- Що таке кадрове діловодство
- Обов'язки кадрового діловода з документообігу
- Як вести кадрове діловодство, щоб захистити компанію від проблем і штрафів
- Помилки при веденні кадрового діловодства
- Електронний кадровий документообіг в організації
Основна цінність будь-якого підприємства - це його кадри. Як би не продумував шляху розвитку свого бізнесу сам власник, наскільки б вигідним і успішним він йому не здавався, без команди досвідчених професіоналів, які зуміють втілити всі задумані плани начальника в життя, нічого не вийде.
Найчастіше керівник, який вирішив покласти на себе обов'язки по підбору персоналу, і при цьому, відкладаючи на потім ведення всієї необхідної документації по кадрам, призводить до серйозної занедбаності в документах кадрового діловодства . А це, природно, призводить до серйозних штрафних санкцій від контролюючих служб.
Тому грамотна організація кадрового діловодства є дуже важливою складовою роботи будь-якої компанії. Процес цей досить трудомісткий і вимагає певного досвіду і знань чинного законодавства РФ.
Що таке кадрове діловодство
Кадрове діловодство - це система управління кадрами, що забезпечує безперебійну роботу з документообігом підприємства, пов'язаного з персоналом, його переміщення всередині компанії, обліку робочого часу і розрахунками з працівниками .
Ще десять років тому кожна організація мала свій відділ кадрів і процес діловодства був досить стандартизований, не вимагав творчого підходу від співробітників цього відділу.
Сьогодні змінилося, співробітнику кадрового діловодства вже буде недостатньо тільки аналітичного складу розуму. Кадровику необхідно мати креативний і творчий підхід при підборі персоналу, як у HR-менеджера, грамотність і юридичну підкованість юриста, педантичність і скрупульозність у веденні справ бухгалтера, знання спеціальних програм .
Найчастіше бухгалтер-юрист-HR-менеджер, це три професії сплітаються в одну - кадрового діловода.
Обов'язки кадрового діловода з документообігу
Документи кадрового діловодства, ведення яких входять в обов'язки діловода:
Ведення документообігу, продиктованого Трудовим Кодексом РФ:
- формування особистих справ співробітників підприємства;
- оформлення довідок, лікарняних листок і заяв;
- підготовка кадрових наказів;
- розробка табеля і облік робочого часу ;
- здача періодичної звітності по єдиному соціальному податку;
- нарахування і розрахунок заробітної плати та інше.
Грамотне складання трудових договорів, посадових інструкцій і правил внутрішнього розпорядку.
Ведення документів пов'язаних з прийомом нових співробітників:
- розгляд анкет і резюме кандидатів;
- моніторинг ринку по заробітній платі;
- робота зі списком вакансій підприємства;
- оформлення положень про прийом, звільнення співробітників.
Облік документів з атестації та оцінки персоналу:
- оформлення оціночних бланків та положень;
- складання атестаційної характеристики співробітників.
Відповідно до сучасного законодавства кадровик зобов'язаний піклуватися про нерозповсюдження персональних даних працівників, не повідомляти інформацію про них третім особам.
Як вести кадрове діловодство, щоб захистити компанію від проблем і штрафів
Вести кадрову діяльність можна декількома способами:
Обидва ці варіанти є прийнятними і мають свої переваги.
Щодо першого методу, заснувавши в організації відділ кадрів, його персонал зможе суміщати ведення бухгалтерії, юриспруденції та обов'язки HR-менеджера, а також добре володіти всією необхідною інформацією зсередини компанії.
Також, якщо штат не надто великий, керівник може взяти ці обов'язки на себе, заощадивши на оплаті праці спеціалізованих в цій сфері співробітників, але заплатити за це доведеться своїми нервами і часом.
Другий варіант, зараз набирає популярність все більше і є оптимальним, та й обійдеться така послуга компанії значно дешевше, ніж наймати співробітника на постійній основі.
Суть методу в тому, що досвідчені фахівці приходять в організацію з тимчасовим аутсорсингом. Основне їхнє завдання: привести в порядок всі існуючі документи кадрового діловодства.
Для великих автотранспортних підприємств можна порекомендувати програмний продукт для обліку ПММ «АвтоПарк». Це єдина система, присвячена управлінню автотранспортним підприємством.
Подорожній лист є для бухгалтерії головним документом, що засвідчує правомірність витрат водія. Про те, як ведеться облік подорожніх листів, читайте тут .
В результаті чого, в компанії упорядковується стоси специфічної трудової документації, такі як:
- Накази про прийом, переміщення і звільнення співробітників.
- Різні акти, табеля облікового часу, графіки відпусток.
- Журнали обліку наказів, документація по ознайомленню співробітників з розпорядженнями.
- Положення про навчання та атестації співробітників, їх особисті картки, трудові і так далі.
Велика актуальність такої роботи виникає, як правило, перед перевірками в результаті сильної занедбаності діловодства або в зв'язку зі звільненням відповідального співробітника або зміну керівника, а також в ряді інших, не менш важливих ситуацій.
Помилки при веденні кадрового діловодства
Кадрове діловодство найважливіша складова організації, довіривши цю роботу людині недосвідченому, може стати загрожує низкою допущених помилок, які, в свою чергу, можуть призвести до адміністративної та матеріальної відповідальності підприємства перед перевіряючими органами.
Детальніше про допускаються помилки
1. Помилки при виданні наказів. Не дотримуються вимоги до змісту розпорядження. Особливо стосується це наказів про прийом, переміщення або звільнення працівника. Невірно вказуються умови прийому на роботу, характер роботи, забувають вказати інформацію про випробувальний термін, з яким приймається кандидат.
Допускаються помилки у відомостях при складанні наказу. Наприклад, помилки в ПІБ співробітника, в назві структурного підрозділу, в найменуванні посади, на яку приймається або з якої звільняється працівник.
Недотримання вимог, згідно із законодавством, у формі наказу. Такий тип помилок пов'язаний з порушеннями в оформленні бланків встановленого зразка. Допущення порушень в оформленні та складі реквізитів.
«Важливо! Наказ, виданий, не уповноваженою особою, оформлений у невідповідності до вимог законодавства або складений на основі документів з порушенням нормативних правових актів, що не має юридичної сили і є недійсним ».
2. Помилки при укладанні трудових угод. Основний типовий помилкою в цьому випадки, є укладення договору на основі неналежно оформлених документів або відсутність одного з них, який включений до переліку обов'язкових до пред'явлення.
Ще одна помилка, укладення трудового договору з громадянином яка не досягла або перевищив певного вік. До поширених помилок відноситься і оформлення громадянина, що надходить на роботу, без належного обліку стану здоров'я.
3. Помилки при веденні трудових книжок. При отриманні трудової від майбутнього працівника, її серію та номер необхідно внести в книгу обліку руху трудових книжок, але з цим правилом далеко не всі підприємства дотримуються.
Не допускаються закреслення, невірно внесених даних у вкладиші трудової. Неприпустимо внесення запису про роботу в розділі «відомості про нагороди», оформлення вкладиша неналежним чином і так далі.
Електронний кадровий документообіг в організації
Для спрощення організації кадрового діловодства багато підприємств йдуть від паперової тяганини і віддають переваги системі електронного документообігу . Переваги такої системи в роботі безперечні.
Розглянемо далі основні переваги більш докладно.
Миттєвий доступ до будь-якої необхідної інформації. В електронний документообіг, набагато простіше і швидше знайти потрібний наказ або розпорядження, ніж звертатися в архів і піднімати величезну кількість паперів в пошуках потрібного документа.
Захист документів. Перебуваючи на сервері, документи надійно охороняються електронною системою контролю, а ось паперові носії можуть бути схильні до пожежі, затоплення або просто втраті.
дотримання порядку 
ведення кадрового обліку і правил трудового законодавства убезпечить будь-яку організацію від несприятливих фінансових і правових наслідків, а працівника - від проблем при отриманні пенсії або пристрої на іншу роботу.
Великий спектр функцій служби кадрів неминуче вимагає наявності кількох кваліфікованих працівників, тому на практиці багато компаній вважають за краще звернутися до послуг аутсорсера. Про вибір послуг кадрового діловодства читайте тут .
Економія коштів на зберіганні. Згідно із законодавством, термін зберігання більшості документів становить 5 років. Велике підприємство змушене орендувати або виділяти власні площі під архів, який вкрай незручний і займає багато місця.
Економія часу. Для того, щоб підписати одне розпорядження співробітнику відділу кадрів необхідно обійти всіх співробітників, чий підпис і ознайомлення необхідні в цьому наказі.
З поява електронного документообігу, все спростилося, з документом можуть працювати будь-яку кількість співробітників мають відношення до документа, ознайомившись зі станом, працівник ставить свій підпис в електронному вигляді. Завдання кадровика спрощується, залишається тільки проконтролювати своєчасне підписання документа.
Зменшення помилок. Людський фактор ніхто не відміняв, складаючи всі документи вручну, мимоволі співробітник може припуститися помилки, що виключено при добре створеному електронний документообіг.
Це неповний перелік всіх переваг цієї системи, але, ознайомившись з ними, вже можна зробити певні висновки.
Підсумувавши вищесказане, хочеться відзначити важливість правильного ведення кадрового діловодства. Правильно підібраний колектив відділу кадрів буде служити вам надійним гарантом захисту своїх прав і зведення до нуля помилок при проведенні різних державних перевірок.