- Заповнення табеля робочого часу: відпустка як подія
- Як в табелі відзначати відпустку, оплачуваний роботодавцем
- Як відзначити відпустку без збереження заробітної плати в табелі
- Як відобразити додаткову відпустку в табелі
- Хто має право на додаткову відпустку
Звільняючи співробітника від роботи у зв'язку з навчанням, народженням дитини, на підставі відпускного графіка і з інших причин, не забудьте відобразити цю подію в облікових документах. Використовуйте готові зразки, щоб не заплутатись в кодах.
Скачайте корисний документ:
Заповнення табеля робочого часу: відпустка як подія
Закон зобов'язує роботодавця вести облік часу, фактично відпрацьованого персоналом. На практиці для цього використовують спеціальний документ - табель, за допомогою якого можна точно визначити, скільки годин і днів відпрацював кожен співробітник в обліковому періоді, і розрахувати його зарплату. Усі значимі події, що впливають на розмір і порядок оплати праці - відпустка, хвороба, нічну або понаднормову роботу, прогул - в табелі обліку робочого часу слід скрупульозно відбивати.
Увага! Табель повинен містити відомості про всі види відпусток, що надаються працівникові: основних і додаткових, учбових, декретних, неоплачуваних.
Уніфіковані форми для обліку відпрацьованого часу затверджені наказом Мінстату України №1 від 5.01.2004. Комерційні організації використовують типові бланки № Т-12 (для ручної обробки даних) і № Т-13 (для автоматизованої обробки даних), а бюджетні організації та установи - форму №0504421.
Приклад заповнення табеля обліку використання робочого часу
Заповненням табеля займається уповноважений співробітник - табельщик. Якщо в штатному розкладі організації немає такої посади, облік робочого часу можна доручити кадровику, діловоду, секретарю. Відомості вносяться в закодованому вигляді, кожному типу події привласнюють окремий код. Список загальноприйнятих умовних позначень є на бланку № Т-12.
Якщо коду, точно відбиває ситуацію кадрову ситуацію, в стандартному списку немає, розробіть додатковi види позначень і закріпіть порядок їхнього застосування приказом.
Як в табелі відзначати відпустку, оплачуваний роботодавцем
Оплачувану щорічну відпустку покладається всім працівникам. Завдання роботодавця - вчасно його надати, оплатити в розмірі середнього заробітку і відобразити в обліковій документації. Кожен використаний працівником день оплачуваної відпочинку відзначайте в табелі обліку робочого часу літерним кодом «ВІД» або цифровим «09».
Як відзначити відпустку без збереження заробітної плати в табелі
Відпустка за свій рахунок можна взяти за домовленістю з керівництвом або на передбачених законом підставах, наприклад, в зв'язку з сімейними обставинами. Випадки, коли роботодавець зобов'язаний надати відпустку без збереження зарплати, хоче він того чи ні, закріплені статтею 128 ТК РФ. Якщо працюючий інвалід, пенсіонер за віком і будь-який інший співробітник, який має на це законне право, бере відпустку без збереження заробітної плати, в табелі ставиться буквений код «ОЗ» або цифровий «17».
Коли працівник відпочиває за свій рахунок виключно з дозволу роботодавця, який міг як задовольнити прохання про відпустку, так і відмовити, використовуйте літерний код «ДО» або цифровий «16».
Пам'ятка кадровика. Документи, на підставі яких роблять позначки в табелі обліку робочого часу
Лояльний керівник намагається йти назустріч, коли підлеглі звертаються до нього з проханнями про звільнення від роботи на кілька днів з поважних причин. Але часта відсутність співробітника на робочому місці негативно впливає на виробничий процес. Тому важливо розуміти, кому організація повинна беззастережно представляти неоплачувані відпустки, а кому - ні, і вести строгий облік використаних в поточному році відпускних днів. Що для цього потрібно, які законодавчі норми важливо дотримуватися і як бути, якщо співробітник взяв кілька днів за свій рахунок і тут же захворів , Читайте в електронному журналі «Кадрове справа».
