Згода на обробку персональних даних: бланк 2019 для працівника

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Детальніше про згоду на обробку персональних даних читайте в статтях:
3. Ситуації, в яких потрібне отримання згоди на обробку персональних даних
4. Відповідь підготовлена ​​спільно з редакцією «Системи Кадри»
5. Ситуації, в яких роботодавцю не потрібно отримання згоди на обробку персональних даних
6. Бланк згоди на обробку персональних даних
7. Принципи складання згоди на обробку персональних даних
8. Категорії працівників, у яких необхідно отримувати згоду на обробку персональних даних
9. Відповідь підготовлена спільно з редакцією журналу « кадрове справу
10. Незгода працівника в частині надання дозволу на обробку персональних даних
11. Відповідальність роботодавця за недотримання порядку отримання згоди на обробку персональних даних

Бланк згоди на обробку персональних даних повинен відповідати вимогам 152-ФЗ. Порушення цього правила може спричинити для роботодавця наступ фінансової відповідальності.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Згода на обробку персональних даних

Підвищена увага до питання коректності поводження з персональними даними з боку держави виникло в 2005 році, коли Російська Федерація зробила ратифікацію відповідної Конвенції Ради Європи. Одним з важливих наслідків цього кроку стало прийняття в 2006 році Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ, який встановив загальні принципи державної політики в галузі контролю за використанням особистої інформації громадян. Положення зазначеного закону мали істотний вплив на порядок роботи різних суб'єктів економічної діяльності, включаючи роботодавців.

Детальніше про згоду на обробку персональних даних читайте в статтях:

Одним з ключових вимог нового порядку стало отримання роботодавцем згоди працівників на обробку їх особистої інформації. Така згода має надаватися у формі письмового документа, який однозначно вказує на готовність працівника надати компанії відповідні повноваження. При цьому в термінах 152-ФЗ роботодавець виступає оператором їх обробки, а працівник - суб'єктом надання такої інформації. Які ще параметри системи обробки особистих даних рекомендують враховувати державні органи, Ви можете дізнатися з нашого матеріалу .

Скачайте документи по темі:

Зверніть увагу! До персональних даних працівника відноситься будь-яка інформація особистого характеру, що дозволяє однозначно ідентифікувати його особу.

Читайте поради про те, як працювати з персональними даними співробітників, від експертів « системи Кадри »

Ситуації, в яких потрібне отримання згоди на обробку персональних даних

У загальному випадку оформляти зразок згоди працівників на обробку персональних даних необхідно в усіх випадках, коли роботодавець планує здійснювати будь-які операції з цією інформацією. Згідно ФЗ-152 перелік таких операцій, які вимагають складання угоди на обробку персональних даних за зразком, встановленим законодавством, включає в себе:

• власне процедуру збору відомостей особистого характеру;
• акумулювання, систематизацію та зберігання зібраних відомостей;
• уточнення, коригування, внесення змін до складу особистої інформації про працівників;
• застосування зібраних даних, включаючи передачу цих відомостей будь-яким третім особам, а також їх знеособлення і аналіз. Вимога про обов'язкову наявність згоди на обробку в даному випадку не застосовується, якщо такі дані крім призначені для застосування, сполученого з необхідністю усунення загрози його життю або здоров'ю;
• видаленню й знищенню зібраних даних, в тому числі в узагальненому вигляді.

Здійснювати всі перераховані операції роботодавець за умови наявності згоди на обробку персональних даних працівників за зразком, встановленим 152-ФЗ, може як самостійно, так і за допомогою доручення цього завдання спеціально уповноваженому ним третій особі. При цьому виробляти використання і обробку зібраних відомостей законодавство дозволяє як ручним способом, так і з застосуванням автоматизованих систем. Детальніше про те, які саме засоби обробки відносяться до цієї категорії, Ви можете дізнатися з нашій статті .

Питання з практики

Як організувати обробку персональних даних співробітників?

Відповідь підготовлена ​​спільно з редакцією «Системи Кадри»

Відповідає Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту медичної освіти і кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії

Спочатку визначте, які персональні дані і для яких цілей збираєтеся обробляти. Потім з'ясуйте, чи потрібна згода працівника на обробку даних. Отримайте згоду, якщо це потрібно. Запитайте у співробітника необхідні відомості і документи. У цій рекомендації розповімо, як правильно отримувати, зберігати і передавати персональні дані співробітників.

В організації персональні дані співробітників містяться в їх особових картках і особистих справах (Якщо вони ведуться). Всі персональні дані співробітника можна отримати тільки від нього самого. Якщо персональні відомості можливо отримати тільки від третіх осіб, то спочатку повідомте про це співробітника і отримаєте від нього письмову згоду ...

При цьому деякі чинне законодавство містить спеціальні уточнення щодо необхідності отримання згоди працівника на обробку персональних даних за зразком, встановленим законом, в разі, якщо зібрані дані належать до категорії спеціальних відомостей, перелік яких зафіксовано в ч.1 ст.10 152-ФЗ. Про те, які саме відомості відносяться до категорії спеціальних, для яких встановлено особливий порядок використання і обробки, Ви можете дізнатися з нашого матеріалу .

