Зберігання архівних документів в Києві

1. Навіщо організаціям міні-склад?
2. Склад індивідуального зберігання документів: у чому специфіка?
3. Склад-контейнер як архів: просте вирішення складної проблеми

У документації є терміни зберігання: не менш 1-го року. Або ж зберігання без можливості знищення.

Тому будь-яке підприємство незалежно від форми власності має подбати про збереження документів і обладнанні архіву.

В Україні безліч всіляких держустанов і офіційних організацій. Вони виконують важливу роль у функціонуванні держави і виконання ним завдань, передбачених законом. Це підрозділи Міністерств Внутрішніх справ, Освіти і науки, охорони здоров'я. Всі вони гарантують громадянам України особисту безпеку, право на медобслуговування та освіту, а також інші права, визначені законом.

Кожен держорган в процесі своєї роботи створює, обробляє і зберігає безліч важливих документів. Це стосується медичних і освітніх установ, судів всіх інстанцій. У багатьох є свій склад, він же архів для їх зберігання.

Навіщо організаціям міні-склад?

Існують певні стандарти для складання і заповнення всієї документації, сувора форма і правила ведення. Зберігання та каталогізація теж ведуться чітко відповідно до вимог. Чому це важливо? Вся документація державної установи є власністю держави, тому організація не може приймати рішення про знищення окремих або всіх документів.

Ще одна причина - це регулярні перевірки і ревізії, в процесі яких з'ясувати порядок роботи підприємства можна тільки по архіву. Також документ може стати судовим доказом і вирішити розгляд, оскільки має юридичну силу. Крім того, є документація, яка повинна видаватися за запитом громадян України або організацій. Десятки років роботи і заведеної документації фіксують історичні віхи установ. Цих причин досить, щоб кожен державний орган мав свій архів - міні-склад для зберігання всіх паперів.

Приватні організації не стають винятком - кожна компанія зберігає великі обсяги документації незалежно від організаційно-правової форми. Що це може бути? Податкові звіти, статут, бухгалтерські папери, рішення про заснування і т. П. В результаті всі ці папери беруть участь в перевірці компанії щодо сплати податків і фондових відрахувань.

У документації є терміни зберігання: не менш 1-го року, 5-ти років або постійне зберігання без можливості знищення. Приватна особа, які займається підприємницькою справою, не утворюючи юридична особа, зобов'язана зберігати документи, що стосуються його діяльності. У цьому причина, по якій індивідуальні підприємці та комерційні організації повинні мати співробітника в штаті або підрозділ, який буде займатися веденням архіву.

Склад індивідуального зберігання документів: у чому специфіка?

Організувати і обладнати приміщення для зберігання документації непросто. Міністерство юстиції України розробило спеціальні правила, відповідно до яких необхідно виділити свій склад для зберігання паперів.

Архів повинен відповідати таким вимогам:

• Перебувати в будівлі адміністрації.
• Мати задані кліматичні та санітарні умови.
• Відповідати суворим вимогам безпеки.

Як правило, такий склад для майбутнього архіву закладається ще на стадії проекту будівлі, в якому буде розташовуватися держустанова. Звичайно, бувають винятки, коли офіційна відомча організація знаходиться в приміщенні, не призначеному для нього. Тут може просто не бути місця для зберігання документації. Комерційна компанія взагалі скованна умовами оренди основного приміщення. Оплачувати простір, де будуть лежати стопки паперу? Чи розумно це?

Склад-контейнер як архів: просте вирішення складної проблеми

Офісно-логістичний комплекс «Столичний» вирішує проблему недостатнього простору для державних і комерційних організацій. Вихід з цієї ситуації - оренда маленького складу, де буде зберігатися архів, що не зажадає від вас серйозних витрат.

«Столичний» пропонує привабливі умови на ринку комерційної нерухомості Києва. Ви можете орендувати склад-контейнер або склад індивідуального зберігання, щоб відправити сюди всю архівну документацію. Регламент роботи архівів передбачає можливість такої оренди, якщо приміщення пристосоване для цього і відповідає вимогам.

вибираючи оренду складу від «Столичного» , Ви отримуєте приміщення, яке відповідає обов'язковим стандартам і гарантує безпечне зберігання:

1. Приміщення ізольовані і не ділять будинок з організаціями, що зберігають, обробляють і реалізують продукти харчування (продуктові магазини, кафе, ресторани, столові і т. П.).
2. Поблизу немає небезпечних виробництв і об'єктів (АЗС, хімвиробництва і т. П.).
3. У приміщеннях немає водопровідних і газових труб.
4. У неробочий час вхід в склад-архів опломбований.
5. Цілодобова охорона.
6. Постійне відеоспостереження.
7. Склад індивідуального зберігання на основі надміцного морського контейнера. Всередині він надійний, герметичний, сухий, і чистий.
8. Двері з товстої легованої сталі, власний механічний замок.
9. Можлива установка кондиціонера для дотримання кліматичних вимог.
10. В наявності стелажі і металеві архівні шафи для зручності і безпеки.

Найголовніше - це доступна ціна для бюджетної організації або комерційної компанії будь-якого масштабу. З нами ви грамотно вирішите питання зі зберігання документації та отримаєте гарантію збереження всіх паперів!