- Хто розробляє штатний розклад
- Навіщо потрібно штатний розклад
- Як скласти штатний розклад: покрокова інструкція
- Питання з практики
- Як затвердити штатний розклад
- Як виглядає штатний розклад: зразок заповнення
- Графи, які потрібно заповнити
- Як внести зміни до штатного розпису
- Що потрібно відображати в документі
- Що робити, якщо потрібно прийняти новачка на посаду, яку змінюють
Дізнайтеся, як скласти і затвердити розклад організації, а також внести в документ необхідні зміни, не порушуючи закон. Покрокова інструкція, рекомендації щодо заповнення форми Т-3 і заповнений зразок - в статті.
Скачайте популярний документ по темі. Інші зразки шукайте в статті!
Хто розробляє штатний розклад
Штатний розклад підприємства відображає його структуру, кадровий склад, чисельність персоналу та оклади за всіма посадами. Відноситься до числа умовно обов'язкових нормативних документів: з одного боку, Трудовий кодекс РФ не вимагає складати штатний розклад, з іншого боку, є вагомі аргументи на користь його оформлення.
Навіщо потрібно штатний розклад
Виходячи з штатного розкладу, визначається кількість співробітників, необхідних організації для закриття посадових позицій, і розмір бюджету на утримання персоналу; підтверджується собівартість продукції.
До нього ж звертаються при оцінці трудової завантаження підрозділів або окремих співробітників, розробці та уточненні посадових інструкцій, вирішенні стратегічних кадрових питань.
Формування штатного розкладу зазвичай доручається кадровику або діловоду, іноді - головному бухгалтеру.
Увага! Федеральні державні установи оформляють «штатка» в обов'язковому порядку (див. Положення, затверджене постановою Уряду РФ №583 від 5.08.2008), а регіональні - згідно з нормами, встановленими місцевими органами влади.
Читайте в «Системі Кадри»:
Як скласти штатний розклад: покрокова інструкція
Штатний розпис містить інформацію про кадрову структуру організації, в тому числі про вакантні позиції. При розробці документа не плутайте його з штатною розстановкою, яка, найчастіше, відображає лише зайняті штатні одиниці із зазначенням ПІБ, табельних номерів та інших відомостей про конкретних співробітників, які їх займають.
Дійте за інструкцією:
Крок 1. Виберіть форму. Можна використовувати уніфікований бланк Т-3 або розробити власну форму, доповнену і адаптовану до потреб конкретної компанії (Закон №402-ФЗ від 6.12.2011, лист Мінфіну Росії №ПЗ-10/2012 від 4.12.2012).
Крок 2. Вкажіть структурні підрозділи, в тому числі відокремлені - філії і представництва. Переконайтеся, що в документі відображені всі наявні в організації служби, відділи, цехи, дільниці та інші структурні підрозділи. Що саме слід враховувати як окремий підрозділ, зазначено в постанові Пленуму Верховного суду РФ №2 від 17.03.2004.
Крок 3. Визначте штатну чисельність. Враховуйте галузеві та міжгалузеві норми по праці, а також структуру, сферу діяльності і функції компанії. Щоб на підставі актуальних нормативів визначити чисельність персоналу, застосовується проста формула:
Крок 4. Вкажіть найменування посад: вони повинні відповідати трудовим функціям співробітників (ст. 57 ТК РФ). Якщо вказуєте вакантні посади, прийом на які буде відкритий через кілька місяців або років, раз на місяць повідомляйте про них в службу зайнятості населення (див. Закон №1032-1 від 19.04.1991).
Крок 5. Вкажіть кількість штатних одиниць по кожній посаді. Кількість штатних одиниць не обов'язково повинно відображатися в цілих числах. Наприклад, можна передбачити 0,5, 0,7 штатної одиниці.
Крок 6. Відобразіть розміри окладів (тарифних ставок). У документі вказується місячна зарплата по кожній посаді з урахуванням всіх належних надбавок в рублевому численні. Іноді вказати зарплату в рублях неможливо - наприклад, якщо встановлена годинна тарифна ставка. В цьому випадку прописується розмір годинної ставки і в графі «Примітки» треба вказати, що встановлена годинна тарифна ставка.