Ситуації, в яких роботодавцю не потрібно отримання згоди на обробку персональних даних

Плануючи роботи, пов'язані з отриманням згоди на обробку персональних працівника даних на бланку 2019 року, роботодавцю, щоб уникнути зайвих трудовитрат слід враховувати, що чинне законодавство передбачає можливість здійснення ряду операцій з цією інформацією без отримання такої згоди.

За детальнішою інформацією привів в спеціальному роз'ясненні Роскомнадзор, який виступає в ролі державного органу, що здійснює контроль у цій сфері діяльності. Згідно з цим документом, роботодавець може не отримувати згоди на обробку персональних даних на бланку в 2019 році для працівників в наступних випадках:

• дані отримані в ході проведення процедур, що входять до складу обов'язкового медогляду при прийомі на роботу;
  
• відомості отримані роботодавцем з документів, пред'явлених співробітником при прийомі на роботу згідно з переліком, встановленим ст. 65 ТК РФ;
  
• інформація передана роботодавцем кадрових агентством або іншим суб'єктом, який виступає від його імені в процесі працевлаштування. В даному випадку відсутність необхідності отримання згоди на обробку персональних даних працівника за зразком, встановленим законодавством, пов'язане з тим, що такий обов'язок покладається на суб'єкт, що надає ці відомості роботодавцю;
  
• відомості про працівника отримані роботодавцем з відкритих джерел, наприклад, з резюме, яке кандидат самостійно розмістив в інтернеті, зробивши його тим самим доступним необмеженому колу осіб;
  
• обов'язок щодо інформування широкої громадськості про ті чи інші відомості про працівника передбачена чинним законодавством. Наприклад, така вимога встановлена ​​щодо деяких категорій працівників державних і муніципальних органів. Крім того, аналогічний порядок застосовується для випадків, коли роботодавець повинен надати особисту інформацію співробітників в державні органи - від Пенсійного фонду до органів внутрішніх справ;
  
• інші випадки, передбачені роз'ясненням Роскомнадзора.

Зверніть увагу! Крім цього, згода на обробку анкетних даних не потрібно для їх отримання в обсязі, необхідному для заповнення особової картки працівника за формою № Т-2.

Бланк згоди на обробку персональних даних

Чітко визначеного зразка згоди працівника на обробку персональних даних на бланку 2019 року чинним законодавством не передбачено. Однак крім вимоги про обов'язкову письмовій формі такого документа 152-ФЗ містить ще ряд конкретних вимог до його складання. Зокрема, в ч..4 ст.9 даного нормативно-правового документа наводиться перелік відомостей, які в обов'язковому порядку повинні бути зафіксовані в згоді:

• основні особисті дані співробітника, включаючи його прізвище, ім'я, по батькові, адреса проживання та паспортні дані в обсязі, що включає його серію, номер, дату видачі та дані про орган, що його відомстві. У разі, якщо згоду роботодавець одержує не від самого працівника, а від його законного представника, що має відповідні повноваження, такі відомості повинні бути отримані на обох учасників процесу - самому працівнику і його представника;
• відомості про роботодавця, який в даному контексті виступає в ролі оператора з обробки анкетних даних співробітника. Обсяг даних про роботодавця, що фіксується в згоді на обробку персональних даних працівника на бланку 2019 року, включає найменування компанії і її адресу або прізвище, ім'я та по батькові особи, яка буде персонально виступати в якості оператора. У разі, якщо роботодавець планує доручити обробку зібраних відомостей іншій особі, відповідні дані повинні бути вказані за неї
• перелік анкетних даних, щодо яких працівником роботодавцеві надається згода на обробку;
• мети здійснення такої обробки, а також перелік дозволених дій щодо перелічених категорій відомостей;
• термін дії наданої згоди;
• особистий підпис співробітника, який надає згоду.

При цьому перелік осіб, які можуть виступати в ролі законного представника працівника в частині надання їм роботодавцю згоди на обробку персональних даних, також регламентований законодавчо .

Принципи складання згоди на обробку персональних даних

Згода на обробку персональних даних за зразком при прийомі на роботу складається з урахуванням відомостей, зазначених в 152-ФЗ в якості обов'язкових компонентів такого документа. При цьому досвідчені співробітники кадрових служб рекомендують крім складу даних, що фіксуються в згоді, при його складанні також звернути увагу на дотримання наступних принципів:

суворе дотримання положення 152-ФЗ в частині захисту персональної інформації працівників;

добровільний характер надання ними згоди на обробку персональних даних за зразком працівника;

попереднє визначення цілей використання зібраних даних ще до отримання згоди і подальше дотримання зазначених цілей. При цьому обробка відомостей, які виходять за рамки цілей, позначених в отриманому роботодавцем злагоді, не допускається;

роздільне використання інформаційних баз, зібраних для різних цілей. Про те, які варіанти застосування таких відомостей є найбільш поширеними, ми розповідаємо в нашому матеріалі, складеному на підставі роз'яснень Роскомнадзора .

