Журнал реєстрації наказів по основній діяльності

1. Для чого необхідний?
2. Які накази реєструються?
3. Навіщо потрібна реєстрація?
4. Правила заповнення

Теорія менеджменту стверджує, що ефективність діяльності підприємства на три чверті залежить від якості адміністрування, яке включає в себе роботу, по-перше: з кадрами, а по-друге - з документами. Ці дві сторони номенклатурної діяльності багато в чому переплітаються і взаємодіють один з одним. Вони включають в себе не тільки вміння віддавати накази, а й здатність перевіряти їх виконання.

1. Предмет наказу - підстава для його видання і перелік заходів для виконання.
2. Час виконання - термін для виконання всього наказу або періоди виконання кожного пункту окремо.
3. Виконавець - відповідальний за виконання і той, хто здійснює загальний контроль за втіленням наказу в життя.

І якщо хоч один з пунктів відсутня, то втрачається як сенс віддачі самого наказу, так і контроль за його дієвістю та ефективністю.

Для чого необхідний?

Для того щоб тримати весь документообіг підприємства під контролем в його повсякденній господарській і економічній діяльності, служать реєстраційні книги. З них основними для будь-якої організації є журнали реєстрації наказів і розпоряджень адміністрації:

• по особовому складу;
• по адміністративно-господарських питань;
• по основній діяльності.

Керівники малих підприємств часто вважають, що для них не обов'язково оформлення купи непотрібних, на їх погляд, документів. Можливо, це і так для підприємств з кадровим складом менше трьох осіб. Але в будь-яких інших випадках при першій же перевірці податковою інспекцією, органами Мінсоцпраці, МВС, Пенсійного фонду перевіряючі можуть зажадати документи, що обгрунтовують і підтверджують виконання господарських операцій і витрати по ним.

І часто результати перевірок безпосередньо залежать від правильності і старанності ведення внутрішньої документації підприємства. Коли перевіряючі органи бачать правову і господарську культуру адміністрації підприємства, якісне і своєчасне ведення документації, вони зазвичай більш поблажливо підходять і до решти питань діяльності, за якими проводиться перевірка.

Тим більше що основні правила ведення документації закріплені в законах і підзаконних актах і є обов'язковими до виконання незалежно від форми власності підприємства.

Які накази реєструються?

Якщо з тим, якого роду розпорядження повинні реєструватися в перших двох книгах із зазначених вище, більш-менш все зрозуміло, то третя - «Журнал реєстрації наказів по основній діяльності» викликає у керівників малих підприємств найбільше запитань і нерозуміння: що за накази повинні в неї заноситися? Але ж розпорядження, які в ній реєструються, є основоположними для всіх наказів, які розміщені в дві інші книги.

Звичайно, основна тематика цих розпоряджень визначається організаційно-правовою формою підприємства і характером його господарської діяльності, тому дати конкретні відповіді і рекомендації для кожного окремого випадку неможливо. Але по переважаючим видам розпоряджень, характерних для будь-якої організації, всі їх типи за основною діяльністю можна визначити, як:

1. Призначення генерального директора, головного бухгалтера.
2. Затвердження логотипу, брендбуку, рекламного слогана і т. П.
3. Забезпечення охорони комерційної таємниці.
4. Затвердження або зміна структури організації, створення та ліквідація підрозділів.
5. Затвердження положень, інструкцій, правил та інших внутрішніх нормативних документів.
6. Затвердження штатного розкладу.
7. Встановлення режиму роботи і внутрішнього розпорядку організації.
8. Проведення внутрішніх перевірок та атестацій.
9. Планування основної діяльності та контроль за нею.
10. Питання фінансування.
11. Матеріально-технічне база.
12. Інформаційно-документальне забезпечення.

А як же призначення директора і головного бухгалтера - це ж кадрові питання? Проте призначення головних керівних осіб підприємства також є суб'єктами основної діяльності та повинні реєструватися в цьому журналі.

Навіщо потрібна реєстрація?