Крок 7. Підпишіть і затвердите документ. Заповнений бланк завірте підписом особи, відповідальної за кадровий облік, і головного бухгалтера, а потім передайте на затвердження керівнику організації.
Питання з практики
Як правильно писати в офіційних документах: згідно «штатного розкладу» або «штатним розкладом»?
Правильний варіант - згідно зі штатним розкладом
Після прийменника «згідно» завжди ставиться слово в давальному відмінку (відповідає на питання кому? Чому?). Використання родового відмінка, яким, на жаль, часто грішать кадровики і діловоди, в даному випадку порушує норми російської мови.
★ Щоб без помилок оформляти реквізити кадрових документів за новим ГОСТом , Ознайомтеся з рекомендаціями «Системи Кадри».
Як затвердити штатний розклад
Документ, завірений підписами начальника відділу кадрів і головного бухгалтера, затверджується керівником компанії. Видайте наказ у довільній формі, дотримуючись вимог ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Детальніше про правила грамотного оформлення читайте в статті « Наказ про штатний розклад ».
Наказ про затвердження штатного розкладу (фрагмент)
Закон не вимагає знайомити персонал до штатного розкладу або наказом про його затвердження. Однак така норма може передбачатися колективним договором або внутрішніми правилами компанії (див. Лист Роструда №ПГ / 4653-6-1 від 15.05.2014).
Щоб не виникало плутанини, пропишіть порядок затвердження в локальних актах: хто підписує штатний розклад, видається чи окремий наказ, кому делегується право підпису, якщо відповідальна посадова особа відсутня, і т.д.
Читайте в журналі «Кадрове справа»:
Як виглядає штатний розклад: зразок заповнення
Роботодавець сам вирішує, що взяти за основу - уніфіковану форму Т-3 або власний бланк.
На практиці частіше використовується саме уніфікована форма, оскільки всі необхідні реквізити в ній є, а порядок заповнення детально роз'яснюється в постанові Держкомстату №1 від 5.01.2004 та інших рекомендаціях, затверджених уповноваженими органами.
Спочатку заповніть «шапку». Впишіть відомості про компанії, реєстраційний номер і дату складання документа, а також встановити проміжок його дії. Часто «штатка» складається на рік, але можна встановити і інший термін або ж не обмежувати термін дії документа. Потім переходите до заповнення основної частини, оформленої у вигляді таблиці.
Читайте в журналі «Кадрове справа»:
Графи, які потрібно заповнити
- Найменування підрозділу. Чітких правил перерахування підрозділів не існує, але з урахуванням сформованої практики вони вказуються в порядку підлеглості: спочатку адміністративний відділ, в який входить керівництво компанії, а потім всі інші.
- Код підрозділу. Також відображає порядок підпорядкованості: керівному відділу присвоюється код 01, бухгалтерії - 02, і так далі. Якщо до складу великого відділу входять більш дрібні, код може складатися з цифр, між якими ставиться крапка. Наприклад, фінансовий департамент позначається кодом 02, а що входять до його складу бухгалтерія та економічний відділ - кодами 02.1 і 02.2 відповідно.
- Посада (спеціальність, професія), розряд або клас (категорія), кваліфікація. Вказується в називному відмінку, без скорочень і приставок «в.о.» або «т.в.о.».
Закон не забороняє використовувати латинський алфавіт, вписуючи позиції в штатний розклад: приклад - «HR-менеджер», «IT-фахівець». Але все записи в трудових книжках повинні бути російською мовою, як того вимагають правила, затверджені постановою Уряду РФ №225 від 16.04.2003. Щоб назви посад у трудових книжках, договорах і штатному розкладі в точності збігалися, використовуйте формулювання «менеджер по персоналу», «системний адміністратор» і т.д. Можна додавати до них категорії «молодший», «провідний», «головний» і «старший», щоб відобразити обсяг і характер посадових повноважень.
Найменування посад вказуйте з урахуванням профстандартів або кваліфікаційних довідників, якщо мова йде про роботу, пов'язану з наданням пільг або наявністю обмежень. Експерт журналу «Кадрове справа» розповість, за які назви посад тепер оштрафує ГИТ
- Кількість штатних одиниць. Щоб у ГИТ не було претензій до роботодавця, вказуйте точну кількість одиниць по кожній посаді, а якщо приймаєте на роботу персонал понад норму, корегуйте штатний розклад. неповні одиниці вказуйте в частках, наприклад, 0,5 або 0,75.