Як відобразити додаткову відпустку в табелі
Законом передбачено два види щорічної оплачуваної відпустки - основний і додатковий. Право на основну відпустку тривалістю не менше 28 днів є у кожного співробітника. А додаткові оплачувані дні відпочинку надаються тільки окремим категоріям персоналу на підставі статей 116-119, 173, 176, 302, 321 і 348.10 ТК РФ, законів №4520-1 від 19.02.1993 та №1244-1 від 15.05.1991, постанови Уряду РФ №1440 від 31.12.1994 та інших нормативних актів.
Хто має право на додаткову відпустку
- що працюють в небезпечних або шкідливих умовах праці другої, третьої або четвертої ступеня, підтверджених результатами Спецоцінка (не менше 7 календарних днів);
- з ненормованим робочим днем (не менше 3 календарних днів);
- які виконують роботу в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, в тому числі - вахтовим методом (від 16 до 24 календарних днів, з урахуванням умов);
- які виконують роботу в інших північних районах, десь встановлені відсоткові надбавки до зарплати і районні коефіцієнти (8 календарних днів);
- постраждалі в результаті аварії на ЧАЕС та інших радіаційних катастроф (7 14 або 30 календарних днів, в залежності від категорії);
- муніципальних та державних установ (тривалість відпустки визначається вислугою років).
Це далеко не повний перелік пільгових категорій. Професійні спортсмени і спортивні тренери, медичні та педагогічні працівники, співробітники органів внутрішніх справ та інші фахівці, що працюють в особливих умовах, мають право на кілька додаткових днів відпочинку в році. Відобразіть такі дні в табелі, використовуючи буквений код «ОД» або цифровий код «10».
Випадки, коли в один день в табелі проставляють два або більше кодів
Якщо оплачувана відпустка надається працівникові, що сполучає роботу з навчанням, для здачі сесії, відвідування лекцій і вирішення інших питань, пов'язаних з навчанням, застосовується код «У» або його цифровий аналог «11». Середній заробіток на цей період зберігається тільки в разі успішного навчання. В окремих ситуаціях роботодавець зобов'язаний надати навчальну відпустку без збереження зарплати, наприклад, для складання вступних іспитів. Для таких випадків передбачені коди «УД» і «13».
★ Щоб без помилок і затримок надати основні і додаткові дні відпустки всім співробітникам організації, не порушуючи їх законні права і не ризикуючи привернути увагу ГИТ, заздалегідь складіть і затвердите зведений графік.
Використовуйте розумний графік відпусток від «Системи Кадри»
На весь період додаткової відпустки за працівником зберігається середній заробіток. Але іноді його виплачує не роботодавець, а державні інстанції. Наприклад, додаткові дні відпочинку чорнобильців оплачуються з бюджету органів соціального захисту населення. Щоб відобразити цей нюанс в обліковому документі, використовуйте позначення відпустки без збереження заробітної плати (за допомогою кодів «ДБ» і «18») або розробіть новий код, якщо організація використовує власну форму табеля.
★ Щоб позначення декрету - відпусток, пов'язаних з вагітністю, пологами і необхідністю догляду за маленькою дитиною - розроблені окремі коди. Дні визволення від роботи у зв'язку з вагітністю та пологами позначається кодом «Р» або «14», а час, необхідний для догляду за дитиною, якій ще не виповнилося трьох років - кодами «ОЖ» або «15» без поділу на оплачувані і неоплачувані періоди.
висновок
Табель обліку робочого часу заповнюють щодня, навіть у періоди відсутності працівника на робочому місці - вихідні, свята, дні оплачуваної або неоплачуваної відпустки. Для позначення кожного виду відпустки, в тому числі декретної, навчального, взятого за свій рахунок за законом або за домовленістю з роботодавцем, розроблені спеціальні коди.
Якщо в стандартному переліку умовних позначень немає жодного коду, точно відображає ситуацію кадрову ситуацію, розробіть додаткові коди і затвердите їх наказом керівника організації.