Неухильне дотримання зазначених принципів важливо не тільки з метою коректного складання і використання згоди на обробку персональних даних, а й для обґрунтування правової позиції роботодавця в разі виникнення будь-яких спірних ситуацій в частині поводження з особистими даними. Адже саме він є тією стороною, яка повинна буде довести факт отримання від працівника згоди на їх обробку, а також підтвердити, що отримане згода відповідає всім вимогам законодавства.

Крім того, в разі, якщо положення закону порушено третьою стороною, якій роботодавець доручив здійснення обробки особистих даних співробітника, відповідальність за неї буде нести замовник такої послуги. Дізнайтеся про те, які ще умови поширюються на роботодавця в якості оператора обробки особистих даних персоналу, з нашого матеріалу

Категорії працівників, у яких необхідно отримувати згоду на обробку персональних даних

Роботодавцю слід враховувати, що вимога про отримання згоди на обробку особистої інформації поширюється на всіх без винятку співробітників. Це означає, що такий документ необхідно отримувати в тому числі у наступних категорій працівників:

• співробітники, що працюють в режимі неповного робочого часу, в тому числі неповний день і неповний тиждень;
• співробітники, що працюють в режимі сумісництва;
• фахівці, які залучаються до роботи в організації за договором цивільно-правового характеру.

Про те, чи потрібно згоду профспілкової організації на збір дозвільних документів на обробку особистої інформації у персоналу компанії, розповідає наш експерт .

практична ситуація

Обробляємо персональні дані, приймаючи на роботу

Відповідь підготовлена спільно з редакцією журналу « кадрове справу

Відповідає Олена ШЕВЧЕНКО,
юрист, експерт журналу «Кадрове справа»

Робота з персональними даними співробітників починається до моменту прийому на роботу. З якими локальними актами щодо персональних даних ознайомити нового співробітника? Як отримати його згоду на обробку персональних даних? Коли його можна не отримувати? Що робити, якщо співробітник відмовився дати згоду? Підкажемо, як дотриматися всіх вимог закону, приймаючи нового працівника.

Персональні дані є в усіх документах, які роботодавець отримує від співробітника на етапі прийому на роботу. За загальним правилом, це паспорт, трудова книжка, страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування, диплом і військовий квиток ( ст. 65 ТК РФ ) ...

Повна версія відповіді доступна після безкоштовної реєстрації

Незгода працівника в частині надання дозволу на обробку персональних даних

Чинне законодавство про охорону особистої інформації громадян не містить для них обов'язкових вимог з надання згоди на її обробку. Таким чином, відмова чинного працівника компанії підписати згоду на обробку персональних даних за зразком, встановленим законодавством, не може розглядатися роботодавцем як порушення трудової дисципліни. Це, в свою чергу, означає, що застосування до такого співробітнику будь-яких санкцій за таку відмову є неправомірним і може бути оскаржене працівником.

Зверніть увагу! Роботодавець має право без письмової згоди здійснювати обробку тих персональних даних співробітника, для яких така згода не потрібна.

Проте, якщо мова йде про претендента, працевлаштування якого поки тільки розглядається, роботодавець може взяти до уваги той факт, що відмова від надання згоди на обробку персональних даних може спричинити за собою певних незручності для організації. Про те, які саме випадки можуть вимагати наявності такого документа, ми розповідаємо в цьому матеріалі . Тому в разі якщо роботодавець знаходиться в процесі вибору між двома кандидатами з подібними кваліфікаційними та іншими істотними характеристиками, він цілком може віддати перевагу тому з них, який висловлює свою згоду з політикою компанії в галузі поводження з особистими даними співробітників.

Відповідальність роботодавця за недотримання порядку отримання згоди на обробку персональних даних

Основні заходи відповідальності роботодавця за невиконання вимог 152-ФЗ про захист персональних даних працівників і правил поводження з ними зафіксовані в КоАП. Питанням застосування санкцій за такі порушення присвячена окрема стаття за номером 13.11.

Найактуальніші статті по темі з практичного журналу « кадрове справу »

Зокрема, передбачені наступні види порушень:

1. використання даних в цілях, не передбачених чинним законодавством РФ або документом, що дозволяє обробку персональних даних співробітника;
2. здійснення обробки при відсутності належним чином оформленої згоди або в разі наявності згоди, оформленого неправильно;
3. неоприлюднення в загальному доступі документа, що визначає принципи політики оператора в області використання особистих даних, якщо така публікація передбачена законом;
4. ненадання працівникові відомостей про порядок обробки його особистої інформації;
5. інші порушення, описані в ст. 13.11 КоАП.

Детальніше про інші види порушення законодавства, за які роботодавець може понести відповідальність, а також заходи цієї відповідальності Ви можете прочитати в нашому матеріалі .