- Тарифна ставка (оклад). При почасовка вкажіть вартість однієї години роботи, а в графі 10 напишіть «погодинна оплата праці». Якщо фіксованого показника немає, наприклад, зарплата нараховується за відрядною або безтарифної системи , Ставте прочерк, а в графі 10 вкажіть, яку саме систему оплати праці застосовує роботодавець. Встановлювати так звану вилку окладів (від мінімального до максимального) не рекомендується. Це можна тільки за умови, що різниця в оплаті праці обумовлена відмінностями в розрядах або кваліфікації співробітників (ст. 143 ТК РФ), але вилка окладів, швидше за все, викличе претензії у перевіряючих органів.
- Надбавки. Наприклад, можуть встановлюватися надбавки за вчений ступінь. Вони виплачуються науковим і педагогічним працівникам за кандидатську або докторську ступінь. Або надбавки за роботу в шкідливих умовах. Всі постійні надбавки треба відобразити в штатному розкладі.
- Підсумковий розмір щомісячної виплати. Прописується для кожної посади і являє собою суму виплат, зазначених у графах 5-8. Якщо даний показник заповнити не можна, наприклад, в ситуації коли встановлена годинна тарифна ставка або застосовується відрядна система оплати праці, графа залишається незаповненою.
- Примітки. У цю графу вносяться характеристики застосовуваних систем оплати праці з посиланнями на відповідні нормативні акти, правові підстави для виплати регіональних надбавок та інші уточнення.
Нижню, підсумковий рядок таблиці заповнюйте в останню чергу. Тут відображається загальна кількість штатних одиниць і розмір місячного фонду заробітної плати.
Штатний розклад (приклад заповнення)
Як внести зміни до штатного розпису
Зміна штатного розкладу оформляється двома способами. Якщо поправки носять одиничний характер, видайте письмовий наказ про внесення змін в документ, якщо масовий - затвердите «штатка» в новій редакції. Зробити це можна в міру необхідності (див. Лист Роструда №428-6-1 від 22.03.2012).
Що потрібно відображати в документі
Скорочення чисельності або штату працівників, розформування або створення структурних підрозділів, перейменування посад, підвищення зарплат, скасування надбавок та інші значущі зміни слід відображати в штатному розкладі. Але ці кадрові процедури вимагають спеціального оформлення.
Увага! Внесення змін до штатного розпису має супроводжуватися зміною трудового договору кожен раз, коли зачіпаються умови праці: назва посади, яку займає співробітником, порядок розрахунку зарплати, розмір надбавки.
Що робити, якщо потрібно прийняти новачка на посаду, яку змінюють
Як бути, якщо в період коригування розкладу потрібно прийняти нового співробітника на посаду, в яку вносяться зміни? Ситуація непроста.
Якщо в організації немає інших працівників, які займають дану посаду, як можна швидше внесіть зміни і тільки потім оформляйте працевлаштування новачка. Якщо на цій же посаді працюють інші співробітники, доведеться враховувати їх права та інтереси.
У роботодавця є три варіанти:
Варіант №1. Прийняти новачка на поточні умови і вказати в трудовому договорі, що з певної дати вступлять в силу заплановані зміни, що стосуються умов праці або його оплати. Це не суперечить статті 72 ТК РФ.
Варіант №2. Попросити здобувача почекати, поки вступлять в силу зміни в трудових договорах з іншими співробітниками і новий штатний розклад.
Варіант №3. Чи не вносити зміни в існуючі посади, а вводити нові, щоб приймати новачків і переводити раніше прийнятих співробітників (не раніше, ніж закінчиться термін попередження про зміну умов праці ) На новостворені позиції.
висновок
Прийміть штатний розклад, щоб документально закріпити структуру і кадровий склад організації. Використовуйте уніфіковану форму Т-3 або розробіть бланк самостійно. При заповненні дотримуйтеся вимог чинного законодавства: всі суми прописуйте в рублях, не встановлюйте вилки зарплат, включайте до штатного розпису всі посади - в тому числі дистанційні, надомні, з неповною ставкою. Якщо в «штатка» є вакантні позиції, не забувайте повідомляти про них в службу зайнятості.
Чому?