Ведення кадрового діловодства з нуля: навчання, інструкція кадровика (2019 рік)

1. необхідна література
2. Організація кадрового діловодства з нуля
3. Обов'язки спеціаліста з кадрів
4. Помилки, допущені у відділі кадрів
5. Відновлення порядку в кадровому обліку
6. Автоматизація в діловодстві

ведення кадрового діловодства - це діяльність, спрямована на систематизацію документів персоналу і проведення роботи з ними.

Кадровий відділ існує у всіх організаціях і забезпечує безперебійну роботу з документами, а так само своєчасний облік всіх змін з боку підприємства і його співробітників.

необхідна література

Для того щоб, швидше провести навчання діловодства і застосувати знання на практиці, фахівці рекомендують звернути увагу на наступні друковані видання:

• журнал під назвою «Кадровик-практик», вивчення якого буде не тільки корисним, а й цікавим тим людям, які багато часу на роботі присвячують саме цій галузі;
• книга «Заробітна плата. Практичний посібник бухгалтера »написана Г.Ю. Кисневий стане вдалим посібником для новачків, які ще не встигли набратися досвіду на шляху до професійного росту;
• «Типові помилки кадрового діловодства» (автор Касьянов М.Ю.) розповість про помилки в роботі з персоналом і буде корисна не тільки досвідченим працівникам цієї сфери, але і початківцям співробітникам, а також керівникам організацій;
• «Складні питання розрахунків з оплати праці» автора Гейцю І.В. буде корисною для тих, хто цікавиться різними видами розрахунків в цій сфері, нарахуванням відпускних або інших видів виплат, і особливо для тих, хто любить наочні приклади і вирішення складних виробничих завдань;
• журнал «Кадрове справа» рекомендується для прочитання досвідченим користувачам програм і працюючим в цій сфері людям без значного досвіду і практичних навичок;
• в електронному журналі «Все для кадровика» висвітлюються найбільш поширені питання з боку співробітників відділу персоналу і з'являються все нововведення в області це сфери.

Організація кадрового діловодства з нуля

Організація кадрового діловодства з нуля повинна вибудовуватися поетапно наступним чином:

• Установка спеціальних програм для комп'ютера, розрахованих для того щоб проводити грамотну документацію та інші справи, що стосуються кадрового діловодства.

На сьогоднішній день існує безліч програм, розрахованих для цих потреб. Однак керівники організацій традиційно вибирають 1С.

Це пов'язано з тим, що фахівці з встановлення та обслуговування цієї програми є в будь-якому великому чи малому місті, а ось ті, хто зміг би обслуговувати інноваційні розробки не завжди можуть бути викликані за телефонним дзвінком.

• Вивчення важливих документів організації.

Всі представлені договори і документи повинні відповідати, а не суперечити статуту організації. Це несе в собі важливу частину, перш за все для усунення розбіжностей з керівним складом або з співробітниками.

• Придбання або самостійне виготовлення журналу реєстрації.

Документи, які будуть міститися в діловодстві фірми, повинні бути узгоджені з вищим керівництвом.

Потрібно уточнити, які з них будуть обов'язковими, а які можна відкласти, тому що звернення до них буде здійснюватися в рідкісних випадках. Важливо знати, які з них будуть розташовуватися в трудовому розпорядку, а які в бланках трудового договору .

• Оформлення директора. Необхідно перевірити правильне заповнення всіх паперів, в яких повинно бути відображено, з якого числа працює керівник в фірмі.
• Створення штатного розкладу і правил для внутрішнього розпорядку, що поширюються на всіх без винятку співробітників.

Як правильно скласти штатний розклад читайте в нашій статті .

Якщо їх у фірмі немає, потрібно створити ці документи. Ці документи повинні бути повністю узгоджені з керівником організації і перевірені по нормативним базам. Тобто потрібно з'ясувати, чи не суперечать нововведення закону.

• Створення типового трудового договору, який буде вигідний організації, але не буде суперечити законодавчим нормам.
• Потім необхідні основні документи.

Кадровий персонал не може обійтися без створення наступних паперів:

1. бланки за наказами;
2. договори про матеріальну відповідальність;
3. журнал реєстрації;
4. книги з обліку;
5. табель по робочому часу.
6. Після документів потрібно подбати про те, хто і як повинен вести трудові книжки .

Питання про їх зберіганні та заповненні документів повинен вирішуватися вчасно і заздалегідь. На початковому етапі, коли персоналу на роботі зовсім мало, цим може займатися засновник фірми. З цього приводу повинен бути виданий спеціальний наказ. При його відсутності фірмі буде призначений серйозний штраф.

Якщо в майбутньому з'явиться людина, в чиї обов'язки буде входити робота з документами, тоді буде виданий новий наказ про призначення відповідальної особи.

Для цієї процедури потрібно:

1. накази про зарахування на роботу;
2. оформлення трудових договорів;
3. наявність трудових книжок;
4. картки для співробітників;
5. книга для того, щоб враховувати трудові книжки.

Це далеко не все, що потрібно знати початківцю з нуля співробітнику, але такі дії є лише першими азами у великому обсязі інформації, яку належить вивчити надалі.

Інструкцію по кадровому діловодству можете знайти тут .

Обов'язки спеціаліста з кадрів

У фахівця, що займається діловодством, велика сфера діяльності, що охоплює всі моменти в організації, пов'язані з співробітниками і їх роботою. Отже, основними завданнями у співробітника діловодства є:

• Оформлення документів, що стосуються відпустки , Лікарняного та інших довідок.
• Формування особової справи на кожного зі співробітників.
• Підготовка та розробка табеля по робочому часу.
• Проведення та підготовка кадрових наказів.
• Розрахунок і подальше нарахування заробітної плати .

