- 4 причини розробити посадову інструкцію секретаря-діловода
- 4 причини розробити інструкцію секретаря-діловода
- Хто затверджує інструкцію
- Що включити в посадову інструкцію секретаря-діловода
- Структура посадової інструкції секретаря-діловода
- Як внести зміни до посадових інструкцій
- Що врахувати при складанні посадової інструкції
Розповімо, навіщо потрібна посадова інструкція секретаря, що сполучає обов'язки діловода. Підкажемо, що повинен містити документ.
Скачайте корисні документи:
4 причини розробити посадову інструкцію секретаря-діловода
Секретар і діловод - це різні професії. Кожна з них передбачає виконання специфічних завдань і обов'язків. На великих підприємствах, секретар і діловод включені до штатного розпису як окремі одиниці. У невеликій компанії поєднувати ці обов'язки може одна людина, посаду якого в штатному розкладі буде називатися «секретар-діловод».
В цьому випадку весь обсяг роботи виконує одна людина на постійній основі. Це означає, що перелік обов'язків секретаря-діловода повинен бути обговорений в одному документі, наприклад, в трудовому договорі.
Але і для самого співробітника, і для роботодавця буде набагато зручніше, коли функціонал, права і обов'язки такого універсального фахівця будуть затверджені посадовою інструкцією секретаря-діловода.
Рівні кваліфікації фахівців з ДОУ і їх трудові функції
Завантажити таблицю повністю
Посадова інструкція не входить в число тих документів, наявність яких Трудовим кодексом встановлено як обов'язкове.
4 причини розробити інструкцію секретаря-діловода
- Це дозволить висвітлити всі питання, що стосуються роботи секретаря-діловода, в одному документі.
- Посадову інструкцію можна оперативно змінити і доповнити, не питаючи на це згоди самого фахівця і не оформляючи ці коригування додатковою угодою.
- Підпис фахівця в листі ознайомлення з посадовою інструкцією - законна підстава вимагати від нього виконання всіх положень цього документа.
- І працівник, і роботодавець завжди можуть довести свою правоту, посилаючись на положення посадової інструкції секретаря-діловода, в разі виникнення конфлікту або трудового спору.
Хто складає посадову інструкцію секретаря-діловода
У загальному випадку розробкою таких локальних регламентів як посадові інструкції займаються начальники відповідних структурних підрозділів. І, якщо на підприємстві створено відділ секретаріату, інструкцію повинен розробляти керівник цього відділу.
У невеликій компанії, де секретар-діловод знаходиться в прямому підпорядкуванні директора, цю роботу, як правило, доручають співробітнику або керівнику кадрової служби. При цьому посадова інструкція секретаря-діловода, зразок або проект документа повинна бути узгоджена з керівником кадрової та юридичної служби, відділу праці і зарплати.
Хто затверджує інструкцію
Щоб посадова інструкція секретаря-діловода стала юридично значущим документом і її вимоги були обов'язковими для виконання, документ потрібно затвердити.
Затвердження інструкції відбувається одним із двох способів:
- У реквізитах документа прописують «Стверджую», а також вказують посаду співробітника, що має відповідні повноваження. Керівник ставить там свій підпис.
- Видають наказ про затвердження та введення в дію посадової інструкції секретаря-діловода.
Наказ про затвердження посадової інструкції
завантажити зразок
Що включити в посадову інструкцію секретаря-діловода
Універсального формуляра для посадових інструкцій в законодавстві немає. У практиці застосування таких документів вже склалися певні вимоги до структури та змісту цього регламенту. Вони універсальні, але роботодавець має право додати або об'єднати якісь розділи, адаптувати положення до посадової інструкції секретаря-діловода до організаційної специфіки підприємства.
Наприклад, посадова інструкція секретаря-діловода може регламентувати тільки якесь одне з напрямків діяльності. Так, секретар може відповідати виключно за обробку вихідних або вхідних документів.
Посадова інструкція секретаря-діловода
завантажити зразок
Істотно полегшить складання посадової інструкції використання нормативних документів, таких, як «Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців», профтандарти «Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією» і «Спеціаліст з управління документацією організації». Завантажити ці документи ви можете на початку статті >>
Структура посадової інструкції секретаря-діловода
Розглянемо структуру цього документа по тим розділам, які рекомендується включити в нього:
- загальні положення
У цьому розділі слід вказати повне найменування посади відповідно до найменування в штатному розкладі. Крім цього, перерахувати завдання і цілі, для виконання яких створено посаду. Як правило, в розділ включають перелік нормативних актів і документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.
- Кваліфікаційні вимоги до посади секретаря-діловода
Ці вимоги можна викласти в окремому розділі або включити їх готельним пунктом в попередній розділ. Вимоги до досвіду, освіті й кваліфікації з урахуванням складності виконуваної роботи наведені і в Кваліфікаційний довіднику, і в ПРОФСТАНДАРТ.
- Посадові обов'язки
Детально ці обов'язки викладені в ПРОФСТАНДАРТ. Експерти рекомендують розбити їх функції щодо основних напрямів діяльності, наприклад:
- ведення документообігу;
- первинна обробка внутрішньої, вхідної та вихідної кореспонденції;
- диспетчеризація телефонних дзвінків;
- контроль за проходженням документопотоков і своєчасним виконанням документів;
- організація поточного і архівного зберігання документів компанії.
- Права і відповідальність
У цьому розділі необхідно обмежити зони відповідальності працівника, детально прописати його повноваження, щоб вони були достатніми і забезпечували можливість вимагати з співробітників виконання виконання дисципліни.
- Взаємодія з посади
У розділі встановіть джерела отримання і передачі різних типів документації, вкажіть інформаційні джерела, якими мають право користуватися секретар-діловод.
- Порядок і терміни перегляду посадової інструкції
Зазвичай, зміст такого роду регламентів переглядають кожні п'ять років. При необхідності, якщо на підприємстві впроваджені нові технології роботи з документами, інструкцію можна переглянути і скоригувати у позаплановому порядку.
Як внести зміни до посадових інструкцій
Спирайтеся на наступні варіанти розробки посадових інструкцій:
- посадова інструкція - додаток до трудового договору;
- посадова інструкція - самостійний документ і один з локальних нормативних актів організації.
Іноді зміни в посадову інструкцію пов'язані зі зміною умов трудового договору. Тоді треба завчасно письмово повідомити про це працівника. І тільки після його згоди внести зміни до посадової інструкції.
Якщо інструкція є додатком до трудового договору, внесіть одночасно зміни до трудового договору і посадову інструкцію. Для цього оформите додаткову угоду.
Що врахувати при складанні посадової інструкції
Щоб посадовий регламент не став формальним документом, а навпаки, активно використовувався в роботі секретарем-діловодом, до його розробки мають бути залучені професіонали. До них відносяться співробітники, що мають досвід роботи як діловодний, так і адміністративний.
За своєю суттю, посадова інструкція секретаря-діловода повинна стати докладним технологічним описом і містити відповіді на будь-яке питання, що стосується правильного виконання трудової функції працівника, що займає цю посаду.
У регламенті необхідно детально відобразити ту частину організаційної структури підприємства, на яку поширюється діяльність секретаря-діловода. Це дозволить йому чітко розуміти, з кого і що він має право вимагати, кому він повинен підкорятися.
Чим докладніше будуть описані функції по даній посаді, тим легше секретарю буде зрозуміти, що конкретно від нього вимагається. Це особливо важливо, якщо постане питання про те, наскільки сумлінно співробітник відноситься до своїх обов'язків.
підсумок
Посадова інструкція секретаря-діловода - корисний і потрібний документ, до складання якого не можна підходити формально. Грамотно складений опис функціоналу співробітника допоможе йому захистити свої трудові права і полегшить виконання робочих обов'язків.