня норма, яка зобов'язує платника вести реєстр виданих та отриманих податкових накладних. Однак реєстр документів, зазначених в пп. «А» - «в» п. 201.11 ПКУ , Він вести зобов'язаний. Про це свідчить п. 201.11 1 ПКУ. При цьому окрема форма такого реєстру законодавчо не встановлена. Тому платник має право вести його в довільній формі. У той же час для цих цілей може бути використана і Форма реєстру, затверджена наказом Міндоходов України від 22.09.2014 р № 958. У будь-якому випадку, пам'ятайте: до контролюючого органу такий реєстр не подається (див. лист ДФСУ від 17.02.2015 р № 5292/7 / 99-99-19-03-02-17 , БЗ 101.18).

Висновки

• НК по транспортному квитку підтверджений тільки тоді, коли надані всі документи, необхідні для визнання / відшкодування «проїзних» витрат.
• НК по транспортному квитку може бути відображений тільки в тому періоді, в якому на нього виникло право, - правило «365 днів» не діє.
• Платник зобов'язаний вести реєстр документів, зазначених в пп. «А» - «в» п. 201.11 ПКУ .