Журнал обліку листків непрацездатності

1. Що таке листок непрацездатності і коли він видається працівникові
2. Особливості ведення Журналу обліку листків непрацездатності
3. Приклад заповнення журналу обліку листків непрацездатності

Незважаючи на те, що Журнал обліку листків непрацездатності заповнюється уповноваженою особою підприємства в довільній формі, як свідчить практика, коректне ведення Журналу обліку БЛН відкриває для керівника підприємства цілий ряд вагомих переваг. У нашій статті ми відповімо на найбільш поширені питання: що слід врахувати при веденні Журналу обліку листків непрацездатності? Що таке листок непрацездатності і в яких випадках він видається? Розглянемо конкретний приклад оформлення Журналу обліку листків непрацездатності.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• що таке листок непрацездатності і в яких випадках він видається;
• які особливості ведення журналу обліку листків непрацездатності;
• як заповнюється Журнал обліку листків непрацездатності на конкретному прикладі.

Що таке листок непрацездатності і коли він видається працівникові

Порядок видачі медичними організаціями листків непрацездатності на території РФ пояснюється в Наказі N 514 Мінздоровсоцрозвитку Росії від 01.08. 2007 Згідно з цим наказом листок непрацездатності - це документ, що засвідчує тимчасову непрацездатність громадян і підтверджує їх право на тимчасове звільнення від виконання трудових обов'язків. Такий документ видається при травмах, захворюваннях, отруєннях та інших станах, які пов'язані з тимчасовою втратою особою працездатності, на період проходження реабілітаційних процедур в санаторно-курортних установах, в разі необхідності догляду за хворим членом сім'ї, на час протезування за умови перебування в стаціонарі, на період відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами, у разі усиновлення дитини.

Основний документ, що регламентує порядок забезпечення медустанов бланками БЛН, їх обліку та зберігання - це Інструкція, затверджена наказом Фонду соціального страхування РФ спільно з Міністерством охорони здоров'я Росії 29.01.2004 р N 18/29.

Листок тимчасової непрацездатності, заповнений відповідно до вимог чинного законодавства, несе кілька функцій:

• юридичну - засвідчує право співробітника на звільнення від роботи на деякий термін;
• статистичну - будучи обліковим документом дозволяє сформувати звіт і провести аналіз захворюваності співробітників з тимчасовою втратою працездатності;
• фінансову - засвідчує право співробітника на отримання допомоги по соціальному страхуванню відповідно до вимог чинного законодавства.

Видачу та продовження листка непрацездатності здійснює медичний працівник за результатами лікарського огляду громадянина та внесення відповідного запису даних про стан здоров'я в медичну карту стаціонарного (амбулаторного) хворого. Такий запис стає підставою для тимчасового звільнення співробітника від роботи.

Бланки лікарняних із зазначенням їх номера, дати видачі та продовження, а також даними про дату виписки громадянина на роботу або перенаправлення в іншу медичну організацію реєструються в первинній медичній документації.

Листок непрацездатності видається громадянам медичної організацією за фактом звернення (у разі, якщо громадянин направляється в іншу медичну організацію) або ж в день закриття лікарняного. Листки непрацездатності, оформлені медичної організацією для подальшого оформлення та виплат допомоги по тимчасовій непрацездатності, пологів і вагітності видаються, як правило, громадянину медичними організаціями в день його закриття.

Особливості ведення Журналу обліку листків непрацездатності

Журналом обліку листків непрацездатності (далі лікарняних, БЛН) називають журнал, куди вносяться всі необхідні відомості про лікарняних листах працівників цієї організації, використовуваних при складанні табелів обліку робочого часу та оплати праці працівникам.

Коректне заповнення журналу обліку лікарняних листів працівників дозволить оперативно відшукати необхідну інформацію, усунути спірні питання при розрахунку робочого часу, провести статистичний аналіз захворюваності співробітників підприємства.

Організація документообігу, пов'язаного з урахуванням БЛН повністю в компетенції керівника підприємства. З метою оптимізації документообігу керівництво організації може видати відповідні накази, якими будуть призначені:

• особа, яка відповідальна за отримання, розподіл, зберігання листків тимчасової непрацездатності (наприклад, бухгалтера, касира та ін.);
• склад комісії, відповідальної за знищення корінців зіпсованих БЛН і БЛН з простроченим терміном зберігання.

Дуже корисним кроком стане розробка та затвердження порядку обліку БЛН. Тут можна керуватися загальним порядком обліку запасів, а можна включити в процедуру обліку специфіку такого носія, як БЛН.

Приклад заповнення журналу обліку листків непрацездатності

Оскільки єдиного порядку ведення Журналу обліку листків непрацездатності на сьогодні немає, наведений нижче приклад має скоріше рекомендаційний характер.

На обкладинці (титульному аркуші) журналу вказується наступна інформація:

• найменування підприємства (організації);
• дати початку і закінчення ведення журналу;
• індекс журналу відповідно до номенклатури справ (якщо таке передбачено).

Відповідно до загальноприйнятої практики журнали обліку листків непрацездатності нумеруються, прошиваються, опечатуються, після чого підписуються керівником організації.

Рекомендований порядок внесення записів до граф журналу:

В 1 графу - номер запису в журналі, що проставляється в хронологічному порядку;

У графі 2 - дата, на яку працівник надав листок непрацездатності в підрозділ, якому на підприємстві доручено ведення журналу;

У графі 3 - Прізвище, Ім'я та По батькові працівника, на якого був оформлений листок непрацездатності;

У графах 4, 5, 6 - дані про працівника в зв'язку з виконуваними їм трудовими обов'язками (посада (професія, спеціальність), в якому структурному підрозділі організації він працює, табельний номер працівника);

У графах 7,8,9 - відомості, переписані з листка непрацездатності (серія і номер листка, дата його видачі, назва медичної організації, яка видала листок);

У графі 10 - причина непрацездатності (наприклад: травма, захворювання);

У графах 11,12 - коментарі, листуємося з листка в період непрацездатності - починаючи з дати відкриття і закінчуючи датою його закриття;

У графі 13 - кількість днів непрацездатності;

У графу 14 - додаткова інформація, що заповнюється на розсуд, відповідно до індивідуальних вимог керівника.

У журнал обліку листків непрацездатності, при необхідності, допускається внесення додаткових стовпців.

Терміни зберігання журналів обліку листків непрацездатності встановлюються відповідно до ст. 897 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Міністерством культури Російської Федерації 25.08.2010 р) та становить 5 років.