Зразок посадової інструкції кадровика-діловода завантажуйте тут безкоштовно.

Крім основних завдань, у співробітників цієї сфери діяльності існують і додаткові завдання, такі як:

• відстеження ринку по заробітній платі;
• відстеження і запрошення кандидатів для працевлаштування;
• складання списку відкритих вакансій в організації;
• розробка положень про звільнення і прийомі на роботу співробітників компанії.

Іноді працівник цього відділу займається оціночною діяльністю по роботі співробітників і складанням звіту по цій темі.

Важливо знати, що відповідно до чинного законодавства, кадровик не може розголошувати персональні дані працівника третім особам. Ця відповідальність лежить повністю на ньому.

Помилки, допущені у відділі кадрів

В будь-якій роботі можуть бути допущені помилки. Тому кадрове діловодство не є винятком. Оскільки це складний процес і запам'ятати великий обсяг інформації багатьом початківцям співробітникам складно, то основні з них полягають в наступному:

1. При оформленні та звільнення працівника.

Перш за все, це відноситься до оформлення. У наказі можуть бути не прописані умови по випробувального терміну або характер виконуваної роботи. Іноді помилки допускаються в ініціалах або прізвища співробітника, а так само його робочому підрозділі. Тут важливо враховувати, що наказ, виконаний з допущенням помилок або виданий не уповноваженою на це особою, є недійсним.

2. Робота з трудовими книжками. За правилами, серію і номер цього документа потрібно вносити в книгу обліку руху трудових книжок, чого не всі роблять.
3. При укладанні трудового договору. Основні упущення полягають у відсутності будь-якого з документів, необхідних для цієї процедури, або прийомі на роботу громадян, які не здатні займатися зазначеним видом діяльності за станом здоров'я.
4. Накази. Локальний нормативний акт на підприємстві може бути виданий, але в ньому немає підпису керівника компанії. Це грубе порушення, і такий документ не має сили.

Відновлення порядку в кадровому обліку

Іноді в невеликій компанії відбувається так, що накопичується маса порушень, і немає фахівця, здатного вирішити це питання. Якщо все-таки така людина знайшлася, і йому було доручено наведення порядку в документації, тоді йому потрібно слідувати наступною покрокової інструкції:

1. Будуть потрібні нормативні акти останньої редакції, які допоможуть вирішувати багато правові питання, а так само спеціальна література по кадрової тематики і програми, що полегшують життя в кадровому діловодстві.
2. Перегляд документів і перевірка.

В наявності повинні бути всі необхідні документи, які відносяться до діловодства. До них відносять обов'язкові, спеціальні та необов'язкові.

Важливо, щоб все було в належному вигляді і на своїх місцях.

Необов'язковими теж варто обзавестися для того щоб убезпечити себе при проведенні перевірок в офісі.

3. Вивчення побажань керівника, а також того як йдуть справи в компанії і чи відповідають вони заявленим наказам і локальним нормативним актам. В цей же етап входить уважне вивчення установчих документів в організації.
4. Визначення кола осіб, які брали участь в розробці документів, яких не та тих працівників, які в подальшому будуть відповідальні за документообіг і його збереження.
5. Аналіз штатного розкладу, яке повинно бути виконано в уніфікованій формі.
6. Перевірка оформлення керівника, співробітників і трудових договорів в компанії.
7. Важлива частина - це вивчення попередніх наказів про прийом на роботу і особистих карток на співробітників, помилок в них бути не повинно.
8. Перевірка трудових книжок.
9. Перевірка перекладів і переміщень співробітників в компанії, звільнень, як минулих, так і поточних.
10. Завершальним етапом перевіряють робочий час на кожного співробітника.

Автоматизація в діловодстві

Кадрове діловодство з часом стає все складніше, а компанії все більше. Тому виходом з такої ситуації служить автоматизація у відділі кадрів. На сьогоднішній день практично в кожній організації питання по кадрам вирішують за допомогою автоматичних пристроїв.

Налагодження процесу автоматизації повинно проходити в кілька етапів:

• Перший етап полягає в постановці мети для автоматизації. Найчастіше це налагоджена робота і ефективність встановленої системи.
• Після визначення ефективності, потрібно зайнятися впровадженням системи, тобто створенням автоматичної бази.
• Далі необхідно навчити співробітників працювати на наданому обладнанні.
• Введення в систему даних з усіх документів організації є основним етапом. У цей час потрібно створити шаблони за звітами.

Для коректного кадрового діловодства будуть потрібні наступні програми:

1. предсістеми, тобто програми забезпечують облік;
2. HRM-системи. Це система вирішує проблему з автоматизацією кадрів. Це система зберігає інформацію на кожного з працівників;
3. WFM-система. У цих програм більше функцій в порівнянні зі звичайними програмами для автоматизації;
4. HCM-системи вирішують питання не тільки за кількісним показником персоналу, але і за якісним. Такі програми покращують роботу великих фірм, приблизно на 15 відсотків.

Звичайно, можна відмовитися від нових технологій і здійснювати проведення робіт по старих способів. Однак прогрес не стоїть на місці, і в подальшому може виявитися так, що через неправильне автоматичного оснащення може статися порушення документообігу, яке може спричинити за собою штраф.

Як організувати кадровий облік в щойно створеної компанії - дивіться у відео-семінарі: