Заповнення табеля обліку робочого часу - правила і інструкція щодо заповнення, зразок документа, форми Т12 і Т13, штрафи за невиконання

1. Що це за документ і для чого він потрібен?
2. Хто займається веденням документа?
3. Правила заповнення табеля обліку робочого часу
4. Особливості для бюджетних організацій
5. Зразок форм Т12 і Т13
6. Штрафи за неправильне ведення

Для обліку часу, фактично відпрацьованого працівниками в організації, трудовим законодавством передбачено заповнення табеля обліку робочого часу. Цей обов'язок поширюється і на приватних підприємців і юридичні особи будь-якої форми організації.

Для того, щоб організувати процес обліку, Держкомстат розробив і затвердив особливі облікові бланки № Т-12 і № Т-13.

Ведення табеля є нескладну процедуру, однак виконання вимагає дотримання певних правил, як потрібно відображати дані, адже від коректного оформлення звіту залежать розрахунки з оплати праці найманих працівників. Крім того, облік дозволить організації уникнути додаткових витрат за оплату фактично необробленого часу.

Що це за документ і для чого він потрібен?

Постановою Держкомстату №1 від 5 січня 2004 року, була затверджена спеціальна форма, яка знаходиться у веденні кадрового відділу та бухгалтерії.

Дана форма дозволяє виконувати наступні дії:

• вести облік відпрацьованого часу, а також відображати інформацію про невідпрацьованих співробітником часах;
• здійснювати контроль за дотриманням робочої дисципліни, відображати явки / неявки, факти запізнення на роботу;
• розташовувати достатніми відомостями про обсяг виконаної роботи співробітника, щоб далі правильно нараховувати оплату праці і вносити відомості для статистики.

Форми № Т-12 і Т-13 служать для бухгалтера обґрунтуванням для нарахування кожному співробітнику заробітної плати, додаткових компенсацій. Для відділу кадрів табель дозволить проконтролювати явку працівників, а при виявленні порушень - вводити стягнення на винного працівника.

Податковим законодавством передбачено право співробітника при звільненні запитувати табель обліку часу разом з видачею інших особистих документів, включаючи трудову книжку. Дане положення закріплено ст. 84.1 НК.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу (форма Т-12)

Керівникам підприємства слід знати, що з 2013 року відбулося скасування уніфікованих форм. Незважаючи на скасування строго встановлених форм, обов'язок щодо ведення обліку часу роботи співробітників в організації зберігається згідно ч.4 ст. 91 ТК. Таким чином, на підприємстві з'явилася можливість внести корективи в оформлення документа з обліку часу, яке відпрацьовують працівники.

Стаття 91. Поняття робочого часу. Нормальна тривалість робочого часу

Так як введений Держкомстатом бланк зручний для внесення даних і подальшої обробки, багато організацій продовжують його використовувати.

Три бланка, рекомендовані для роботи, викачуються безкоштовно відрізняються способом, яким підприємство веде підрахунок часу, фактично проведеного співробітником на роботі, а також формою організації:

Форма Т-13

Застосовується на підприємствах з встановленим на прохідній турнікетом, автоматично фіксує час прибуття та вибуття персоналу, з можливістю заповнення інформації ручним способом або за допомогою програми Excel на комп'ютері. Т-12 Являє собою універсальну форму, допустиму для заповнення вручну, в якій передбачено додатковий розділ, покликаний відображати розрахунок оплати фактично виконаної роботи. 0504421 Являє собою бланк, що заповнюється бюджетними підприємствами (наприклад, на шкільних вчителів).

Якщо розрахунок оплати праці ведеться окремо, другий розділ бланка Т-12 залишають незаповненим.

Зразок заяви про призначення відповідального за табель обліку робочого часу

Хто займається веденням документа?

За чинним в 2019 році Вказівкам застосування і заповнення документації первинного обліку, бланки оформляються окремим співробітником, якому було доручено дана дія. На документі повинна стояти завіряє підпис керівника та кадровика.

Окремо виділеної посади з ведення обліку на підприємстві не потрібно, цю роботу може виконувати будь-який працівник, якому керівництво дасть на це повноваження. Це відбувається шляхом видання наказу про призначення працівника встановленої посади відповідальним за облік часу роботи.

Крім того, буде потрібно ввести в трудовий договір окремий пункт про наділення такими повноваженнями співробітника. Якщо цього не зробити, керівництво не має права вимагати виконання обов'язків з обліку від співробітника.

Призначена посадова особа заносить дані протягом місяця, а потім передає на підписання документ начальнику відділу і службовця кадрового відділу. Кадровик звіряє дані, бере потрібні для виконання кадрової роботи відомості з наданого звіту, потім підписує форму і передає для подальшої роботи в бухгалтерію.

Якщо організація не є великою, облік часу вводять в обов'язки кадрового службовця, який далі віддає документ бухгалтеру для нарахування оплати за працю.

Зразок заповнення форми Т-13:

Приклад заповнення 1-6 колонку табеля обліку робочого часу (форма Т-13) Заповнення табеля обліку робочого часу за формою Т-13 (колонки 7-13)

Правила заповнення табеля обліку робочого часу

Від того, наскільки зручно працювати зі звітом, буде залежати продуктивність служби бухгалтера і кадровика, а правильне відображення інформації про фактично проведеному на робочому місці часу дозволить зробити коректні розрахунки оплати співробітнику, що вигідно обом сторонам - працівникові і його роботодавцю.

З одного боку, роботодавець має право провести утримання, якщо фактично відпрацьований час не відповідає встановленим в договорі часу. З іншого боку, що вийшов на роботу у вихідний день сторож має право вимагати додаткову компенсацію за виконаний обсяг.

Документ являє собою акт про фактично виконуваної кожним службовцям роботи і про робочий режим, діючий на підприємстві з занесенням будь-яких відхилень від встановленого графіка роботи.

Табель потрібно для роботи наступних структур організації:

Може вірно здійснювати нарахування виплат за лікарняними, відпускним, преміальним, відрядження. При відхиленні від графіка, бухгалтеру доведеться скористатися 1С для розрахунку зарплати з обліків прогулів або запізнень. Кадрова служба Грунтується на встановленої в табелі інформації про роботу співробітників, приймаючи рішення про заохочення чи покарання. Керівник На підставі отриманих відомостей, можуть прийматися виважені рішення щодо оптимального управління фірмою. У розрахунках враховується число лікарняних листів, пропусків, прогулів, або, навпаки, переробок.

Дотримуючись нескладних правил, співробітник може швидко і грамотно скласти звіт про фактично відпрацьований за місяць часу співробітників фірми:

1. Табель заповнюється в єдиному екземплярі.
2. Можна заповнювати бланк за зразком вручну, або заносити відомості через комп'ютер.
3. Для того, щоб співробітник мав право здійснювати облік, керівник підприємства повинен видати відповідний наказ про наділення працівника потрібними повноваженнями. Цей обов'язок повинна бути введена в посадову інструкцію.
4. Підготовка табеля починається напередодні звітного місяця.
5. Титульний аркуш містить інформацію щодо повного найменування підприємства, підрозділу, а також дату початку обліку. Після закінчення місяця і закриття табеля заноситься дата закінчення звіту.
6. Наступний лист оформлений у вигляді таблиці із заповненням відомостей про співробітників. Необхідно стежити за правильним зазначенням прізвищ, імен співробітників, не допускаючи можливості плутанини серед співробітників-однофамільців.
7. На кожного співробітника заноситься інформація про номер його особової справи.
8. Кожен стовпець табеля відповідає певному дню місяця.
9. Осередки навпроти прізвищ містять відомості про відпрацьовані години, кількості змін, при наявності вихідних і святкових днів вносяться відповідні позначки.
10. Інформацію про фактично виконуваній роботі вносять кожен день, грунтуючись на наданих офіційних документах (листки непрацездатності, накази, заяви, розпорядження керівництва).
11. Випадки запізнень і прогулів також підлягають відображенню у вигляді буквених, числових кодів.

Документ вважається дійсним, якщо він скріплений підписом начальства. Відповідальність за коректне внесення відомостей повністю лягає на призначеного співробітника.

Особливості для бюджетних організацій

У підприємствах, що працюють на бюджеті, введена інша форма обліку, затверджена у вигляді форми № 0504421. Бланк відрізняється від загальних форм Т-12 і Т-13, завдяки відображенню специфіки роботи бюджетників. В заповнюється таблиці вводяться нові кодові позначення: вихідний по навчанню, заміщення по групах продовженого дня, навчальні відпустки.

