- Для чого потрібна книга обліку трудових
- Яка відповідальність загрожує роботодавцю, якщо в компанії немає книги обліку руху трудових книжок...
- Які відомості відображати в книзі обліку руху трудових
- Вимоги до книги обліку
- Як заповнити книгу обліку трудових і вкладишів
- Книга обліку руху трудових книжок: нюанси заповнення
Розглянемо, для чого потрібен документ, які відомості в ньому відображати і яка відповідальність передбачена за його відсутність. У статті ви знайдете готовий зразок від експертів.
Скачайте документи по темі:
Для чого потрібна книга обліку трудових
Протягом всього періоду роботи в організації трудові книжки зберігають у роботодавця. Він несе повну відповідальність за їх збереження. Книга обліку руху трудових книжок дозволяє фіксувати всі відомості, які безпосередньо стосуються документів. Якщо працівник пред'явить претензії з приводу втрати трудової, роботодавець без праці зможе простежити, чи надходила вона в організацію, якого року, місяця і числа була прийнята кадровиком. Необхідно враховувати, що видавати книжки можна тільки за письмовою заявою співробітника. При псуванні або втраті з вини працівника кадровик не понесе відповідальності.
Книга руху трудових книжок призначена для їх реєстрації (Правила ведення і зберігання трудових книжок, затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 №225). Згідно із законом всі роботодавці також зобов'язані також вести і прибутково-видаткові журнали, щоб проводити облік придбаних бланків трудових і вкладишів в них.
Ведення Книги обліку доручають кадровій службі. У невеликих компаніях, в яких відсутня кадрова служба, обов'язки кадровиків покладені безпосередньо на керівника.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Завантажити зразок документа тут >>>
Яка відповідальність загрожує роботодавцю, якщо в компанії немає книги обліку руху трудових книжок і вкладишів
Якщо книга в організації відсутній або неправильно оформлена, трудова інспекція може оштрафувати не лише організацію, але і її посадових осіб, а також індивідуальних підприємців. Розмір штрафу становить:
- для посадових осіб - від 1 000 до 5 000 рублів;
- для ІП - від 1 000 до 5 000 рублів;
- nbsp; для організацій - від 30 000 до 50 000 рублів.
При повторному порушенні розміри штрафів збільшуються в кілька разів. Посадових осіб має право дискваліфікувати на термін від одного року до трьох років. Такі заходи відповідальності передбачені в статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
Які відомості відображати в книзі обліку руху трудових
У законодавстві відсутній вичерпний список, в якому відображені всі здійснювані операції з трудовими книжками. Виходячи з практичної роботи кадровиків, облік руху трудових книжок має включати в себе наступний перелік відомостей:
- прийом книжки від співробітника, який надходить на роботу;
- відкриття нової трудової на ім'я співробітника, для якого місце роботи є першим в його професійній діяльності, внесення відповідних записів про його прийомі;
- видача книжок звільняються співробітникам.
Книга обліку руху трудових книжок: зразок заповнення містить відомості про реєстрацію всіх отриманих, виданих книжок, в журналі відображають факт повернення документа власнику. Кадровику необхідно забезпечити зберігання книги таким чином, щоб до неї не мали доступ сторонні особи.
Читайте в журналі «Кадрове справа»:
Вимоги до книги обліку
- Вибирати слід журнал з твердою обкладинкою, який виготовлений і надрукований на міцних і щільних аркушах паперу.
- Книга обліку трудових книжок (зразок), все її сторінки повинні бути пронумеровані, правильно прошнуровані та опломбовані в установленому порядку.
- Необхідно перевірити, чи зазначено безпосередньо на заверительной записи пломби прописом та цифрами кількість аркушів книги.
- У документ включено кілька розділів. У вступній частині міститься коротка інформація про регламентах, які служать підставою для заповнення журналу.
- У деяких сучасних виданнях передбачено і наявність прикладу щодо заповнення.
- У книзі повинен бути присутнім окремий лист, який необхідний для внесення актуальних відомостей про всіх осіб, призначених відповідальними за ведення журналу. Щоб уникнути здійснення помилок, тільки відповідальні особи мають право вносити записи в документ.
Книга обліку руху трудових книжок: скачати безкоштовно
Завантажити зразок документа тут >>>
Як заповнити книгу обліку трудових і вкладишів
Книга обліку руху трудових книжок має бути в кожній організації. Доповнити документ можна необхідними розділами, якщо стандартних для заповнення недостатньо.
Книга обліку трудових книжок: зразок (скачати) включає відповідні графи:
1 - містить порядковий реєстраційний номер журналу;
2, 3 і 4 - включає дату реєстрації, вказану арабськими цифрами, яка може повністю відповідати часу прийому на роботу співробітника;
5 - вказують прізвище, ім'я, по батькові без скорочень;
6 - включає відомості про серію документа, про номер книги або вкладиша до неї, який оформляє кадрова служба організації;
7 - вказують посаду, професію і спеціальність співробітника відповідно до штатного розкладу, затвердженого в організації;
8 - найменування структурного підрозділу, в якому буде значитися співробітник;
9 - відомості про випущеному наказі, на підставі якого і виконується реєстрація відповідного документа;
10 - підпис відповідальної особи, призначеної керівником і відповідає за прийом, за внесення записів;
11 - вартість бланка або вкладиша;
12 - дата, до якої книга була видана на руки звільняється співробітнику;
13 - підпис звільненого працівника, вона запевняє факт отримання документа.
Книга обліку трудових книжок: зразок заповнення
Завантажити зразок документа тут >>>
Книга обліку руху трудових книжок: нюанси заповнення
Заповнення бланків книги обліку трудових виробляють вручну, тому не можна повністю виключити можливість здійснення помилок, внесення некоректних записів. Виправлення допускаються, але вносити їх потрібно гранично акуратно.
Не можна Штрихована невірні записи, приховувати їх за допомогою коригувальних засобів. У Трудовому кодексі РФ, а також в Правилах немає конкретних вказівки на те, як слід вносити виправлення. Тому доцільно застосовувати ті варіанти, які застосовуються для коригувань документів. Під невірно зробленої записом написати «Запис за №__ вважати недійсною». Потім під таким порядковим номером внести коректну інформацію. Всі виправлення запевняє власноручним підписом відповідальна особа.
Порушення існуючих правил заповнення журналу, як і його повна відсутність в організації, розцінюється з боку наглядових органів як адміністративне правопорушення. Щоб уникнути адміністративного штрафу, необхідно контролювати процеси ведення документа, а також організувати надійний спосіб його зберігання.
висновок
Повністю заповнені книги обліку зберігають в архіві організації. Якщо книга обліку трудових книжок в організації відсутній або неправильно оформлена, трудова інспекція може оштрафувати не лише організацію, але і її посадових осіб, а також індивідуальних підприємців