Витяг з наказу про звільнення - зразок і правила лоформленія

1. Що це таке?
2. Коли вона необхідна?
3. Кому видається?
4. Ким видається?
5. Структура і оформлення
6. Як отримати документ?
7. Про терміни

Виписка з наказу про звільнення , Зразок якої буде представлений в публікації, це документ, який стосується конкретного звільненого співробітника, а не всіх, перерахованих в наказі.

До оформлення виписки певних вимог немає, але готувати її потрібно за правилами діловодства.

Що це таке?

Будь-кадровий документ може існувати в трьох формах:

• оригінал;
• копія;
• виписка.

Оригінал (оригінал) - це першоджерело, що має юридичну силу. Наприклад, оригінал наказу - це документ, складений на підставі заяви, зареєстрований у справі і підписаний директором. Копія - це точне повторення документа на папері, завіряється вона печаткою і підписом виконавця.

Коли вона необхідна?

За нормою 62-ї статті Трудового кодексу працівник має право знайомитися з усіма документами фірми, що стосуються його роботи. В тому числі, і вимагати їх видачі. Зрозуміло, що оригінал співробітнику ніхто не видасть, а на копії необхідного документа можуть міститися конфіденційні дані, за збереження яких відповідає кадровик.

Наприклад, якщо працівникові потрібен був наказ про його звільнення, але в наказі є відомості не тільки про нього, а й про інших звільнених, йому можна видати тільки виписку. Тому що прізвища та відомості про інших співробітників, перерахованих в наказі, це їх особиста інформація, яку не можна розголошувати без письмової згоди зацікавлених. Тому копія не годиться.

Так само виписку можуть вимагати, наприклад, при розгляді справи про законності звільнення :

• інспектори ГИТ;
• прокурори і адвокати;
• судді.

Кому видається?

Як вже говорилося, видати виписку можна самому працівнику. Сторонній особі надавати особисті відомості не можна, виняток - нотаріальна довіреність.

Наглядовим органам (суддям, адвокатам і т.д.) виписку потрібно надавати лише за письмовим запитом.

Важливо: згідно із законом про захист особистої інформації можна передавати документи, що містять чиїсь персональні дані, в тому числі і виписки, по факсу, електронною поштою або іншим автоматизованим способом. Тільки особисто, рекомендованим листом або через кур'єра в закритому конверті.

Ким видається?

За правилами документообігу співробітник, відповідальний за зберігання наказів, має право готувати виписки з них. Це можуть бути:

• кадровик (поки наказ знаходиться в незакритих справі);
• діловод або секретар (якщо справа закрита, і воно зберігається поза відділу кадрів);
• архіваріус (якщо справа з наказом передано за описом в архів організації).

Структура і оформлення

Як і наказ, витяг складається з декількох частин:

• шапка;
• преамбула;
• розпорядча частина.

Далі слід перенести точну дату і номер наказу, але саме слово «наказ» замінюється на «виписку з наказу».

У розпорядчу частину копіюється тільки потрібний фрагмент оригіналу, інформація про який потрібно.

Далі в документі вказується посада, ініціали та прізвище директора без особистого підпису. Завіряється виписка наступним чином:

• під текстом пишеться «Мабуть»;
• ставиться дата складання;
• вказується посада виконавця і ставиться його підпис;
• ставиться печатка.

Важливо: у виконавця повинна бути довіреність на виготовлення копій і виписок документів, тоді він самостійно може візувати документи і скріплювати печаткою свого відділу. В іншому випадку потрібно ставити печатку організації.

Як отримати документ?

У будь-якої дії має бути підстава. Так, документи і виписки можуть видаватися:

• за офіційним запитом наглядових органів;
• за особистою заявою працівника.

Заява пишеться в довільній формі. Текст може бути таким: «Прошу протягом 3 днів видати мені виписку з наказу про моє звільнення ». Потрібно обов'язково поставити дату і розписатися. Щоб заява не загубилося, потрібно вчинити так:

1. написати два однакових заяви;
2. одне запевнити у секретаря або кадровика (потрібен підпис, посада та дата прийняття) і залишити у себе;
3. другу віддають.

Так само можна відправити заяву поштою рекомендованим листом.

Про терміни

Виписка не має терміну, вона може зберігатися стільки ж часу, скільки потрібно для зберігання наказу. А накази по персоналу повинні зберігатися 75 років!

Але якщо раптом знадобилася ще одна виписка, отримати її можна за алгоритмом, описаним вище. Ніяких заборон на видачу виписок законами не встановлено, тому видавати їх на вимогу зобов'язані стільки раз, скільки буде потрібно.

Дорогі читачі, інформація в статті могла втратити свою актуальність. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему, телефонуйте за телефонами:

Або задайте питання юристу на сайті. Це швидко і безкоштовно!