Титульна і таблична частина має деякі відмінності:

• титульний лист, крім інформації про назву організації, містить цифровий код;
• при відсутності змін, в графі ставиться позначення «0»;
• якщо проводилися коригування, вказується порядковий номер внесення змін;
• графи 20, 37 містять інформацію про проміжні і місячних підсумки робочого часу;
• додаткові розрахунок у формі не виробляються.

В іншому, правила заповнення даного бланка мало відрізняються від уніфікованих форм.

Зразок заповнення форми Т-12:

Зразок форм Т12 і Т13

Використовуючи зразок, можна швидко і правильно вносити інформацію, яка буде потім без праці прочитана і використана кадровою службою і бухгалтерією.

Заповнення табеля обліку робочого часу за зразком передбачає використання цифрових і буквених позначень, з обов'язковою розшифровкою на титульному аркуші звіту. Так як в окремих випадках встановлених кодів може не вистачити, керівництво повинно видати окремий наказ про затвердження додаткових позначень (наприклад, перерви на годування немовляти).

Основними кодовими позначеннями, введеними Держкомстатом №20 від 24.03.1999 року, служать наступні:

ПоказникЦифро-буквений код

Тривалість денний роботи Я (01) Робота вночі Н (02) Робота в святкові та вихідні РВ (03) Понаднормова роботи С (04) Відрядження К (06) Оплачувана відпустка по ТК ВІД (09) Додаткова відпустка (оплачувану ) ОД (10) відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами Р (14) Догляд за дитиною до 3 років ОЖ (15) Додаткова відпустка за свій рахунок ДБ (18) Лікарняний лист (оплачуваний) Б (19) Непрацездатність без оплати допомоги Т ( 20)

Звіряючись зі зразком заповнення, слід звернути увагу на найбільш поширені помилки при заповненні:

• вноситься тільки прізвище з ініціалами, без посади;
• вказівка ​​святкового неробочого дня як робочого;
• зазначення тривалості передсвяткового дня як повного ( «8» замість «7»).

При обліку праці сумісника повинна бути відзначена точна тривалість роботи. Години і хвилини, витрачені таким співробітником на виконання своїх обов'язків, вказують нижньої рядком в графах 4, 6 (за формою Т-12) або 2-й і 4-й рядком в графі 4 (за формою Т-13). При внутрішньому сумісництво тривалість роботи розносять інформації за посадами.

Якщо співробітник відряджений, в табель заносять літерний код «К» або цифровий код «06» без вказівки годин роботи.

Штрафи за неправильне ведення

Належне оформлення табеля контролюється наглядовими держорганами. У разі виявлення порушень в ході будь-якої з перевірок (фінансової або податкової), організація понесе покарання.

Найбільш часто виявляються такі невідповідності:

• розходяться дані в табелі обліку і первинної звітності;
• дані про зарплату не відповідають розрахункам в платіжних документах;
• коди вводилися з помилками, використовувалися неправильні коди без урахування переробок і понаднормових;
• невірний розрахунок допомоги по лікарняним листком.

При встановленні факту порушення, підприємство може бути оштрафовано на суму до 5 тисяч рублів. Набагато більш серйозне покарання чекає, якщо обов'язковий до заповнення табель обліку робочого часу не вівся взагалі. Сума штрафу може скласти до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, що стягуються з керівної особи на підставі ст. 5.27 КоАП.

Для того, щоб уникнути проблем з фіскальними органами, фінансовими ревізорами, необхідно стежити за своєчасною подачею співробітниками документів, які можуть обґрунтувати будь розбіжність від стандартного позначення часу роботи.

Стаття 5.27. Порушення трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права

Якщо табель заповнюється вручну, використовуються чернетки і копії. У разі необхідності проставляння інший позначки, крім стандартної явки на робоче місце, в обов'язковому порядку запитуються підтверджуючі документи.

Згідно ТК РФ, розрахунок оплати відпустки виробляється, виходячи із середнього заробітку за 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому почнеться відпустка.

Як оплатити лікарняний лист працівниці, яка перебуває в декретній відпустці - розберемося в цьому матеріалі.

Приклад заповнення платіжної відомості по заробітній платі дивіться тут.