Реєстрація - це форма обліку фактів створення, отримання або відправки певних документів в конкретний час. Як каже закон, будь-розпорядчий акт, в тому числі і наказ, вступає в дію з моменту його опублікування або реєстрації.

Безсумнівно, впорядкування цього обліку допомагає не тільки в правильному контролі за документообігом, але і є основним фактором у вирішенні будь-яких питань, суперечок або розбіжностей, що виникають під час повсякденної діяльності організації.

Взаємодія з контрагентами по господарсько-фінансової діяльності також багато в чому регулюється наказами та розпорядженнями адміністрації і можуть служити підставою для ведення справ в арбітражі або суді. Звичайно, всі розпорядження повинні віддаватися в суворій відповідності з законом, а суперечать йому не матимуть юридичної сили.

Накази про призначення керівних органів дають їм право займатися господарською та правовою діяльністю, підписувати юридичні та бухгалтерські документи. Розпорядження по структурі організації та штатного розпису визначають коло обов'язків кожного підрозділу і конкретного працівника.

Внутрішні нормативні документи регулюють основні правила внутрішнього розпорядку і контролю. Розпорядження про фінансування, матеріальне та інше забезпечення є підставою для ведення правильного бухгалтерського обліку та оподаткування.

Навіть, здавалося б, такі незвичайні розпорядження, як Накази про єдину уніформі, про фінансування некомерційної діяльності, про благодійництво та інші подібні до них, занесені в цей журнал послужать виправданням при перевірках для обґрунтування різних додаткових витрат. А Наказ про дії в надзвичайних ситуаціях, наприклад, допоможе уникнути матеріальних і людських втрат у випадках пожежі, повені, землетруси і т. П.

Закони про архівну справу в РФ визначають різні терміни зберігання документації підприємств. І ця причина - одна з тих, які визначають розподіл різних видів документів за різними реєстраційними книгами.

Так, розпорядження по адміністративно-господарській діяльності мають найкоротший термін зберігання - 5 років. А накази по особовому складу - вже 75 років. Розпорядження ж по основній діяльності повинні зберігатися постійно протягом всього часу існування підприємства.

Правила заповнення

Журнал реєстрації наказів по основній діяльності зразок скачати ви можете за посиланням.
Законодавство не визначає єдиної форми для ведення Журналу наказів по основній діяльності підприємства. Навіть немає єдиної назви: в одних організаціях його називають Журналом, в інших - Книгою.

Однак, склалася певна практика заповнення журналу реєстрації наказів по основній діяльності бланка, що встановлює наступний порядок граф:

1. Реєстраційний номер - порядковий номер в межах поточного календарного року.
2. Дата наказу - календарна дата, коли був підписаний документ.
3. Найменування або короткий зміст, що визначають предмет видання наказу.
4. Відповідальний за виконання - ПІБ особи, на якого покладено контроль за виконанням наказу.
5. Примітки - різна інформація по темі і виконання розпорядження.
6. На додаток до цих можуть бути і інші графи, необхідні, на думку адміністрації, в цій, конкретній організації.

Як правило, журнал ведеться протягом одного календарного року, а на початку наступного відкривається новий і нумерація починається спочатку. Однак, внутрішнім розпорядженням керівника може бути визначений і інший порядок обліку. Бажано, щоб записи робилися чорнилом одного кольору: синього або чорного. Журнал повинен бути пронумерований і прошитий.

На обкладинці необхідно вказати термін, протягом якого він ведеться і відомості про особу, відповідальну за його заповнення. На останній сторінці - загальна кількість аркушів. Для ведення журналу повинен бути призначений відповідальний, зазвичай це секретар-референт.

Якщо кожен працівник підприємства твердо знає коло своїх обов'язків, має чіткі уявлення про внутрішній взаємодії підрозділів і співробітників, не роздумуючи діє відповідно до вимог адміністрації в будь-який передбаченої і непередбаченої ситуації, такий порядок роботи, встановлений керівництвом організації, послужить і фінансовому, і комерційному її успіху.

Як створити журнал реєстрації наказів по кадрам в програмі 1С розповідається у відеоролику.