- Загальні відомості про журнал реєстрації вхідних і вихідних документів
- його призначення
- форма
- Оформлення документа
- Виправлення помилок
- терміни зберігання
Такий журнал повинен заповнюватися в кожній організації або на підприємстві . Практично вся вхідна або вихідна інформація фіксується при надходженні або виході з підприємства. Але варто розібратися яка саме кореспонденція повинна обов'язково реєструватися в журналі, а яка не зажадає обліку.
Загальні відомості про журнал реєстрації вхідних і вихідних документів
Що саме не підлягає реєстрації зазвичай затверджується керівником і додається до посадової інструкції секретаря підприємства. Це можуть бути:
- Різні рекламні листівки;
- Ознайомчі матеріали;
- Святкові вітальні листівки, листи та інша подібна кореспонденція.
Реєстрацію даної кореспонденції здійснює зазвичай секретар керівника або спеціальний співробітник, наділений повноваженнями.
його призначення
Якщо в компанії є журнал реєстрації вхідних і вихідних документів це дає можливість
- Спростити роботу по обробці та обліку кореспонденції;
- Прискорити термін виконання вказівок керівника;
- Підвищити дисципліну і продуктивність праці в організації.
Буває так, що в компанії досить великий обсяг кореспонденції. У цьому випадку доцільно вести три види таких журналів:
- Вхідних документів;
- Вихідних документів;
- Для внутрішніх документів.
Всі види журналів можна вести по-старому, вручну заповнюючи графи звичайною ручкою або електронним способом, через інтернет.
Реєстрація вхідного документа за допомогою 1С описана даними відеороликом:
форма
Вони не мають офіційно затвердженої форми. Кожен керівник, виходячи зі своїх потреб, самостійно вирішує в якому вигляді зручніше вести облік інформації. Можна купити в друкарні або будь-якому спеціалізованому магазині стандартний журнал і в ньому розкреслити графи так як потрібно саме вашому підприємству. А можна зробити це в звичайній шкільного зошита. У разі, коли облік вхідної та вихідної кореспонденції у вас ведеться електронно, потрібно буде завантажити з інтернету шаблон журналу і заповнювати його. Так, у нас можна завантажити безкоштовно бланк журналу тут .
У журналі реєстрації вхідних і вихідних документів повинні бути наступні розділи:
- Порядковий номер вхідного або вихідного документа;
- Від кого отримано документ або кому відправлений;
- Спрямованість документа (судове, інформаційне, приватне, до відділу кадрів і т.д.);
- Відповідальний виконавець документа;
- Примітка.
У деяких випадках ще можна додати графу «Куди відправлений документ». Тут вказується відділ або офіс, куди був переміщений документ після його реєстрації в журналі.
Оформлення документа
Правила та вимоги щодо заповнення
- Для початку потрібно заповнити титульний лист журналу. Якщо на вашому підприємстві ведеться окремий облік вхідних і вихідних документів, то на журналі обов'язково потрібно вказати спрямованість обліку. Наприклад, журнал обліку вхідних документів або журнал обліку вихідних документів.
- Також тут вказується дата початку записів, і залишається графа для дати закінчення журналу. Її заповнюють зазвичай 31 грудня поточного року, щоб з початку року почати новий журнал, або фактичною датою закінчення журналу, якщо підприємство закрило свою діяльність.
- Графа «Відповідальний співробітник за ведення журналу» теж повинна бути заповнена відповідним чином.
- Сторінки в журналі необхідно пронумерувати.
- Після того як буде підписаний документ керівником або іншою відповідальною співробітником, його можна реєструвати в журналі.
У разі, коли це вхідні листи або документи, то при їх реєстрації в журналі повинна бути поставлена позначка на документі про його прийнятті. В цьому випадку слід вказати реєстраційний порядковий номер документа ідентичний зазначеному в журналі.
Внутрішні документи журнал реєстрації в електронному вигляді, їх ведення та оформлення описані в даному відео:
Виправлення помилок
Всі ми люди і можемо помилятися. І неважливо яким способом ви заповнюєте документи: вручну або за допомогою комп'ютера. Навіть найдосвідченіший секретар або діловод має право на помилку. Тому, якщо ви виявили помилку в записах спочатку розберіться як правильно її виправити.
- Наприклад, якщо виявилося, що допущений пропуск порядкового номера документа, і після номера 125 йде реєстрація номера 225, потрібно внести відповідний запис до журналу. Цей запис може виглядати таким чином: «Пропущені номери з 126 по 224. Діловод Соловйова В.А». Обов'язково підпис відповідального за ведення журналу працівника і печатку підприємства. Подібна помилка може бути зроблена механічно тільки в тому випадку, якщо ви до сих пір заповнюєте документ вручну. При оформленні журналу електронним способом, така помилка неможлива, так як там порядкові номери встановлюються автоматом.
- Якщо лист оприбутковано невірно. Наприклад, секретар випадково записав в журнал відомості про що надійшов листі, поставив номер і свій підпис. А через деякий час виявилося, що лист непотрібно було реєструвати. У цьому випадку, щоб не порушувати нумерацію варто зробити запис під таким номером про те, що попередня запис був зроблений помилково. У такий спосіб не буде порушений порядок реєстрації листів.
- Аналогічним чином можна фіксувати і інші помилки, допущені при реєстрації вхідних і вихідних документів.
Щоб не допускати подібних недоробок в майбутньому будьте уважнішими при заповненні. Ну, а якщо трапився такий казус, насамперед не панікуйте і не поспішайте. Оцініть ситуацію і виберіть відповідний вам варіант виправлення помилки.
Від правильної реєстрації вхідних і вихідних документів і ретельного заповнення журналу часом залежить порядок і на підприємстві. Якщо при перевірці контролюючими органами виявиться, що у вас бездоганний порядок в документах, до вас буде лояльне і шанобливе ставлення.
Зразок заповнення журналу реєстрації вхідних і вихідних документів
терміни зберігання
Після того як журнал буде закритий, його зберігають в архіві підприємства протягом 3-5 років (ті ж 5 років зберігаються і такі документи як журнал касира-операціоніста , журнал обліку робочого часу , журнал обліку перевірок органами державного контролю , обліку бланків суворої звітності , і журнал перевірок здійснення військового обліку . Але є документи, які повинні зберігатися постійно, протягом всього часу. Це стосується основної роботи підприємства, кадрових документів і т.д.
У цьому випадку варто вести окремий облік постійних документів в іншому журналі. Це відноситься як до ручного заповнення, так і до електронного.
Як правильно прошивати такий журнал і інші документи, розповість цей відеоролик: