- Для чого потрібна
- Що говорить закон
- існуючі бланки
- Актуальність на 2018 рік
- Грамотне ведення і зберігання ТК
- Правила заповнення ТК
- оформлення граф
- Окремі питання робочих моментів
Кадровий облік будь-якої фірми або індивідуального підприємця не обходиться без оформлення на працівників трудових книжок. При цьому існують правила заповнення трудової книжки.
Крім того, відділу управління персоналом юридичної особи необхідна інструкція з ведення трудових книжок, яку потрібно знати, щоб не допускати помилок.
Для чого потрібна
У кожної людини, який працевлаштувався офіційно на своєму основному робочому місці більше 5 днів повинен бути внесений запис в трудову книжку. У співробітників організації або ІП, прийнятих вперше, ведення трудових книжок стартує не пізніше 7 діб з моменту їх працевлаштування.
Ведення трудових книжок і записи в них фіксують:
- первісну дату робочої діяльності;
- юрособа або ІП, є роботодавцями;
- всі переклади співробітника на інші місця в фірмі або в структурні підрозділи, підвищення, нагороди, заохочення і т.п .;
- причини звільнення.
Таким чином, можна порахувати наявний стаж у громадянина, побачити позитивні і (або) негативні якості щодо його праці.
Важливо! Книга з відмітками про місця працевлаштування - це перший і самий основний документ для обчислення майбутньої пенсії громадянина, обчислення його загального стажу роботи. Завантажити для перегляду і друку:
Постанова Держкомітету СРСР по праці і соцпитань від 20 липня 1984 N 213 «Про затвердження типових правил внутрішнього трудового розпорядку»
Зразок трудової книжки
Що говорить закон
Правила ведення трудових книжок мають нормативне підкріплення. Так, законодавчі акти, які регулюють дане питання наступні:
- Кодекс про працю РФ. Він наказує обов'язок роботодавця знати правила ведення і зберігання трудових книжок.
- Кодекс про адміністративні правопорушення, що встановлює заходи і межі відповідальності за різні порушення нормативів і законів в області діловодства відділів управління персоналом.
- Постанова про трудові книжки:
- стверджує бланк трудової книжки і вкладиша до неї;
- містить правила заповнення даного документа.
- Інструкція щодо заповнення трудової книжки. Вона встановлює:
- чіткий порядок заповнення трудової книжки;
- інформацію та дані необхідні для внесення;
- правильне і грамотне виправлення виявлених помилок.
Завантажити для перегляду і друку:
Трудовий кодекс Російської Федерації від 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. Від 18.06.2017)
Кодекс РФ про адміністративні правопорушення від 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. Від 07.06.2017) (з ізм. І доп., Вступ. В силу з 01.07.2017)
Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 (ред. Від 25.03.2013) «Про трудові книжки»
Постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 N 69 (ред. Від 31.10.2016) «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок»
існуючі бланки
У Росії трудові книжки зазнали безліч змін. У 2018 році існує кілька діючих зразків:
- кінця тридцятих років 20-го століття;
- 73-го року попереднього століття;
- 2003 року;
- 2004 року - останній зразок.
Увага! На роботодавців лежить сувора обов'язок брати в штат громадян з будь-яким видом трудової книжки, а кадрові працівники повинні заповнювати їх. При цьому поміняти більш ранні зразки на нові не можна.
Виняток становлять лише факти пропажі. В цьому випадку громадянам видається дубльований варіант.
Якщо прийняття працівника перший раз відбувається вже після 2004 року, то він повинен подати трудову книжку нового зразка.
Актуальність на 2018 рік
Багатьох громадян в 2018 році хвилює питання про актуальність ведення трудових книжок на підприємствах малого та середнього підприємництва. Дані документи обов'язково повинні існувати в організації такої форми діяльності.
Деякі зміни торкнулися лише мікропідприємств. Такі компанії можуть розраховувати на спрощення кадрової політики, шляхом скорочення кількості документації.
Увага! Це ніяк не впливає на документацію працівників - порядок ведення трудових книжок залишається однаковим і єдиним для всіх роботодавців.
Незмінним залишається і законне право працівника отримати свою трудову книжку за своїм письмовою заявою. Можливо надання витягу в розгорнутому вигляді. А при розірванні контракту між трудящим і підприємством, книжка обов'язково повинна бути передана його господареві.
Встановлено і термін для даної дії - 3 дні.
Грамотне ведення і зберігання ТК
Перед тим як почати набір співробітників, роботодавець повинен обов'язково організувати на своєму підприємстві умови для зберігання всіх кадрових документів.
Інструкція з ведення трудових книжок містить положення про те, що вони повинні бути здані на зберігання туди, де немає доступу для сторонніх неуповноважених осіб організації. Цим приміщенням найчастіше є відділ кадрів.
Однак роботодавець може передбачити й інше місце зберігання. При цьому повинен бути призначений відповідальний співробітник.
Призначення відповідальної особи оформляється в обов'язковому порядку наказом, з яким працівник знайомиться і робить відповідну позначку власноруч. Дана папір може бути затребувана при перевірці організації уповноваженими органами.
В іншому випадку відсутність наказу загрожує неприємними штрафами.
Термін зберігання ТК - не менше 50 років.
Правила заповнення ТК
Трудові книжки заповнюються на підставі наступних документів:
- наказ, яким оформляється прийом на роботу нового співробітника;
- паспорт працівника. Можливе надання і іншого документа, що ідентифікує особу людини;
- документи про отримання та професії і відповідної освіти (дипломи, атестати, сертифікати тощо.).
Існують і певні вимоги, встановлені правилами заповнення трудової книжки:
- все ведення здійснюється російською мовою;
- при прописуванні дат використовуються тільки арабські цифри (1,2,3 і т.д.);
- чорнило можуть бути чорного кольору, стандартного синього і фіолетового відтінку. Ручка може бути гелевою, пір'яний або пір'яний. А також стійкою до світла і вологи;
- записи вписуються максимально акуратно;
- виправлення не допускаються (шляхом закреслення, стирання, замазування тощо.);
- не можна скорочувати слова;
- з усіма новими даними в документації співробітник повинен ознайомитися під розпис в особистій картці встановленої формі.
Важливо! Якщо необхідно виправити ту чи іншу запис у трудовій, то потрібно здійснити запис під таким порядковим номером з відміткою про те, що попередній запис є недійсною і вносяться правильні відомості.
Інформація про військову службу може бути вказана в трудовій книжці. А ось преміальні не підлягають внесенню.
оформлення граф
Графи оформляються так:
- слід починати заповнення з третьої графи. Вона містить дані про компанію-роботодавця. Інформацію можна внести власноруч. Допускається проставлення спеціального друк або штампа з даними підприємства. Кадровий співробітник вказує посаду працівника і підрозділ, в якому він буде здійснювати свою трудову діяльність;
- працевлаштування в офіційний, документально оформлений філія, то вказівка головної компанії є обов'язковою умовою;
- черговий номер вказується в графі під номером один. Нумерація повинна бути наскрізною;
- Початок робіт повинно відповідати даті наказовій документації і записуватися в стовпець під номером два;
- четверта графа існує для проставлення в ній відомостей про наказ про прийом.
Крім того, в книзі про трудову діяльність людини робиться відмітка про наявний вкладиші. Він потрібен, якщо в кадровому документі вже немає вільного місця для здійснення подальших записів.
Окремі питання робочих моментів
Зазвичай, праця за сумісництвом не фіксується в паперах працівника. Але за бажанням працівника дана інформація може бути і зафіксована. Даний запис здійснюється співробітник-кадровиком за основним місцем роботи.
Важливо! Для цього необхідно надати роботодавцю офіційний папір, що засвідчує факт роботи ще на іншому підприємстві.
При завершенні відносин з одним роботодавцем, відповідна відмітка робиться в трудовій в повній відповідності з законом. Формулювання повинні чітко йому відповідати. Крім того, випускається наказ, де вказується дата звільнення і причина розірвання трудового договору. Дані наказу (номер, день, місяць, рік) прописуються в обов'язковому порядку.
Подивіться відео про трудову книжку