- Для чого потрібен журнал обліку робочого часу
- Скачайте документи зі статті
- Як будемо працювати і відпочивати в 2020-м
- Порядок ведення журналу обліку робочого часу
- Оформлення журналу обліку робочого часу
- Як обліковувати робочий час
- Хто повинен вести
- Плюси і мінуси
Що являє собою журнал обліку робочого часу, в чому його відмінність від табеля, чи потрібен він на підприємстві? Читайте про те, як оформити цей документ за правилами діловодства і як його вести. Скачайте готовий зразок
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Для чого потрібен журнал обліку робочого часу
Коли чисельність працівників на підприємстві велика і керівники підрозділів не мають можливості проконтролювати своєчасну появу на робочому місці кожного співробітника, час їх приходу і відходу фіксується в книзі обліку робочого часу. Такий журнал служить документом, на підставі якого може заповнюватися табель, фіксує кількість відпрацьованих годин за добу.
Скачайте документи зі статті
Також він може використовуватися для наступних цілей:
- Фіксування запізнень і доглядів з роботи завчасно.
- Облік праці співробітників з ненормованим робочим днем.
- Залучення співробітників до надурочних робіт.
Документ можна вести одночасно для всіх перерахованих вище випадків, або відображати інформацію по кожному окремо.
Як будемо працювати і відпочивати в 2020-м
Мінпраці визначив час праці і відпочинку в 2020 році. Новорічні канікули зменшаться, а от травневі свята подовжать. Кількість робочих днів і годин буде більше, також зміниться кількість днів, які потрібно скоротити на одну годину. Експерти журналу "Довідник кадровика" підготували для вас робочі календарі на 2020 для п'ятиденки і шестидневки, скачайте в статті
Порядок ведення журналу обліку робочого часу
Законодавство зобов'язує роботодавця вести облік часу, відпрацьованого кожним працівником, маючи на увазі під цим ведення табелів Т-13 і Т-12 , Які відображають кількість відпрацьованих годин за добу і за місяць. Зошит обліку робочого часу не згадується в законодавстві як обов'язковий документ, відповідно уніфікованої форми у нього немає, а його ведення залишається на розсуд адміністрації підприємства. При самостійній розробці шаблону необхідно відштовхуватися від того, які цілі переслідуються роботодавцем. У ньому можуть бути наступні колонки:
- дата;
- ПІБ та посада працівника;
- структурний підрозділ ;
- час приходу на робоче місце;
- підпис працівника при приході;
- підпис відповідальної особи;
- час догляду;
- кількість відпрацьованих годин;
- позначка про відхилення від графіка роботи (запізнення, затримка з поважних причин, понаднормова робота);
- підпис працівника при догляді;
- підпис відповідальної особи.
Цей список не є ні вичерпним, ні обов'язковим, все залежить від бажання роботодавця. Необхідно дотримати наступні умови:
- Ведення документа закріпити в локально-нормативних документах організації , Наприклад в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.
- Розроблений шаблон затвердити наказом.
- оформити зошит по новому Госту кадрового діловодства .
При дотриманні цих правил книга обліку робочого часу матиме силу законного документа при виникненні розбіжностей в суді.
Як не дати працівнику виграти суперечку, навіть якщо компанія порушила закон
Оформлення журналу обліку робочого часу
Книга оформляється наступним чином:
Крім цього на титульному аркуші треба вказати такі відомості:
- Повне найменування організації, якщо зошит ведеться окремо для кожного структурного підрозділу, то додають його найменування.
- Дата початку ведення.
- Дата останнього запису.
- ПІБ та посада відповідального за ведення документа.
Якщо не можна виділити одного відповідального, наприклад, записи веде черговий охоронець, то можна вказати тільки посаду.
Коли необов'язковий журнал реєстрації спростить вам роботу і врятує від штрафу
Як обліковувати робочий час
Є кілька способів ведення обліку:
- Вручну.
- Заповнення окремих бланків на комп'ютері, а після закінчення звітного періоду, роздрук і формування документа.
- Ведення обліку за допомогою спеціальних програм, які контролюють час приходу і відходу співробітників.
Електронний журнал обліку робочого часу дозволяє не вести паперову версію, оскільки всі дані зберігаються в пам'яті програми і в будь-який момент можна зробити роздруківку по окремій датою, або окремому працівнику.
Як вести електронний табель
Книгу можна заповнювати двома способами:
- Всі рядки повністю заповнює працівник, відповідальний за ведення, а співробітник тільки розписується в тому, що запис достовірна;
- Рядок заповнює кожен працівник, а контролер тільки запевняє запис своїм підписом.
У будь-якому випадку дотримуйтеся наступних правил:
- Всі записи слід вести тільки ручкою.
- Вони повинні бути розбірливо написані.
- Якщо виникає необхідність редагування, то краще не користуватися коректором, а закреслити неправильну напис однією рисою, а зверху проставити правильну інформацію.
- Не повинно залишатися порожніх рядків між записами, в крайньому випадку, їх потрібно заповнити довгим прочерком.
Всі ці нюанси можуть зіграти свою роль при проведенні перевірки, або при виникненні розбіжностей про достовірність записаних відомостей.
Завантажити зразок >>>
Хто повинен вести
Відповідальний за ведення книги обліку робочого часу призначається керівником. Якщо на всіх працівників ведеться один журнал, то, як правило, його заповнює вахтер або охоронець на вході.
Також можна вести окремий облік на кожному структурному підрозділі, тоді заводиться кілька книг, а відповідальність за їх заповнення покладають на керівників або призначають певних співробітників.
Якщо організація невелика, то ведення може бути доручено кадровику або секретарю, а всім співробітникам зобов'язано приходити до них для позначки.
Плюси і мінуси
До плюсів можна віднести:
- Точність даних.
- Можливість фіксування всіх запізнень.
- можливість відстежити понаднормові роботи і кількість переробок.
- Мотивація працівників не порушувати розпорядок робочого дня.
Але при цьому існує і кілька мінусів:
- Необхідно виділяти відповідального співробітника.
- Висока вартість спеціальних програм.
- Для того щоб мати можливість відобразити в табелі кожне запізнення, необхідно мати на додаток до даних книги, як мінімум, пояснювальну від співробітника.
- Не завжди є можливість точно відобразити причину затримки працівника (відпросився, затримався по робочим причин, знаходження на лікарняному).